La funzionalità "Categorie di prenotazione" permette di configurare una serie di codici relativi alle possibili prenotazioni da effettuare all'atto di inserimento richieste (solitamente per servizi o trasferte di lavoro).

 Ad una richiesta è possibile abbinare prenotazioni, solo quando previsto nella configurazione della richiesta stessa.

Creazione di un codice di Categorie di prenotazione

Per creare un nuovo codice di Categorie di prenotazione, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu Crea. Appare la maschera relativa alla creazione del codice della Categorie di prenotazione, comprensiva dei parametri che ne personalizzeranno il comportamento in fase di richiesta.

·         Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Tipologia:

o   Generica

o   Carta di credito in Expenses

o   Autovettura aziendale in Expenses

o   Anticipo in Expenses.

 La tipologia non potrà mai essere modifica dopo che la categoria è stata salvata.

·         Disabilitata: quando selezionato il codice della categoria non sarà visibile per la prenotazione

·         Categoria gestita come auto-prenotazione: indica che questa categoria sarà aut-gestita dal richiedente.

·         Mostra la possibilità di indicare un'alternativa personale da parte del dipendente: quando selezionato, il richiedente può indicare che mette a disposizione i propri mezzi, nel caso in cui quelli indicati nella prenotazione non fossero disponibili (es.: l'autovettura).

·         Mostra la possibilità di indicare un orario per la prenotazione: quando selezionato è possibile indicare l'ora o la fascia oraria della prenotazione.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di "Categoria di prenotazione".

La funzionalità "Gestione sedi di prenotazione" consente di configurare i Responsabili di sede per l'approvazione/rifiuto delle prenotazioni, effettuate dai dipendenti all'atto di una richiesta, quando previsto.

Per procedere alla configurazione è necessario cliccare sul pulsante <Modifica>.

Si attiveranno i pulsanti:

·         Nuovo

·         Modifica

·         Elimina.

Cliccare sul pulsante <Nuovo> per assegnare una sede a un responsabile per l'approvazione di determinate "Categorie di prenotazione".

Apparirà la maschera "Aggiungi un nuovo elemento", con i campi:

·         Sede: per la selezione della "Sede" a cui assegnare il Responsabile

·         Responsabile Sede: per selezionare il nominativo del Responsabile delle prenotazioni della "Sede" precedentemente impostata

·         Categorie: per selezionare una o più "Categorie di prenotazioni" per cui il Responsabile, precedentemente selezionato, è autorizzato ad interagire.

Una volta configurati i campi necessari cliccare sul pulsante <Aggiungi>.

È possibile, inoltre, modificare o eliminare assegnazioni esistenti cliccando sui relativi pulsanti.

Cliccare sul pulsante <Salva>, per il salvataggio.

La funzionalità "Gestione prenotazioni" del modulo Booking permette, ai Responsabili di sede, di gestire le prenotazioni associate alle richieste dei dipendenti.

Come utilizzare la funzionalità Gestione prenotazioni

All'apertura della pagina web della funzionalità "Gestione prenotazioni" vengono proposti i filtri relativi a:

·         Periodo delle prenotazioni che si vogliono visualizzare

o   Oggi

o   Mese precedente

o   Questo mese

o   Mese successivo

o   Date personalizzate

·         Stato delle prenotazioni

o   Richiesta/trasferta in attesa di approvazione (arancione)

o   Prenotazione confermata (verde)

o   Prenotazione in attesa di conferma (arancione)

o   Prenotazione rifiutata (rossa)

o   Prenotazione revocata (rossa)

o   Prenotazione annullata (rossa).

 Quando il filtro relativo allo stato delle prenotazioni non è impostato vengono visualizzate tutte le prenotazioni

Visualizzazione Prenotazioni

Una volta impostato il filtro cliccare sul pulsante <Applica filtro>.

Sulla sinistra vengono proposte le risorse con prenotazioni associate.

È inoltre possibile ricercare una singola risorsa. Selezionando un nominativo dalla lista dei dipendenti, saranno visualizzate, sulla destra, tutte le sue prenotazioni in base al filtro del periodo e stato, precedentemente impostato.

Gestione delle Prenotazioni

In base allo stato delle Prenotazioni, il Responsabile di sede ha la possibilità di:

·         Visualizzare le prenotazioni: è possibile visualizzare le prenotazioni in qualsiasi stato esse si trovino utilizzando il filtro relativo al Periodo e allo Stato della prenotazione.

·         Approvare le prenotazioni: cliccando sul pulsante <Approva>.

·         Rifiutare le prenotazioni: cliccando sul pulsante <Rifiuta>

·         Approvare le prenotazioni delle autovetture e carte di credito ed assegnare le medesime: cliccando sul pulsante <Assegna autovettura e Approva> o <Assegna carta di credito e approva>, il Responsabile di sede ha la possibilità di assegnare un'autovettura o una carta di credito al dipendente.

·         Revocare la prenotazione precedentemente confermata: cliccando sul pulsante <Revoca>

·         Riaprire una prenotazione precedentemente confermata: per modificarne i dati relativi o riassegnare le autovetture o le carte di credito.

·         Stampare la prenotazione: cliccando sul pulsante <Stampa prenotazione>, si aprirà il report che potrà essere stampato.

Con l'abilitazione del modulo Booking, è possibile all'atto dell'inserimento richieste, quando previsto nella configurazione della richiesta, associare prenotazioni alla richiesta stessa (generalmente di trasferta) per poter riservare l'utilizzo di autovetture, carte di credito aziendali, anticipi, ecc.

 Non è possibile effettuare prenotazioni massive e il periodo della richiesta selezionato deve essere continuativo.

Nell'ultimo step dell'inserimento richieste, quello della pagina riepilogativa, ora è possibile richiedere le prenotazioni previste e configurate nella funzionalità "Categorie di prenotazione".

I campi riservati alla richiesta di prenotazioni sono:

·         Sede: per selezionare la Sede a cui fa capo il Responsabile di sede delle prenotazioni, per l'approvazione

·         Categoria: dove è possibile selezionare dalla lista la Categoria di prenotazione

·         Dal giorno - Al giorno: dove è possibile indicare un periodo, anche differente rispetto a quello della richiesta (fino ad un giorno prima ed a un giorno dopo) Quando non compilato, al salvataggio, viene preso in considerazione il periodo della richiesta

·         Dalle ore - Alle ore: quando previsto dalla Categoria di prenotazione. La compilazione è facoltativa

·         Nota: per inserire eventuali note (facoltativo)

·         Disponibilità autonomia: quando previsto dalla Categoria di prenotazione, è possibile indicare la disponibilità di utilizzo di mezzi propri o meno.

È possibile aggiungere più prenotazioni per richiesta, basta che non siano duplicate tra loro.

Al salvataggio della richiesta verranno salvate immediatamente tutte le prenotazioni associate alla richiesta stessa.

 In caso di errori in fase di salvataggio, sia la richiesta che le prenotazioni associate andranno in Rollback.

Dalla funzionalità "Le mie richieste" è possibile gestire le prenotazioni effettuate solo quando la richieste sono in stato di approvazione.

Visualizzazione prenotazioni

Alla sinistra di ciascuna prenotazione è possibile visualizzare l'icona che ne identifica lo stato che può essere.

·         Rifiutato/Annullato/Revocato

·         In attesa di approvazione

·         Approvata.

Aggiunta, modifica ed eliminazione prenotazioni

Solo per le richieste con stato "Approvazione in corso", è possibile:

·         Aggiungere prenotazioni: cliccando sul pulsante <Aggiungi prenotazione>

·         Modificare prenotazioni non ancora approvate: cliccando sull'icona di modifica posta a sinistra della prenotazione

·         Eliminare prenotazioni non ancora approvate: cliccando sull'icona di modifica posta a sinistra della prenotazione e all'apertura della maschera Aggiungi/Modifica prenotazione cliccare il pulsante <Elimina>.

In fase di modifica o aggiunta si apre la maschera "Aggiungi/modifica prenotazione" con tutti i campi previsti per la compilazione, in base alla categoria di prenotazione selezionata.

Cliccare sul pulsante <Salva> per conferma.