La funzionalità Unità Organizzativa consente di configurare la struttura aziendale e il suo organigramma.

Inoltre è necessario per configurare l'albero autorizzativo delle richieste e delle Note spese.

Creazione di una nuova Unità Organizzativa

Per poter creare una nuova Unità Organizzativa è necessario selezionare l'unità di partenza dall'elenco posto sulla sinistra e fare click sul pulsante <Crea unità organizzativa figlio>; verrà mostrata la seguente maschera

La maschera è composta da:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota (facoltativo)

·         Ordine Qualora fossero presenti due o più unità organizzative sullo stesso livello gerarchico, questo campo può essere utilizzato per definire un ordinamento

·         Colore Identifica il colore dell'unità organizzativa visualizzato in tale funzionalità

·         Profilo Richieste Indica a quale profilo richieste di tipo master, precedentemente configurato, deve essere collegata l'unità organizzativa; l'indicazione del profilo richieste identifica la lista delle richieste che il dipendente che appartiene a tale unità potrà visualizzare.

·         N° di Responsabili Indica il numero massimo di responsabili da poter collegare a tale unità organizzativa.

Quando tutti i parametri saranno compilati, è possibile salvare il nuovo codice cliccando sul pulsante <Salva>. Nella scheda sottostante che si viene a creare, è possibile definire per ogni responsabile/struttura, il ruolo ed il livello di approvazione.

Può essere definito un livello di approvazione anche differente da una richiesta all'altra: nell'esempio di seguito, lo stesso responsabile, per la stessa unità organizzativa, è "2° livello appr.” per tutte le richieste in generale; questo significa che per qualsiasi richiesta da lui approvata è necessario che sia presente un altro responsabile che abbia il livello "approvatore definitivo” e che approvi ulteriormente suddetta richiesta affinché diventi definitiva. Sempre in questo esempio, per la sola richiesta di ferie, tale responsabile è un "approvatore definitivo” e per la richiesta di straordinario non può invece effettuare alcuna approvazione, visto il livello "non approvabile”:

È possibile anche associare a diversi responsabili gli stessi livelli di approvazione; in questo modo, una richiesta può diventare definitiva anche con la sola approvazione di uno dei due responsabili che abbiano per la stessa unità il livello "approvatore definitivo”.

Assegnazione dei dipendenti alle unità organizzative

Una volta compilata la maschera di configurazione delle unità organizzative, è possibile, dalla funzionalità Anagrafica, definire quali sono i responsabili di ogni unità organizzativa (attraverso la scheda "ruolo responsabile”) e quali sono i dipendenti collegati ad ogni unità organizzativa (attraverso la scheda "ruolo collaboratore”):

 Assegnazione massiva L'associazione del dipendente con la sua unità organizzativa può essere effettuata anche in maniera massiva dalla funzionalità "legende soggetto”, ricercando il campo "unità autorizzativa” e procedendo con l'assegnazione massiva ai dipendenti.

Visualizzazione e modifica delle Unità Organizzative

Completate le associazioni, dalla funzionalità Unità Organizzative, è possibile selezionare un unità organizzativa per visualizzarne tutti i dettagli (o modificarla).

Oltre ai dati configurativi dell'unità organizzativa, sarà ora possibile visualizzare anche:

·         I dipendenti appartenenti a questa Unità organizzativa

·         I responsabili e i relativi ruoli.

Il pulsante Gestisci, posto in testata, è necessario per visualizzare le operazioni di modifica/gestione a disposizione.

·         Modifica Necessario per effettuare rettifiche all'unità organizzativa selezionata

·         Elimina Necessario per eliminare l'unità organizzativa selezionata; l'eliminazione è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa

·         Sposta Consente di spostare l'unità organizzativa selezionata in una diversa posizione dell'organigramma. Lo spostamento è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa

·         Aumenta Num. Responsabili Consente di aumentare il numero di responsabili massimi da poter collegare all'unità organizzativa selezionata, rispetto a quanto inizialmente configurato

·         Visualizza l'elenco dei dipendenti associati Consente di visualizzare l'elenco dei dipendenti collegati all'unità organizzativa selezionata.

Utilizzando il pulsante <Organigramma> è possibile visualizzare graficamente l'albero gerarchico dell'intera struttura aziendale o della singola unità organizzativa selezionata.

Utilizzando il pulsante <Esporta Organigramma> è possibile esportare in Excel l'intero albero gerarchico o della singola unità organizzativa selezionata.

La funzionalità Ruoli permette di creare, modificare o cancellare ruoli specifici per l'accesso al portale www.peoplelinkonline.com, definendo quali funzionalità rendere disponibili per ogni singolo modulo attivo sull'impianto.

Attraverso questa funzionalità è quindi possibile differenziare l'accesso in funzione del ruolo aziendale ricoperto da ogni utente, abilitando solo le procedure necessarie ed inibendo, ad esempio, quelle relative alla configurazione del sistema, di norma rese disponibili soltanto agli amministratori. Per creare un nuovo ruolo è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi selezionare "Crea".

A quel punto verrà richiesto di indicare il modulo su cui si intende procedere, creando un ruolo ex-novo che inizialmente avrà tutte le procedure disabilitate di default.

Dovranno essere quindi abilitate solamente le procedure ritenute necessarie per quello specifico tipo di utenza che farà accesso al portale.

In alternativa è possibile scegliere un ruolo esistente, cliccare su <Gestisci> e poi su <Duplica> per clonarne la configurazione e successivamente intervenire in variazione, abilitando o disabilitando le varie funzionalità disponibili.

In entrambi i casi, per completare le operazioni è necessario cliccare sul pulsante <Salva>.

Per cancellare invece un ruolo specifico, selezionarlo dalla lista e poi cliccare sul pulsante <Gestisci> e successivamente sul pulsante <Elimina>, confermandone poi la cancellazione.

La funzionalità Parametri Workflow permette all'utente abilitato di configurare le opzioni di gestione delle notifiche relative ai vari processi autorizzativi.

La procedura consente di abilitare o disabilitare l'invio delle notifiche tramite app e/o mail e di personalizzarne il contenuto e la modalità di trasmissione (schedulato o in tempo reale).

Il sistema prevede una configurazione di default, sulla quale è possibile intervenire in modifica, cliccando sul pulsante <Gestisci> e poi sulla voce "Modifica":

A questo punto è possibile iniziare a personalizzare la configurazione, partendo dalla scheda "Parametri Generali":

Con i campi:

·         Abilita l'invio e-mail ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai responsabili che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio e-mail ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai collaboratori che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         E-mail per segnalazioni amministrative/tecniche: indica l'indirizzo e-mail a cui verranno trasmessi eventuali log per problemi tecnici o amministrativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai responsabili che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai collaboratori che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Non eseguire mai l'elaborazione giornaliera: se flaggato, impedisce l'esecuzione automatica dell'elaborazione giornaliera ogni volta che un giustificativo viene inserito. Di norma questo campo viene abilitato per ridurre il carico dei processi elaborativi sui server.

 Importante! L'eventuale invio schedulato delle notifiche, configurabile nella scheda Opzioni di schedulazione, è subordinato all'attivazione dei campi Abilità l'invio e-mail ai responsabili e Abilita l'invio e-mail ai dipendenti.

Successivamente è possibile personalizzare i testi delle mail di notifica accedendo alla scheda Testi delle e-mail:

Sono presenti di default le mail di notifica per i responsabili e per i dipendenti, sulle quali è possibile accedere in variazione, tramite il pulsante Modifica, per intervenire sull'oggetto e sul testo, componendo delle notifiche ad hoc, grazie all'utilizzo di parametri che permettono di esporre nella mail il contenuto e le caratteristiche del giustificativo oggetto del workflow autorizzativo.

Il pulsante <Nuovo> viene invece utilizzato per creare notifiche ex-novo oppure per creare quelle relative alle mail con invio schedulato, con testo e parametri necessariamente differenti rispetto alle notifiche standard.

Il pulsante <Elimina> permette infine di cancellare una notifica.

 Lo sapevi che ... È possibile configurare delle notifiche in lingua inglese, che verranno inviate soltanto agli utenti con profilo di login impostato appositamente con lingua inglese.

L'ultima scheda, "Opzioni di schedulazione", permette all'utente abilitato di configurare l'invio schedulato delle mail di notifica, affinché i collaboratori ed i responsabili le ricevano opzionalmente ad orari specifici (0930, 1400 e 1830). In questo modo viene ridotto il traffico di mail, raggruppando le varie richieste di autorizzazione e le relative approvazioni in mail riepilogative.

Per completare l'inserimento o la modifica sarà sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

La funzionalità Categorie di bacheca:

·         Riporta di default le categorie di sistema (Avviso, Novità, Peoplelink, Sindacato), che in precedenza erano gestite in modo fisso direttamente dalla Bacheca, che non potranno essere modificare o eliminate

·         Permette di configurare ulteriori nuove categorie per gli articoli della bacheca, indicandone anche il colore.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Categorie di bacheca

Per creare un nuovo codice di Categorie di bacheca, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Categorie di bacheca.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Colore.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Categorie di bacheca.

La funzionalità Opzioni per l’invio del Riepilogo/Promemoria consente di configurare il contenuto delle e-mail riepilogative a notifica degli eventi di cui la funzionalità Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria.

 La configurazione di questa funzionalità vale solo per le notifiche via e-mail.

Configurazione dei testi delle e-mail

Per inserire il testo delle e-mail da recapitare è sufficiente cliccare sul pulsante <Modifica> e poi <Nuovo>.

Si apre la maschera "Aggiungi un nuovo elemento".

I campi da compilare sono:

·         Tipologia Dove è possibile selezionare:

·         Intestazione e-mail

·         Piè pagina e-mail

·         Oggetto e-mail

·         Lingua Italiano

·         Testo.

Cliccare sul pulsante <Salva>per salvare.

 In mancanza di configurazione dei parametri delle Opzioni per l'invio Riepiloghi/Promemoria, saranno utilizzati quelli di default di sistema.

La funzionalità Regole per l'invio del Riepilogo/Promemoria consente di configurare la ricezione (al momento solo con e-mail) di eventuali notifiche o promemoria riepilogativi.

 Importante!" Per tutte le tipologie di notifiche/promemoria previste, è necessario avere attivo il Modulo "Vista", ad eccezione delle tipologie:

·         Invio anomalie cartellino presenze

·         Workflow delle prenotazioni (solo con il modulo "Booking" attivo)

Mentre la tipologia:

·         Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.) è valida solo per l'impianto con attiva la personalizzazione relativa all'approvazione diretta dello straordinario (che non segue le normali regole del workflow autorizzativo).

Configurazione delle Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria

Per creare un nuovo codice di Regole per l'invio di Riepilogo/promemoria, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Ordine di esecuzione

·         Disabilita Quando selezionato è disabilitato l'invio del promemoria

·         Tipologia Per la generazione delle notifiche è possibile selezionare una delle tipologie previste nell'elenco:

o   Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)

o   Bacheca

o   Compleanni

o   Confronto ore su Timesheet con ore di Presenza

o   Dipendenti con data di cessazione temporanea in scadenza

o   Dipendenti con Giustificativi

o   Dipendenti con rapporto di lavoro in scadenza

o   Dipendenti in procinto di assunzione

o   Eventi anagrafici che necessitano di presa visone

o   Eventi anagrafici con richieste di modifica

o   Eventi anagrafici di idoneità

o   Eventi anagrafici in scadenza

o   Eventi anagrafici incompleti

o   Invio anomalie cartellino presenze

o   Lead inattivi

o   Legende anagrafiche non compilate

o   Log elaborazioni

o   Note spese in fase di compilazione

o   Pianificazione ferie: Controllo sui dati

o   Pianificazione ferie: Modifica stato di approvazione

o   Pianificazione ferie: Promemoria

o   Richieste in attesa di approvazione

o   Scadenza del periodo di prova

o   Schede di valutazione completate

o   Schede di valutazione da completare

o   Workflow delle prenotazioni di Booking.

·         Modalità di invio Tramite email, sulla App Mobile o entrambe le modalità in contemporanea

·         Indirizzi e-mail per invii aggiuntivi

·         Fasce orarie

·         Giorni di esecuzione.

A seconda della tipologia scelta sarà possibile inviare le il promemoria a determinati utenti:

·         agli amministratori (tutti indistintamente)

·         ai responsabili delle Unita Organizzative (dirette)

·         ai responsabili delle Unita Organizzative (indirette)

·         ai dipendenti.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare il codice di Regole di profilazione eventi.

 In base alla tipologia di promemoria configurato è possibile poter compilare dei campi aggiuntivi relativi al promemoria da generare. Esempio in caso di promemoria per Richieste/Giustificativi:

La funzionalità Domande per sondaggi permette di configurare tutte le domande utili, che si vorranno porre a dipendenti e/o responsabili, ai vari sondaggi aziendali.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Domande e sondaggi

Per creare un nuovo codice di Domande e sondaggi, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Domande per sondaggi.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione Campo riservato alla domanda del sondaggio

·         Note

·         Disabilitata Per disabilitare la domanda in fase di creazione di nuova scheda di valutazione/sondaggi.

·         Consenti multi-risposta Per attivare la possibilità di dare più risposte alla stessa domanda

·         Risposta obbligatoria Per rendere obbligatoria una risposta alla domanda.

Nella parte inferiore della maschera, la zona riservata alla configurazione di tutte le risposte possibili alla domanda. Cliccando sul pulsante Nuovo si apre la maschera Aggiungi nuovo elemento con i campi:

·         Risposta Dove scrivere una delle possibili risposte alla domanda.

·         Mostra campo per risposta personale Quando selezionato, in fianco alla risposta sarà disponibile un campo per una nota/commento alla risposta (es.:, per le risposte "Altro")

·         Risposta personale obbligatoria Quando selezionato il campo risposta personale deve essere necessariamente compilato.

Terminata la configurazione cliccare sul pulsante Salva per il salvataggio del codice di Domande e sondaggi.