Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Creare una commessa

Per creare una nuova commessa, usa Commesse e attività e scegli una di queste funzioni:

·         Crea per inserire una nuova commessa

·         Crea da modello per creare una nuova commessa con i dati del modello di commessa selezionato.
 Per i modelli di commessa approfondisci sulla scheda Configurare i modelli di commessa.

Per creare una nuova commessa con la funzione Crea procedi come indicato nel seguito:

·         seleziona Gestisci E scegli Crea:

·         valorizza i dati univoci della commessa: Codice, Descrizione e, facoltativamente, il campo Note.
Per compilare i campi utili al monitoraggio e alla rendicontazione della commessa vai sulla scheda Dati di base:

·         compila la scheda Avanzate per:

o   obbligare il dipendente a compilare il timesheet con almeno un dettaglio con una fascia "dalle-alle " e non solo la durata complessiva dell'attività (opzione Compilazione del timesheet unicamente con dalle-alle)

o   prevedere una modalità di arrotondamento delle attività caricate sul timesheet (campo Arrotondamento in minuti per le attività).
In questo caso chi compila il timesheet può inserire solo valori che rispecchiano quell'arrotondamento. Ad esempio, se hai impostato come arrotondamento 15 minuti, il dipendente, o chi compila il timesheet potrà indicare solo orari come 00:15, 00:30, 00:45, 01:00 ecc.

o   compilare liberamente il campo Numero di ordine: il sistema ti suggerisce se ci sono dei numeri d'ordine coincidenti o similari su altre commesse

o   inserire il CIG per identificare in modo univoco ogni appalto, subappalto o affidamento di beni, servizi e lavori pubblici.

Le proprietà extra classe e sottoclasse sono configurabili per fini statistici.
 Approfondisci sulla scheda Creare classificazioni di commessa.

Scegliere le tipologie di commessa

Scegli la Tipologia di commessa in base ai criteri con cui gestirai il periodo della commessa e l’eventuale decurtazione delle ore/eventi assegnati.

Commessa con ore assegnate

Per decrementare le ore assegnate alla commessa registra le ore sul timesheet con la tipologia Consumo a ore.

Per determinare la durata della commessa compila il campo obbligatorio Durata (Ore e Minuti).

 Se il campo Durata da cui iniziare a scalare è compilato, l’applicazione userà quel valore come riferimento.

Commessa su eventi impostati

Per decrementare gli eventi totali disponibili per quella commessa in base al numero di registrazioni sul timesheet usa la tipologia Eventi.

Puoi indicare il numero totali di eventi previsti nel campo Ricorrenze. Ogni rilevazione sul timesheet genera un evento, l'evento comporta una sottrazione a prescindere dalla sua durata.

Commessa con un inizio e una fine specifica

Puoi definire una commessa con un inizio e una fine specifica, con una durata totale obbligatoria con la tipologia Progetto, ma è la data di fine effettiva del progetto quella che determina la fine della commessa.

Commessa a consuntivo con fine effettiva

Puoi definire una commessa con un inizio e una fine specifica, ma senza indicare una durata totale con la tipologia Outsourcing/Consuntivo: è la data di fine effettiva del progetto quella che determina la fine della commessa.

Commessa a costo orario su valore commessa

Puoi decurtare la commessa non delle ore, ma del costo con la tipologia Scala valore da commessa.

Il calcolo prevede il rapporto tra il valore totale della commessa (Valore della commessa) e il costo orario del dipendente che ha registrato le ore sul timesheet.

Puoi definire il costo orario e questo segue un ordine gerarchico: sull'attività, sul dipendente, sulla commessa.

Suddividere una commessa in più commesse con suddivisione della durata

Se hai bisogno di dividere una commessa in più commesse suddividendone la durata, puoi utilizzare la funzione Suddividi commessa:

·         seleziona la commessa principale dall'elenco dei codici Commesse e Attività

·         clicca sul bottone Gestisci

·         seleziona Suddividi commessa

·         compila i dati della nuova commessa, avendo cura di assegnare la Durata.

Il risultato sarà due commesse con durata complessiva pari alla commessa iniziale.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi associare alla commessa un cliente o un referente del cliente.

Per associare un cliente o un suo referente segui questo flusso:

·         in creazione della nuova commessa usa la funzione Commesse e attività - Dati di base

·         aggiungi il cliente già creato (scheda Creare e configurare le anagrafiche clienti) o procedi alla sua creazione contestuale:

o   seleziona il cliente con l'apposito menu a tendina, i campi sottostanti verranno compilati in automatico:

Puoi anche associare un referente del cliente alla commessa (per creare i referenti approfondisci sulla scheda Creare e configurare le anagrafiche clienti):

o   se non hai configurato prima il cliente seleziona l'opzione Crea Nuovo e compila i campi sottostanti.
Dopo aver salvato la commessa, puoi completare la creazione del cliente nella funzionalità Clienti e fornitori:

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per creare delle nuove attività usa la funzione Commesse e attività - Attività e prosegui come da indicazioni che seguono:

·         clicca su <Nuovo> per aggiungere un'attività, compila i campi dell'attività.
Se valorizzi il timesheet e vuoi scalare le ore da quelle previste dalla commessa compila i campi Movimentare la commessa.
Puoi scegliere di:

o   non scalare mai le ore dalla commessa (opzione Non movimentare mai)

o   scalare sempre le ore dalla commessa (opzione Movimenta sempre)

o   scalare le ore solo se l'attività è indicata come da fatturare (opzione Movimenta solo se da fatturare), con una ripartizione del numero di ore fatturabili in base al valore indicato nel campo Percentuale di fatturazione e fatturabile al 100%.
Un'attività acquisisce lo stato "da fatturare" quando:

§  sulla specifica attività, un capo commessa o un amministratore ha forzato che la stessa deve essere fatturabile.
 Approfondisci sulla scheda Eseguire operazioni massive sulle attività di un timesheet

§  sulla configurazione dell'attività è stato flaggato Attività fatturabile

·         clicca su Aggiungi per inserire l'attività:

Puoi anche copiare gli attributi di un'attività da un modello di attività configurato in precedenza.

 Approfondisci sulla scheda Configurare Modelli di attività.

Aggiungi il modello di attività con il bottone <Nuovo> e scegli il modello con l'apposito menu a tendina, gli altri campi vengono compilati in automatico.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per assegnare le risorse alla commessa puoi utilizzare la funzione Commesse e attività > Risorse.

Hai a disposizione tre modalità di inserimento:

·         abilitare tutti i dipendenti come risorse

·         aggiungere i singoli dipendenti

·         copiare i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse.

Abilitare tutti i dipendenti come risorse

Per rendere la commessa aperta a tutti i dipendenti spunta l'opzione Abilitare tutti i dipendenti come risorse.

 La commessa sarà disponibile per tutti i dipendenti presenti nell'applicazione, non solo per quelli assunti dall'azienda di riferimento. Inoltre, il costo indicato sarà valido per tutte le risorse.

Aggiungere i singoli dipendenti

Per aggiungere i singoli dipendenti alla commessa clicca sul bottone <Nuovo>.

Se scegli questa opzione, puoi storicizzare la loro appartenenza alla commessa, diversificare e storicizzare il costo per ognuno di loro.

Puoi esprimere il costo in due modi:

·         Costo orario per l'azienda/cliente: imputa il costo direttamente sulla commessa

·         Categoria di evento con il costo orario per l'azienda/il cliente: puoi usare un evento anagrafico della risorsa e il valore varierà al variare del valore dell'evento anagrafico che hai attribuito alla risorsa.

Puoi procedere al caricamento del costo con il bottone <Aggiungi>.

Copiare i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse

Per assegnare le risorse alla commessa, puoi copiare tutti i dipendenti che fanno parte di un gruppo di risorse configurato in precedenza (Configurare Gruppi di risorse).

Per farlo:

·         clicca su <Nuovo>

·         seleziona e aggiungi il Gruppo di risorse con l'apposito menu a tendina

·         clicca su <Aggiungi>.

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per assegnare i fornitori alla commessa:

·         utilizza la scheda Fornitori presente nella funzione Commesse e attività (1)

·         clicca sul bottone <Nuovo> (2) per aggiungere un fornitore già creato in precedenza (Creare e configurare le anagrafiche dei Fornitori)

·         concludi la procedura con <Aggiungi> (3).

Creare una nuova tipologia dei lavori dei fornitori

Menu: TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Tipologie dei lavori dei fornitori

Per specificare ulteriormente un fornitore puoi creare una nuova Tipologia di lavoro di fornitori.

Utilizza il comando <Gestisci> nella testata della funzionalità Tipologie dei lavori dei fornitori, scegli Crea e valorizza i campi.

Associare una nuova tipologia dei lavori dei fornitori

Menu: TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Puoi anche associare la tipologia di lavori di un fornitore ad una specifica commessa.

Per farlo apri una commessa in Commesse e attività sul tab Fornitori.

Clicca su Nuovo per valorizzare il nuovo Fornitore e la Tipologia dei lavori che svolge. Concludi la procedura con Aggiungi

Menu:

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Proprietà extra: Classe

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Proprietà extra: SottoClasse

TASK > Configurazione > Categorizzazioni > Classificazioni su commesse e risorse

TASK > Configurazione > Anagrafiche > Commesse e attività

Per raggruppare le commesse, puoi usare le classificazioni. Hai a disposizione tre tipi di classificazioni che si differenziano per la possibilità di storicizzare o meno:

·         Proprietà extra: Classe

·         Proprietà extra: Sottoclasse

·         Classificazioni su commesse e risorse.

Creare classificazioni di Proprietà extra e Classe e Proprietà extra: Sottoclasse

Per creare codici da associare alle commesse per classificarle ulteriormente puoi usare Proprietà extra: Classe e Proprietà extra: Sottoclasse.

Usa queste proprietà per categorizzare le commesse a fini statistici.

Usa il comando <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea.

Le proprietà extra classe e sottoclasse non sono storicizzate e non sono gerarchicamente collegate tra loro, ma rappresentano due categorizzazioni che possono essere utilizzate come filtro nelle statistiche.

Creare Classificazioni su commesse e risorse

Per creare nuove classificazioni da associare sia alle commesse sia alle risorse, puoi usare Classificazioni su commesse e risorse.

Utilizza il comando <Gestisci> nella testata della videata e scegli Crea.

La funzione è storicizzata e può essere assegnata all'interno del tab Avanzate di Commesse e attività aggiungendo una nuova assegnazione tramite il pulsante Nuovo.

Definisci la storicizzazione e concludi con il pulsante Aggiungi

Puoi modificare o eliminare le classificazioni con gli omonimi pulsanti o cercare le classificazioni con la barra di ricerca Cerca per Classificazione.