Nella Gestione documenti si possono gestire tre tipologie di archiviazione: Pubblica, Condivisa e Aziendale Privata.
Infatti, le sezioni riservate si riferiscono all'archiviazione di documenti:
· Pubblici
· Condivisi
· Aziendali privati.
Pubblici
Per gestire i documenti che devono essere visibili e scaricabili da tutti gli utenti, strettamente legati alla propria azienda, che accedono al Portale PeoplelinkOnline.com.
Guida all'archiviazione dei file
Per procedere all'inserimento di un file è necessario:
· selezionare la categoria alla quale deve appartenere
· cliccare sul pulsante <Carica> file posto in alto a destra
· configurare, quando previsto, i campi:
o Anno: di riferimento da imputare al file
o Mese: di riferimento da imputare al file
o Azienda: per rendere visibile il documento alle utenze di determinata azienda (in caso di un gruppo di aziende)
o Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
· cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.
Condivisi
Per condividere documenti tra un utente della propria azienda e gli utenti dell'ufficio amministrativo (es.: cedolini paga, i modelli CU).
Queste categorie di documenti sono protette da password.
Per questo tipo di condivisione è necessario avere attivo il modulo Docks Plus.
Guida all'archiviazione dei file
Per inserire un file è necessario:
· selezionare la categoria alla quale deve appartenere
· cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra
· configurare i campi necessari
· cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.
I campi proposti sono:
· Profilo utente
· Anno: di riferimento da imputare al file
· Mese: di riferimento da imputare al file
· Azienda: di riferimento, per rendere visibile il documento agli utenti dell'azienda selezionata
· Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
· Data di scadenza: solo con il modulo Docks Plus attivo.
È necessaria l'abilitazione del modulo Vista, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:
· Tipo di notifica (E-mail - Push Mobile)
· Quando e Cosa, per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto
· Destinatario
Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche i file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti (solo con il modulo Docks Plus attivo).
È possibile, inoltre, abilitare i seguenti widget sulla dashboard:
· I miei documenti in scadenza
· Documenti scaduti (per gli amministratori)
· Documenti in scadenza (per gli amministratori).
La sezione Condivisi viene anche utilizzata da tutti i moduli del Portale PeoplelinkOnline.com come repository per i file di export, come gli export voci payroll.
Vengono inoltre archiviati, quando attivo il modulo Docks Plus, gli allegati dei documenti relativi alle note spese del Modulo Expenses e gli allegati relativi all'utilizzo del modulo Task.
Aziendali privati
Per poter archiviare tutti i documenti aziendali che possono essere visualizzati solamente da alcuni utenti selezionati, solitamente gli uffici contabili, amministrativi e HR.
Guida all'archiviazione dei file
Le categorie da visualizzare nella Gestione documenti della sezione Aziendali privati si abilitano dalla funzionalità Ruoli di People&Identities. Per procedere all'inserimento di un documento è necessario:
· selezionare la categoria alla quale deve appartenere
· cliccare sul pulsante <Carica> file posto il alto a destra.
· configurare i campi necessari e cliccare sul pulsante <Continua> per salvare.
I campi proposti sono:
· Associato al soggetto
· Anno: di riferimento
· Mese: di riferimento
· Azienda: di riferimento
· Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
· Data di scadenza: (solo quando attivo Docks Plus).
È necessaria l'abilitazione del modulo Vista, per la configurazione dell'invio di eventuali notifiche, relative ai documenti prossimi alla scadenza, compilando i campi:
· Tipo di notifica: (E-mail - Push Mobile)
· Quando e Cosa: per indicare il tempo di preavviso (in giorni ore, minuti) previsto
· Destinatario.
Dalla lista dei file caricati è possibile visualizzare anche l'evidenziazione dei file prossimi alla scadenza e quelli già scaduti (solo con il modulo Docks Plus attivo).
È possibile poter abilitare i seguenti widget sulla dashboard:
· I miei documenti in scadenza
· Documenti scaduti (per gli amministratori)
· Documenti in scadenza (per gli amministratori).
Guida all'archiviazione dei file appartenenti a categorie protette
Per procedere all'inserimento di un documento appartenente ad una categoria protetta, nelle sezioni Condivisi o Aziendali privati, è necessario:
· selezionare la categoria alla quale deve appartenere
· cliccare sul pulsante <Carica file> posto il alto a destra
· inserire il codice di sicurezza per avere accesso alla gestione dei documenti protetti
· configurare, quando previsto:
o Profilo utente al quale è riservata la condivisione (deve essere registrato al portale PeoplelinkOnline.com)
o Anno: di riferimento da imputare al file
o Mese: di riferimento da imputare al file
o Azienda: per rendere visibile il documento quando si appartiene all'azienda selezionata
o Tags: consente di etichettare ulteriormente il documento appartenente a determinate categorie
· cliccare sul pulsante <Continua> per salvare:
Gestione dei file archiviati
Selezionando un file dalla lista, con i pulsanti in alto a destra, è possibile:
· spostare il file in una qualsiasi categoria appartenente alla tipologia dei documenti Condivisi
· verificare le proprietà del file, cliccando sull'apposito pulsante contrassegnato con il simbolo "i", dove è possibile:
o aggiungere/modificare la descrizione del file
o visualizzare:
§ Chi ha caricato il file
§ Quando è stato creato il file
§ La data di ultima modifica del file
§ Le dimensioni del file.
o aggiungere/modificare l'anno, il mese, l'azienda, e i tag di riferimento
o aggiungere/modificare la data di scadenza (solo per i file appartenenti alla tipologia di documenti Condivisi o Aziendali privati, esclusi quelli appartenenti alle categorie protette da password e alla categoria Import da file)
· configurare l'invio relativo alle notifiche di avviso dei documenti prossimi alla scadenza (solo con Vista abilitato)
· visualizzare:
o il numero dei download del file effettuati
o la data e l'ora dell'ultimo download
o chi ha effettuato l'ultimo download
· rinominare il file
· eliminare il file.
Sempre in testata sulla sinistra si possono utilizzare i pulsanti:
· Ricarica elenco file: per aggiornare l'elenco dei file
· Carica un filtro: per poter procedere alla ricerca dei file mediante l'utilizzo di più filtri, mediante:
o Nome o descrizione del file
o Testo contenuto nel file
o Dal mese - Al mese
o Dall'Anno - All'Anno
o Azienda
o Tag con il metodo AND or OR
o Associato a: Profilo utente o Soggetto
Guida all'Import da file
Per poter procedere all'import dei file previsti nel Modulo Docks è necessario selezionare la funzione Import da file nella sezione "Aziendali privati" della Gestione Documenti e cliccare sul pulsante <Carica file>.
Si apre una nuova maschera dalla quale è possibile selezionare il tipo di schema relativo al file da importare, nel campo Schema di import abilitato per i seguenti schemi:
· Certificati INPS
· Turni settimanale
· Turni Mensile
· Totalizzatori
· Anagrafiche
Esempio di import file
· Selezionare il tipo di schema (in questo caso Turni settimanale)
· Cliccare sul pulsante <Continua>
· Si apre una maschera dalla quale è possibile caricare il file
· Cliccare all'interno della maschera sulla dicitura Trascina i file qui o clicca per caricarli
· Si apre la finestra di Windows dalla quale è possibile scegliere il percorso del file da importare
· Selezionare il file e cliccare sul pulsante <Apri>
Inoltre, selezionando il file dall'elenco si attivano i pulsanti:
· Ricarica l'elenco dei file
· Applica un filtro
· Sposta file
· Informazioni sul file
· Rinomina file
· Elimina file
Guida all'import avanzato e interattivo
Vedi Import avanzato e interattivo