La funzionalità "Le mie Note Spese" permette all'utente di aggiungere e gestire le proprie Note Spese dal modulo "MyPeoplelink".

Gestione Note Spese

All'apertura, la pagina web presenta in testata i campi:

·         Filtro periodo: dove è possibile selezionare dei periodi preimpostati

o   Mese corrente

o   Mese precedente

o   Due mesi fa

o   Ultimi dodici mesi

o   Date specifiche (di default, all'apertura, viene proposto il mese corrente).

·         Data inizio: da impostare nel caso si volesse interrogare una data specifica

·         Data fine: da impostare nel caso si volesse interrogare una data specifica

·         Stato: gli stati previsti sono:

·         In attesa di approvazione: indica la Nota spese messa in attesa di approvazione dall'utente al termine della compilazione

·         Approvata: indica la Nota spese approvata da un Responsabile oppure dall'Amministratore

·         Rifiutata: indica la Nota spese rifiutata da un Responsabile oppure dall'Amministratore

·         Annullata: indica la Nota spese annullata dall'amministratore dopo l'approvazione e prima dello stato messa in pagamento In in questi casi l'utente ha la possibilità di riaprirla e modificarla, oppure eliminare le spese contenute eliminarla definitivamente

·         Messa in pagamento: indica che l'Amministratore ha provveduto alla messa in pagamento della nota spese

·         In attesa di pre-approvazione: indica un stato di approvazione effettuata dall'Amministratore, prima che questa venga Approvata da un Responsabile. È uno stato opzionale che viene configurato, quando previsto nei parametri generali

·         Nota spese senza spese: indica una nota spese dove non sono presenti spese perchè eliminate

·         In fase di compilazione: indica la nota spese che l'utente sta compilando prima di metterla in stato di approvazione (di default, all'apertura, non vengono proposti filtri sugli stati, per cui in questo caso è possibile visualizzare le note spese presenti in tutti i loro stati).

Sempre sula testata della pagina web vengono proposti i pulsanti:

·         Applica filtro: per aprire le Note spese in base ai filtri impostati

·         Aggiungi una nuova spesa: per creare una nuova Nota spese.

Creazione di una Nota Spese

Per procedere alla creazione di una nuova Nota spese, l'utente all'apertura della funzionalità "Le mie Note Spese" deve cliccare sul pulsante <Aggiungi una nuova spesa>.

 È inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es.: Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto nella configurazione della stessa, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato.

In questo caso la finestra per l'aggiunta di spese si presenta come segue:

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasi con l'inserimento della richiesta.

Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

·         Giorno: selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa

·         Dipendente: indica il nominativo del dipendente a cui verrà assegnata la spesa

·         Categoria di spesa: viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie Categoria di Spesa.

·         Descrizione spesa: indica una breve descrizione della spesa effettuata

·         Tipo pagamento: indica la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa

·         Tipo fattura: selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista

·         Numero della ricevuta: scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.

·         Da rimborsare al dipendente: selezionare il campo se la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo se la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.

·         Costo: indicare il costo delle spesa sostenuta

·         Allegato: è inoltre possibile poter allegare un file in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa.

Cliccare sul pulsante <Salva> per aggiungere la spesa alla nota spese.

La spesa appena salvata apparirà nella nota spese con stato "In fase di compilazione".

 Ricordarsi che per proseguire con l'inserimento di spese in una nota spese già creata, è sufficiente selezionare il riquadro della nota spese di destinazione.

Creazione di una Nota spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne.

La maschera di "Spese e rendicontazione" si presenta con i pulsanti:

·         <Continua da zero>: per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         <Recupera i dati da transazioni esterne>: per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne.

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato.

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

·         precompilato il campo "Giorno"

·         il campo "Categoria di spesa" limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo.

Cambio stato della nota spese e sua riapertura

L'utente ha la possibilità di cambiare lo stato della Nota spese con stato "In fase di compilazione", una volta terminata la compilazione delle spese, cliccando sull'apposito pulsante <Metti in attesa di approvazione>.

Ha inoltre la possibilità di riaprire e modificare eventuali spese con stato "In attesa di approvazione" cliccando sul pulsante <Riapri e Modifica>.