Nella funzionalità "Gestione documenti" si possono gestire tre tipologie di archiviazione: Pubblica, Condivisa e Aziendale Privata.

Infatti, le sezioni riservate si riferiscono all'archiviazione di documenti:

·         Pubblici

·         Condivisi

·         Aziendali privati.

Pubblici

Per gestire i documenti che devono essere visibili e scaricabili da tutti gli utenti, strettamente legati alla propria azienda, che accedono al Portale PeoplelinkOnline.com.

Guida all'archiviazione dei file

Per procedere all'inserimento di un file è necessario:

• Selezionare la categoria alla quale deve appartenere
• Cliccare sul pulsante <Carica> file posto in alto a destra.
• Configurare, quando previsto, i campi:
• Anno: di riferimento da imputare al file
• Mese: di riferimento da imputare al file
• Azienda: per rendere visibile il documento alle utenze di determinata azienda (in caso di un gruppo di aziende)
• Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie.
• Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

Condivisi

Per poter condividere documenti tra un utente della propria azienda e gli utenti dell'ufficio amministrativo (es.: cedolini paga, i modelli CU).

Questa categorie di documenti sono protette da password.

 Per questo tipo di condivisione è necessario avere attivo il modulo "Docks Plus".

Guida all'archiviazione dei file

Per procedere all'inserimento di un file è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra

·         Configurare i campi necessari

·         Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

I campi proposti sono:

·         Profilo utente

·         Anno: di riferimento da imputare al file

·         Mese: di riferimento da imputare al file

·         Azienda: di riferimento, per rendere visibile il documento agli utenti dell'azienda selezionata

·         Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie

·         Data di scadenza: (solo con il modulo "Docks Plus" attivo).

 È necessaria l'abilitazione del modulo Scheduler, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:

·         Tipo di notifica (E-mail - Push Mobile)

·         Quando e Cosa, per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto

·         Destinatario.

Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche l'evidenziazione dei file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti, quando attivo il modulo "Docks Plus".

 È possibile, inoltre, poter abilitare i seguenti widget sulla dashboard:

·         I miei documenti in scadenza

·         Documenti scaduti (per gli amministratori)

·         Documenti in scadenza (per gli amministratori).

La sezione "Condivisi" viene anche utilizzata da tutti i moduli del Portale PeoplelinkOnline.com come repository per i file di export, come gli export voci payroll.

Vengono inoltre archiviati, quando attivo il modulo "Docks Plus", gli allegati dei documenti relativi alle note spese del Modulo Expenses e gli allegati relativi all'utilizzo del modulo "Task".

Aziendali privati

Per poter archiviare tutti i documenti aziendali che possono essere visualizzati solamente da alcuni utenti selezionati, solitamente gli uffici contabili, amministrativi e HR.

Guida all'archiviazione dei file

 Le categorie da visualizzare nella Gestione documenti della sezione "Aziendali privati" si abilitano dalla funzionalità "Ruoli" di People&Identities.[/ht_message] Per procedere all'inserimento di un documento è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica> file posto il alto a destra.

·         Configurare i campi necessari e cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

I campi proposti sono:

·         Associato al soggetto

·         Anno: di riferimento

·         Mese: di riferimento

·         Azienda: di riferimento

·         Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie

·         Data di scadenza: (solo quando attivo Docks Plus).

 ATTENZIONE: È necessaria l'abilitazione del modulo Scheduler, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:

·         Tipo di notifica: (E-mail - Push Mobile)

·         Quando e Cosa: per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto

·         Destinatario.

Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche l'evidenziazione dei file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti, quando attivo il modulo "Docks Plus".

 È possibile poter abilitare i seguenti widget sulla dashboard:

·         I miei documenti in scadenza

·         Documenti scaduti (per gli amministratori)

·         Documenti in scadenza (per gli amministratori).

Guida all'archiviazione dei file appartenenti a categorie protette

Per procedere all'inserimento di un documento appartenente ad una categoria protetta, nelle sezioni Condivisi o Aziendali privati, è necessario:

·         Selezionare la categoria alla quale deve appartenere

·         Cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra.

·         Inserire il codice di sicurezza per avere accesso alla gestione dei documenti protetti.

• Configurare, quando previsto:
• Profilo utente al quale è riservata la condivisione (deve essere registrato al portale PeoplelinkOnline.com)
• Anno: di riferimento da imputare al file
• Mese: di riferimento da imputare al file
• Azienda: per rendere visibile il documento quando si appartiene all'azienda selezionata
• Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
• Cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.

Gestione dei file archiviati

Selezionando un file dalla lista, utilizzando gli appositi pulsanti posti in alto a destra, è possibile:

·         Spostare il file in una qualsiasi categoria appartenente alla tipologia dei documenti Condivisi

·         Verificare le proprietà del file, cliccando sull'apposito pulsante contrassegnato con il simbolo "i", dove è possibile:

o    Aggiungere/modificare la descrizione del file

o    Visualizzare

§  Chi ha caricato il file

§  Quando è stato creato il file

§  La data di ultima modifica del file

§  Le dimensioni del file.

o    Aggiungere/modificare l'anno, il mese, l'azienda, e i tag di riferimento

o    Aggiungere/modificare la data di scadenza (solo per i file appartenenti alla tipologia di documenti Condivisi o Aziendali privati, esclusi quelli appartenenti alle categorie "protette da password" e alla categoria "Import da file")

·         Configurare l'invio relativo alle notifiche di avviso dei documenti prossimi alla scadenza (solo con Scheduler abilitato)

·         Visualizzare:

o    Il numero dei download del file effettuati

o    La data e l'ora dell'ultimo download

o    Chi ha effettuato l'ultimo download.

·         Rinominare il file

·         Eliminare il file.

Sempre in testata sulla sinistra si possono utilizzare i pulsanti:

·         Ricarica elenco file: per aggiornare l'elenco dei file

·         Carica un filtro: per poter procedere alla ricerca dei file mediante l'utilizzo di più filtri, mediante:

o    Nome o descrizione del file

o    Testo contenuto nel file

o    Dal mese - Al mese

o    Dall'Anno - All'Anno

o    Azienda

o    Tag con il metodo AND or OR

o    Associato a: Profilo utente o Soggetto.

Guida all'Import da file

Per poter procedere all'import dei file previsti nel Modulo "Docks" è necessario selezionare la funzione "Import da file" nella sezione "Aziendali privati" della Gestione Documenti e cliccare sul pulsante <Carica file>.

Si apre una nuova maschera dalla quale è possibile selezionare il tipo di schema relativo al file da importare, nel campo Schema di import abilitato per i seguenti schemi:

·         Certificati INPS

·         Turni settimanale

·         Turni Mensile

·         Totalizzatori

·         Anagrafiche.

Esempio di import file

·         Selezionare il tipo di schema (in questo caso Turni settimanale)

·         Cliccare sul pulsante <Continua>

·         Si apre una maschera dalla quale è possibile caricare il file

·         Cliccare all'interno della maschera sulla dicitura "Trascina i file qui o clicca per caricarli"

·         Si apre la finestra di Windows dalla quale è possibile scegliere il percorso del file da importare

·         Selezionare il file e cliccare sul pulsante <Apri>.

Inoltre, selezionando il file dall'elenco si attivano i pulsanti :

·         Ricarica l'elenco dei file

·         Applica un filtro

·         Sposta file

·         Informazioni sul file

·         Rinomina file

·         Elimina file.