È possibile gestire uno scadenziario dei documenti di "Docks" avendo attivo il modulo "Docks Plus".

I file interessati devono appartenere alla tipologia di documenti Condivisi o Aziendali privati, esclusi quelli appartenenti alle categorie "protette da password" e alla categoria "Import da file".

 Le categorie da visualizzare nella Gestione documenti di Docks si abilitano dalla funzionalità "Ruoli" del modulo "Identities".

Gestione scadenze e notifiche sui documenti

Per procedere all'inserimento di un documento è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica> file posto il alto a destra

·         Configurare i campi necessari

·         Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

I campi proposti sono:

·         Associato al soggetto o Profilo utente

·         Anno

·         Mese

·         Azienda

·         Tags

·         Data di scadenza.

 ATTENZIONE: La possibilità di abilitare una notifica di promemoria relative ai documenti prossimi alla scadenza è utilizzabile solo se il modulo "Scheduler" è attivo.

Dall'elenco dei documenti sono evidenziati sia i file scaduti, sia quelli prossimi alla scadenza, sia quelli già scaduti da che hanno supero il limite per essere considerati tali, come da configurazioni di Docks.

Modifica delle proprietà di un documento

Per la modifica della data di scadenza di un documento, delle sue proprietà o delle notifiche, è possibile cliccare sull'apposito pulsante, situato in alto a destra e contrassegnato con il simbolo "i", dopo aver selezionato un singolo documento.

Widget dedicati alla scadenza dei documenti

Per avere sempre sotto controllo i documenti in scadenza e/o scaduti, è possibile abilitare i seguenti widget sulla dashboard:

·         I miei documenti in scadenza

·         Documenti scaduti (per gli amministratori)

·         Documenti in scadenza (per gli amministratori).

La funzionalità "Configurazioni" consente di parametrizzare il Modulo "Docks" e si divide in quattro sezioni.

Parametri di Upload

·         Dimensioni massime di un file in kb: campo obbligatorio dove impostare le dimensioni massime in kb di ogni singolo file

·         Estensione di file valide: campo obbligatorio dove impostare le estensioni generali dei file da gestire (es.: PNG, .JPG, .DOCX, .PDF, ecc…)

·         Estensioni di file valide per le categorie di import: campo obbligatorio per impostare le estensioni dei file da importare nella categoria "Import da file" (es.: .XLSX, .XML).

Anagrafica e Bacheca

·         Categorie da mostrare in anagrafica: indica la categorie da poter visualizzare nella scheda "Docks" dell'anagrafica del dipendente.

·         Categorie valide per gli allegati in Bacheca: per indicare da quale categoria pubblica (Aziendali/Bacheca) è possibile poter allegare dei documenti alla Bacheca.

Scadenze e Notifiche

·         Numero di giorni antecedenti che identificano un documento in scadenza: campo dove impostare il numero di giorni di preavviso per la scadenza di un documento

·         Numero di giorni dopo cui un documento non risulta più scaduto: campo dove impostare il numero di giorni dopo cui, un documento scaduto, non deve più essere ritenuto tale perché è passato troppo tempo

·         Categorie da mostrare nel widget delle scadenze (per tutti gli utenti): selezionare dalla lista le categorie di documenti per le quali si vogliono evidenziare i documenti nel widget "I miei documenti in scadenza"

·         Invia e-mail all'assegnatario del file condiviso dopo un nuovo upload: indica se il proprietario del file condiviso deve essere avviato via e-mail ogni volta che viene caricato un nuovo documento a lui associato.

 I campi "Numero di giorni antecedenti che identificano un documento in scadenza", "Numero di giorni dopo cui un documento non risulta più scaduto" e "Categorie da mostrare nel widget delle scadenze (per tutti gli utenti)" sono utilizzabili solamente se è attivo il modulo "Docks Plus".

Sicurezza

·         Modifica il Codice di Controllo per l'accesso alle categorie protette: abilita la modifica della parola chiave del "codice di controllo"

·         Nuovo codice di controllo campo in cui indicare il codice di controllo: da utilizzare per l'apertura delle categorie protette di "Docks".

 La sezione "Sicurezza" è visibile solamente agli utenti che abbiano un profilo di login "Con privilegi speciali".

Nella funzionalità "Gestione documenti" si possono gestire tre tipologie di archiviazione: Pubblica, Condivisa e Aziendale Privata.

Infatti, le sezioni riservate si riferiscono all'archiviazione di documenti:

·         Pubblici

·         Condivisi

·         Aziendali privati.

Pubblici

Per gestire i documenti che devono essere visibili e scaricabili da tutti gli utenti, strettamente legati alla propria azienda, che accedono al Portale PeoplelinkOnline.com.

Guida all'archiviazione dei file

Per procedere all'inserimento di un file è necessario:

• Selezionare la categoria alla quale deve appartenere
• Cliccare sul pulsante <Carica> file posto in alto a destra.
• Configurare, quando previsto, i campi:
• Anno: di riferimento da imputare al file
• Mese: di riferimento da imputare al file
• Azienda: per rendere visibile il documento alle utenze di determinata azienda (in caso di un gruppo di aziende)
• Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie.
• Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

Condivisi

Per poter condividere documenti tra un utente della propria azienda e gli utenti dell'ufficio amministrativo (es.: cedolini paga, i modelli CU).

Questa categorie di documenti sono protette da password.

 Per questo tipo di condivisione è necessario avere attivo il modulo "Docks Plus".

Guida all'archiviazione dei file

Per procedere all'inserimento di un file è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra

·         Configurare i campi necessari

·         Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

I campi proposti sono:

·         Profilo utente

·         Anno: di riferimento da imputare al file

·         Mese: di riferimento da imputare al file

·         Azienda: di riferimento, per rendere visibile il documento agli utenti dell'azienda selezionata

·         Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie

·         Data di scadenza: (solo con il modulo "Docks Plus" attivo).

 È necessaria l'abilitazione del modulo Scheduler, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:

·         Tipo di notifica (E-mail - Push Mobile)

·         Quando e Cosa, per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto

·         Destinatario.

Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche l'evidenziazione dei file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti, quando attivo il modulo "Docks Plus".

 È possibile, inoltre, poter abilitare i seguenti widget sulla dashboard:

·         I miei documenti in scadenza

·         Documenti scaduti (per gli amministratori)

·         Documenti in scadenza (per gli amministratori).

La sezione "Condivisi" viene anche utilizzata da tutti i moduli del Portale PeoplelinkOnline.com come repository per i file di export, come gli export voci payroll.

Vengono inoltre archiviati, quando attivo il modulo "Docks Plus", gli allegati dei documenti relativi alle note spese del Modulo Expenses e gli allegati relativi all'utilizzo del modulo "Task".

Aziendali privati

Per poter archiviare tutti i documenti aziendali che possono essere visualizzati solamente da alcuni utenti selezionati, solitamente gli uffici contabili, amministrativi e HR.

Guida all'archiviazione dei file

 Le categorie da visualizzare nella Gestione documenti della sezione "Aziendali privati" si abilitano dalla funzionalità "Ruoli" di People&Identities.[/ht_message] Per procedere all'inserimento di un documento è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica> file posto il alto a destra.

·         Configurare i campi necessari e cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

I campi proposti sono:

·         Associato al soggetto

·         Anno: di riferimento

·         Mese: di riferimento

·         Azienda: di riferimento

·         Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie

·         Data di scadenza: (solo quando attivo Docks Plus).

 ATTENZIONE: È necessaria l'abilitazione del modulo Scheduler, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:

·         Tipo di notifica: (E-mail - Push Mobile)

·         Quando e Cosa: per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto

·         Destinatario.

Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche l'evidenziazione dei file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti, quando attivo il modulo "Docks Plus".

 È possibile poter abilitare i seguenti widget sulla dashboard:

·         I miei documenti in scadenza

·         Documenti scaduti (per gli amministratori)

·         Documenti in scadenza (per gli amministratori).

Guida all'archiviazione dei file appartenenti a categorie protette

Per procedere all'inserimento di un documento appartenente ad una categoria protetta, nelle sezioni Condivisi o Aziendali privati, è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra.

·         Inserire il codice di sicurezza per avere accesso alla gestione dei documenti protetti.

• Configurare, quando previsto:
• Profilo utente al quale è riservata la condivisione (deve essere registrato al portale PeoplelinkOnline.com)
• Anno: di riferimento da imputare al file
• Mese: di riferimento da imputare al file
• Azienda: per rendere visibile il documento quando si appartiene all'azienda selezionata
• Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
• Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

Gestione dei file archiviati

Selezionando un file dalla lista, utilizzando gli appositi pulsanti posti in alto a destra, è possibile:

·         Spostare il file in una qualsiasi categoria appartenente alla tipologia dei documenti Condivisi

·         Verificare le proprietà del file, cliccando sull'apposito pulsante contrassegnato con il simbolo "i", dove è possibile:

o    Aggiungere/modificare la descrizione del file

o    Visualizzare

§  Chi ha caricato il file

§  Quando è stato creato il file

§  La data di ultima modifica del file

§  Le dimensioni del file.

o    Aggiungere/modificare l'anno, il mese, l'azienda, e i tag di riferimento

o    Aggiungere/modificare la data di scadenza (solo per i file appartenenti alla tipologia di documenti Condivisi o Aziendali privati, esclusi quelli appartenenti alle categorie "protette da password" e alla categoria "Import da file")

·         Configurare l'invio relativo alle notifiche di avviso dei documenti prossimi alla scadenza (solo con Scheduler abilitato)

·         Visualizzare:

o    Il numero dei download del file effettuati

o    La data e l'ora dell'ultimo download

o    Chi ha effettuato l'ultimo download.

·         Rinominare il file

·         Eliminare il file.

Sempre in testata sulla sinistra si possono utilizzare i pulsanti:

·         Ricarica elenco file: per aggiornare l'elenco dei file

·         Carica un filtro: per poter procedere alla ricerca dei file mediante l'utilizzo di più filtri, mediante:

o    Nome o descrizione del file

o    Testo contenuto nel file

o    Dal mese - Al mese

o    Dall'Anno - All'Anno

o    Azienda

o    Tag con il metodo AND or OR

o    Associato a: Profilo utente o Soggetto.

Guida all'Import da file

Per poter procedere all'import dei file previsti nel Modulo "Docks" è necessario selezionare la funzione "Import da file" nella sezione "Aziendali privati" della Gestione Documenti e cliccare sul pulsante <Carica file>.

Si apre una nuova maschera dalla quale è possibile selezionare il tipo di schema relativo al file da importare, nel campo Schema di import abilitato per i seguenti schemi:

·         Certificati INPS

·         Turni settimanale

·         Turni Mensile

·         Totalizzatori

·         Anagrafiche.

Esempio di import file

·         Selezionare il tipo di schema (in questo caso Turni settimanale)

·         Cliccare sul pulsante <Continua>

·         Si apre una maschera dalla quale è possibile caricare il file

·         Cliccare all'interno della maschera sulla dicitura "Trascina i file qui o clicca per caricarli"

·         Si apre la finestra di Windows dalla quale è possibile scegliere il percorso del file da importare

·         Selezionare il file e cliccare sul pulsante <Apri>.

Inoltre, selezionando il file dall'elenco si attivano i pulsanti :

·         Ricarica l'elenco dei file

·         Applica un filtro

·         Sposta file

·         Informazioni sul file

·         Rinomina file

·         Elimina file.

La funzionalità "Tag di sistema" permette all'amministratore di gestire una serie di tag sempre disponibili agli utenti (solitamente i tag possono essere creati on-demand dagli utenti, senza la necessità che questi siano anagrafati).

Sui Tag di sistema è anche possibile applicare dei controlli in fase di upload dei documenti se uno o più tag sono stati associati al documento, ovvero:

·         Compilazione dell'anno obbligatorio

·         Compilazione del mese obbligatoria

·         Compilazione dell'azienda obbligatoria

·         Data di scadenza obbligatoria (solo se attivo Docks Plus).

Inoltre, ad ogni tag di sistema è possibile associare una lista di altri tag di sistema ad esso collegati. Questi verranno suggeriti all'utente durante l'upload di un nuovo documento o durante la modifica dei meta data.