A seguire una breve guida su come registrarsi e come utilizzare le funzionalità dell' App "People@Mobile" per il sistema operativo iOS.

Registrazione utenza

Scaricare l'app "People@Mobile" dall'App Store ed avviarla.

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con indirizzo e-mail

Registrazione tramite creazione di un nuovo profilo con QRcode

Registrazione utenza in presenza di app Peoplelink già registrata sul dispositivo.

È possibile effettuare la registrazione "rapida" selezionando il pulsante <Accedi> e successivamente il profilo già registrato sulle altre app Peoplelink (People@Time Map, People@Task o People@Login).

Accesso a People@Mobile

Dashboard

Accedendo all'app appare la Dashboard.

Dove è possibile visualizzare:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks): dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature di oggi: dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile, anche, inserire eventuali richieste di timbratura cliccando su <+>.

·         I totali recenti delle Note spese relativi al:

o    Numero delle spese inserite

o    Numero delle Note spese

o    Totale delle spese richieste

o    Totale delle spese rimborsabili.

·         Note Spese Recenti: dove è possibile visualizzare le Note spese, relative agli ultimi mesi.

Selezionando l'icona relativa alle Notifiche, posta in alto a destra, è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato prevista una notifica al dipendente (es.:: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.)

Selezionando l'icona (hamburger) in alto a sinistra, appare l'elenco di tutte le funzionalità disponibili su People@Mobile.

 Le funzionalità prevedono l'abilitazione dei moduli a cui fanno riferimento.

Impostazioni

Selezionando l'icona posta in alto a destra del menu principale, si accede alla funzionalità Impostazioni dove è possibile configurare il contenuto della Dashboard, selezionando le opzioni a disposizione, al momento, riferite a:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks): per visualizzare i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature: per visualizzare o effettuare richieste di timbrature riferite alla data odierna

·         Totale recenti: per visualizzare i totali riferiti alle ultime note spese

·         Note recenti: per visualizzare l'elenco delle ultime note spese.

Profilo

Selezionando "Profilo", si potranno visualizzare dati relativi A:

·         Anagrafica del dipendente

·         Impianto

·         Moduli e/o funzionalità di Peoplelink accessibili.

MyPeople@Mobile

Le funzionalità attualmente disponibili dell'app People@Mobile sono:

Dashboard

Dalla funzionalità Dashboard di People@Mobile è possibile visualizzare:

·         I Controlli accessi (integrazione Sofia Locks) Dove appaiono i varchi disponibili per effettuare gli accessi a determinate aree, ed eventualmente timbrare.

·         Le mie timbrature di oggi Dove appaiono le timbrature effettuate alla data odierna

 È possibile inserire eventuali richieste di timbratura cliccando sull'apposito pulsante <+>

·         I totali Note spese recenti relativi al:

o    Numero delle spese inserite

o    Numero delle Note spese

o    Totale delle spese richieste

o    Totale delle spese rimborsabili.

·         Le Note Spese Recenti Dove è possibile visualizzare eventuali Note spese, relative agli ultimi mesi.

Selezionando l'icona relativa alle Notifiche, in alto a destra, è possibile visualizzare tutte le notifiche collegate alle funzionalità dei vari moduli di Peoplelink, dove è stato previsto che deve essere generato l'invio di una notifica al dipendente (esempio: approvazione richieste, rifiuto richieste, approvazione spese, elaborazioni, ecc.)

Bacheca

Dalla funzionalità "Bacheca" di People@Mobile è possibile visualizzare tutte le notizie e gli avvisi posti nella bacheca aziendale, nonché visualizzare e scaricare eventuali allegati (selezionando l'icona in alto a destra).

Controllo accessi

Dalla funzionalità Controllo accessi, utilizzando gli appositi comandi, è possibile:

·         Effettuare l'accesso a determinate aree

·         Effettuare l'accesso a determinate aree e nel contempo una timbratura

·         Efettuare una timbratura

·         Aggiungere/rimuovere il varco dal widget sulla dashboard.

MyPeople@Time

Le mie timbrature

Dalla funzionalità Le mie timbrature è possibile:

·         Visualizzare le proprie timbrature

·         Effettuare le richieste di timbratura.

Visualizzazione timbrature

All’apertura di "Le mie timbrature", è possibile visualizzare la settimana attuale con selezionata la giornata odierna e le eventuali timbrature effettuate.

Per visualizzare lo storico delle timbrature è necessario selezionare la settimana di riferimento e il relativo giorno.

Richiesta di timbratura

Per effettuare una richiesta di timbratura bisogna cliccare il pulsante con il simbolo “+” posto in basso a destra. Si aprirà la videata per la richiesta di timbratura con i campi da compilare:

·         Data: da selezionare dal calendario

·         Richiesta: timbratura (di default)

·         Modalità di caricamento: in base alla configurazione:

o    Timbratura singola

o    Timbrature teoriche.

·         Orario: da inserire in formato HHMM

·         Verso: Entrata o Uscita

·         Note: campo riservato all’inserimento di eventuali note.

Per salvare la richiesta selezionare l'icona posta in alto a destra.

Approvazione richieste

Selezionando la funzionalità "Approvazione richieste" si possono visualizzare i collaboratori con richieste da approvare, delle varie unità organizzative delle quali si è responsabili.

Selezionando una o più richieste si può procedere all'approvazione/rifiuto, selezionando il pulsante "rosso" o "verde" a lato del nominativo del dipendente.

 È possibile inoltre selezionare massivamente tutte le richieste selezionando l'icona posta in alto a destra.

Le mie richieste

La funzionalità "Le mie richieste", consente di:

·         Visualizzare le richieste effettuate ed il relativo stato

·         Effettuare nuove richieste di tipo assenza, certificate e ore, extra orario (forzato o preventivo), in base al profilo assegnato in anagrafica.

Visualizzazione richieste

Alla selezione di "Le mie richieste" è possibile visualizzare l'elenco delle richieste effettuate ed il loro stato, in base al filtro data impostato.

 Per impostare/modificare il filtro data è necessario selezionare l'icona posta in alto a destra.

Inserimento richieste

Una volta aperta la funzionalità "Le mie richieste", è necessario selezionare il pulsante <+>.

I campi previsti per l'inserimento di una richiesta sono:

·         Richiesta dove bisogna selezionare la richiesta dalla lista

·         Data dove è possibile indicare il periodo della richiesta

·         Modalità di inserimento per selezionare una delle modalità di inserimento disponibili

·         Note per inserire eventuali note a riguardo.

Una volta compilati tutti i campi, selezionare il pulsante posto in alto a destra per salvare la richiesta.

Presenti Assenti

La funzionalità "Presenti Assenti", consente ai Responsabili di visualizzare la presenza o l'assenza dei collaboratori delle varie unita organizzative ad una determinata data e ora. Le modalità di visualizzazione possono essere:

• metodo completo: in questo caso il sistema considera, oltre alle timbrature di Entrata o Uscita, per stabilire se una risorsa sia o meno presente, anche la modalità di timbratura assegnata in anagrafica al dipendente. Pertanto, risulterà presente, anche in assenza di timbrature, il dipendente che in anagrafica ha associato il metodo di timbratura GOLD.

• solo timbrature: (quando il metodo completo è disattivato) in questo caso il sistema considera solo le timbrature di Entrata o Uscita

MyPeople@Docks

I miei documenti

Nella funzionalità "I miei documenti" di People@Mobile è possibile consultare/scaricare tutti i documenti Pubblici (Aziende e Bacheca) e Condivisi con il dipendente, per i moduli e le funzionalità che lo prevedono.

Documenti temporanei

Dalla funzionalità "Documenti temporanei" di People@Mobile, è possibile consultare e scaricare eventuali file generati da tutte quelle funzionalità che prevedono, per il dipendente, il download dei file. Questi file restano a disposizione dell'utente per ventiquattro ore, poi vengono eliminati automaticamente.

MyPeople@Expenses

Note spese

Dalla funzionalità "Note spese" di People@Mobile, è possibile:

·         Creare nuove Note spese e modificare quelle esistenti (solo per le note con stato "in fase di compilazione")

·         Eliminare Note spese esistenti previa eliminazione delle relative Spese (solo per le note con stato "in fase di compilazione")

·         Inserire nuove Spese e modificare quelle esistenti (solo se relative a note con stato "in fase di compilazione")

·         Cambiare stato alle Note spese da "in compilazione" a "in approvazione" e viceversa.

Selezionando la funzionalità Note spese si apre la pagina relativa all'elenco delle Note spese esistenti.

Creazione di una nuova Nota spese

Per creare una nuova Nota spese è necessario selezionare il pulsante "+" posto in basso al centro.

Appare un menu che propone la creazione di un nuova Nota spesa mediante una delle seguenti modalità:

·         Compilazione normale

·         Scansione con la fotocamera

·         Scansione dalla galleria.

 Le modalità "scansione fotocamera e galleria", di cui sopra, vengono proposte nel caso si voglia procedere alla compilazione della nota con la scansione di un documento di pagamento (scontrino, ricevuta, ecc) che ne diventerà poi l'allegato.

• Allegato È possibile, quindi, inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
• Selezionando un file
• Scansionando una foto
• Scansionando lo scontrino o altro dalla galleria
• 
•  
• Descrizione Nota Per inserire la descrizione della Nota spese che si sta creando, quando non è impostata con un default nei Parametri generali del Modulo People@Expenses.
• Data Per selezionare la data della spesa
• Categoria Per selezionare la Categoria di spesa
• Descrizione spesa Per descrivere il motivo della spesa
• Pagamento Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista prevista dalla Categpria di spesa (potrebbe essere stabilito un default).
• Tipo documento Per selezionare il documento di spesa dalla lista prevista dalla Categoria di spesa (potrebbe essere stabilito un default)
• Costo Per indicare il costo della spesa
• Centro di Costo Quando previsto è possibile selezionarlo
• Commessa Quando previsto dalla Categoria di spesa è possibile selezionarla
•  Accredita al dipendente Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.
• Allegati.

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra.

La nuova Nota spese apparirà nell'elenco delle Note spese con lo stato In compilazione.

Creazione di una nuova Spesa di una Nota spese

Per creare una nuova Spesa è necessario selezionare il pulsante "+" posto in basso a destra

Appare un menu che propone la creazione di un nuova Spesa mediante le seguenti modalità:

• Compilazione normale
• Scansione con la fotocamera
• Scansione dalla galleria

[ht_message mstyle="info" title="Informazione" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Le modalità di cui sopra vengono proposte nel caso sia necessario allegare un documento (scontrino, ricevuta, ecc) alla spesa che si sta registrando[/ht_message]

• Allegato È possibile, quindi, inserire un allegato alla spesa che si sta creando, cliccando sull'icona a destra del campo, nei seguenti modi:
• Selezionando un file La selezione e manuale dalla galleria alla fine dell'inserimento
• Scansionando una foto La scansione consente di precompilare la spesa con i dati scansionati (data, numero documento, importo)
• Scansionando lo scontrino o altro dalla galleria La scansione di un documento di pagamento dalla galleria consente di precompilare la spesa con i dati scansionati (data, numero documento, importo)
•  

Dopo aver scelto l'opzione per l'inserimento della nuova spesa, appariranno i campi da compilare/verificare, relativi a:

• Descrizione Nota In questo caso già implementato perché la Nota spese è già stata creata.
• Data Per selezionare la data della spesa
• Categoria Per selezionare la Categoria di spesa sostenuta
• Descrizione spesa Per descrivere il motivo della spesa
• Pagamento Per selezionare il tipo di pagamento dalla lista previsto nella Categoria di spesa (potrebbe essere stabilito un default nella configurazione).
• Tipo documento Per selezionare il documento di spesa dalla lista previsto nella Categoria di spesa (potrebbe esserne stabilito un default nella configurazione).
• Costo Per indicare il costo della spesa
• Centro di Costo Quando previsto è possibile selezionarlo
• Commessa Quando previsto dalla Categoria di spesa è possibile selezionarla
•  Accredita al dipendente Quando è attivo significa che la spesa è da rimborsare al dipendente.
• Allegati Campo riservato alla gestione degli allegati (quando previsti)

Una volta compilati tutti i campi, procedere al salvataggio della Spesa cliccando sull'icona di salvataggio posta in alto a destra. La nuova Spesa apparirà nell'elenco delle Spese della Nota Spese con lo stato In compilazione.

Creazione di spese con gestione chilometri

Per le Categorie di spesa che prevedono il rimborso chilometrico, all'inserimento saranno attivi anche i campi:

·         Automobile Disponibile solo in caso di assegnazione di autovettura privata o aziendale al dipendente.

·         Andata e ritorno Quando selezionato il conteggio del chilometraggio tiene conto anche del viaggio di ritorno, per la tratta impostata.

·         Partenza Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di partenza, per il conteggio automatico dei chilometri.

·         Destinazione Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è necessario inserire il luogo di destinazione, per il conteggio automatico dei chilometri.

·         Chilometri Per l'inserimento dei chilometri effettuati. Quando previsto nella configurazione della Categoria di spesa, è possibile, selezionando l'icona a destra del campo, automatizzare il calcolo dei chilometri percorsi.

·         Durata minima Tempo di percorrenza calcolato solo in presenza di conteggio chilometraggio automatico

·         Costo per Km Dove indicare il costo/km. Il costo/km può essere modificabile oppure no, in base alle configurazione della Categoria di spesa.

Consultazione note spese esistenti

Per consultare una Nota spese esistente è necessario selezionarla.

Apparirà una pagina dove sarà possibile visualizzare l'elenco di tutte le Spese relative alla nota spese appena seleziona ed il Dettaglio della nota stessa.

Consultazione delle Spese di una Nota spese

Per consultare la Spesa di una Nota spese è necessario selezionare la spesa dalla lista.

Apparirà il dettaglio della Spesa appena selezionata.

Cambio stato di una nota spese

Lo stato di una Nota spese durante l'inserimento delle singole spese risulta essere in compilazione. Per proseguire l'iter di approvazione della Nota spese, è necessario modificarne lo stato e metterla in attesa di approvazione, nel seguente modo: Selezionare la Nota spese

Selezionare l'icona del cambio stato posta in alto a destra. Apparirà un messaggio a conferma del cambio stato.

La nota spese ora apparirà "In approvazione".

 È possibile tornare allo stato In compilazione procedendo nel medesimo modo. [/ht_message]

Approvazione spese

Dalla funzionalità Approvazione spese, il responsabile preposto, ha la possibilità di approvare le spese dei propri collaboratori. Selezionando il menu, appare la lista delle Unita Organizzative di cui è a capo con i nominativi dei collaboratori che hanno compilato e messo in attesa di approvazione le proprie Note spese.

Selezionando il singolo nominativo, è possibile visualizzare il dettaglio delle note spese in stato di approvazione ed eventualmente verificarne il dettaglio.

Una volta presa visione della nota spese è sufficiente selezionarla e procedere, con i rispettivi pulsanti (verde o rosso) all'approvazione o rifiuto.

In caso di più note spese è possibile utilizzare il pulsante "seleziona tutte" posto in alto a destra.

MyPeople@Vista

Riepiloghi e promemoria

La funzionalità Riepiloghi e promemoria, consente all'utente di ricevere, quando previste, notifiche relative a:

• Workflow delle prenotazioni di People@Booking
• Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza
• Invio anomalie del cartellino presenze
• Compleanni
• Scadenza del periodo di prova
• Legende anagrafiche non compilate
• Note spese in fase di compilazione
• Eventi anagrafici in scadenza
• Dipendenti con Giustificativi
• Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)
• Eventi anagrafici con richieste di modifica
• Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza
• Bacheca
• Lead inattivi
• Schede di valutazione da completare
• Richieste in attesa di approvazione
• Log elebrazioni
• Pianificazione ferie
•  

Il tutto come previsto nella configurazione della funzionalità Regole per invio Riepilogo promemoria di People@Identities

.

È inoltre possibile selezionare un periodo da monitorare ed eventualmente eliminare le notifiche superate. [ht_message mstyle="alert" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]L'utlizzo di questa funzionalità, richiede l'abilitazione del modulo People@Vista.[/ht_message]

Altre funzionalità

People@TimeMap

La funzionalità People@TimeMap di People@Mobile mette all'utente nella possibilità di interagire con l'app People@Time Map, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Time Map si aprirà l'app di People@TimeMap, per consentirne l'utilizzo. [ht_message mstyle="info" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Nel caso People@Time Map non dovesse essere installata è previsto il collegamento all'App Store per l'installazione.[/ht_message]

People@Login

La funzionalità People@Login di People@Mobile permette all'utente di interagire con l'app People@Login, quando installata sullo stesso device. Alla selezione della funzionalità People@Login si aprirà l'app di People@Login, per consentirne l'utilizzo. [ht_message mstyle="info" title="" show_icon="true" id="" class="" style="" ]Nel caso People@Login non dovesse essere installata è previsto il collegamento al Google Play Store per l'installazione.[/ht_message]

Logout

Selezionando Logout è possibile uscire dall'app deregistrandosi. In caso di “Logout” è possibile registrarsi nuovamente, qualora l’app non sia stata disinstallata dal dispositivo, selezionando i pulsante ACCEDI.

A questo punto sarà possibile selezionare l’utenza memorizzata sul dispositivo dalla precedente registrazione, per poter utilizzare nuovamente l’app People@Mobile.

[ht_message mstyle="danger" title="Attenzione" show_icon="true" id="" class="" style="" ]N.B.: I dati locali della precedente registrazione andranno comunque persi.[/ht_message]

Varie

In basso è possibile visualizzare la versione attuale dell'app People@Mobile, installata sul device, e consultare le informazioni sulla Privacy per l'utilizzo dell'app.