Potete configurare la struttura aziendale e il suo organigramma.

Inoltre, per configurare, è anche necessario l'albero autorizzativo delle richieste e delle Note spese.

Creazione di una nuova Unità Organizzativa

Per creare una nuova Unità Organizzativa selezionate l'unità di partenza dall'elenco posto sulla sinistra e cliccate <Crea unità organizzativa figlio>.

La videata è composta da:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota (facoltativo)

·         Ordine: se presenti due o più unità organizzative sullo stesso livello gerarchico, questo campo può essere utilizzato per definire un ordinamento.

·         Colore:  identifica il colore dell'unità organizzativa.

·         Profilo Richieste: indica a quale profilo richieste di tipo master deve essere collegata l'unità organizzativa. Il profilo identifica la lista delle richieste che il dipendente può visualizzare.

·         N° di Responsabili: indica il numero massimo di responsabili da collegare all'unità organizzativa.

Quando tutti i parametri saranno compilati, salvate il nuovo codice con <Salva>. Potete definire per ogni responsabile/struttura, il ruolo ed il livello di approvazione.

 Potete definire un livello di approvazione diverso da una richiesta all'altra.

Esempio - Lo stesso responsabile, per la medesima unità organizzativa, ha il ruolo di 2° livello appr. per tutte le richieste in generale. Questo significa che, anche se approva una richiesta, è comunque necessario l'approvazione di un altro responsabile con il ruolo di approvatore definitivo affinché la richiesta venga considerata approvata in modo definitivo.

Potete associare a diversi responsabili gli stessi livelli di approvazione; in questo modo, una richiesta può diventare definitiva anche con la sola approvazione di uno dei due responsabili che abbiano per la stessa unità il livello approvatore definitivo.

Assegnazione dei dipendenti alle unità organizzative

Una volta compilata la configurazione delle unità organizzative, è possibile gestire in modo dettagliato la struttura organizzativa con la funzionalità Anagrafica. In particolare definite quali sono:

·         i responsabili di ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Responsabile"

·         i dipendenti collegati ad ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Collaboratore.

Assegnazione massiva

L'associazione tra un dipendente e la sua unità organizzativa può essere effettuata anche in modo massivo da "Legende Soggetto". È sufficiente selezionare il campo "Unità autorizzativa" e procedere con l'assegnazione collettiva ai dipendenti selezionati.

Visualizzazione e modifica delle Unità Organizzative

Completate le associazioni da "Unità organizzative". Per visualizzare tutti i dettagli (o modificare) selezionate una Unità organizzativa.

Oltre ai dati configurativi dell'unità organizzativa, sarà ora possibile visualizzare anche:

·         i dipendenti appartenenti a questa Unità organizzativa

·         I responsabili e i relativi ruoli.

Potete accedere alle operazioni di modifica e gestione disponibili con Il bottone <Gestisci>, situato nella parte superiore della videata:

·         Modifica: per effettuare rettifiche all'unità organizzativa selezionata.

·         Elimina: per eliminare l'unità organizzativa selezionata. L'eliminazione è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa.

·         Sposta: per spostare l'unità organizzativa selezionata in una diversa posizione dell'organigramma. Lo spostamento è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa.

·         Aumenta Num. Responsabili: per aumentare il numero di responsabili massimi da collegare all'unità organizzativa selezionata, rispetto a quanto inizialmente configurato.

·         Visualizza l'elenco dei dipendenti associati: per visualizzare l'elenco dei dipendenti collegati all'unità organizzativa selezionata.

Con il bottone <Organigramma> visualizzate graficamente l'albero gerarchico dell'intera struttura aziendale o della singola unità organizzativa selezionata.

Con il bottone <Esporta Organigramma> esportate in Excel l'intero albero gerarchico o della singola unità organizzativa selezionata.

Potete creare, modificare o cancellare ruoli specifici per l'accesso al portale www.peoplelinkonline.com, definendo quali funzionalità rendere disponibili per ogni singolo modulo attivo sull'impianto.

È possibile differenziare l'accesso in funzione del ruolo aziendale ricoperto da ogni utente, abilitando solo le procedure necessarie ed inibendo, ad esempio, quelle relative alla configurazione del sistema, di norma rese disponibili soltanto agli amministratori.

Per creare un nuovo ruolo selezionate il bottone <Gestisci> e poi Crea. Verrà richiesto di selezionare il modulo su cui si desidera operare, creando un nuovo ruolo che, inizialmente, avrà tutte le procedure disabilitate di default.

Dovranno quindi essere abilitate solo le procedure strettamente necessarie per il tipo di utenza che accederà al portale.

In alternativa è possibile scegliere un ruolo esistente. Selezionate <Gestisci> e poi <Duplica> per clonare la configurazione esistente. Una volta duplicata, potete modificarla abilitando o disabilitando le funzionalità disponibili in base alle esigenze.

In entrambi i casi, per completare le operazioni, selezionate il bottone <Salva>.

Per eliminare un ruolo specifico, selezionatelo dalla lista, cliccate il bottone <Gestisci> e poi <Elimina>. Infine, confermate l'operazione per completare la cancellazione.

L'utente abilitato può configurare le opzioni di gestione delle notifiche relative ai vari processi autorizzativi.

È possibile abilitare o disabilitare l'invio delle notifiche tramite app e/o e-mail e di personalizzarne il contenuto e la modalità di trasmissione (schedulato o in tempo reale).

Il sistema prevede una configurazione di default, sulla quale è possibile intervenire in modifica, cliccando sul pulsante <Gestisci> e poi sulla voce "Modifica":

A questo punto è possibile iniziare a personalizzare la configurazione, partendo dalla scheda "Parametri Generali":

Con i campi:

·         Abilita l'invio e-mail ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai responsabili che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio e-mail ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione via mail delle notifiche ai collaboratori che sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         E-mail per segnalazioni amministrative/tecniche: indica l'indirizzo e-mail a cui verranno trasmessi eventuali log per problemi tecnici o amministrativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai responsabili: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai responsabili che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Abilita l'invio di notifiche push ai dipendenti: se flaggato, attiva la trasmissione delle notifiche push ai collaboratori che hanno installato l'app People@Time Map sul proprio smartphone e sono coinvolti nei vari processi autorizzativi.

·         Non eseguire mai l'elaborazione giornaliera: se flaggato, impedisce l'esecuzione automatica dell'elaborazione giornaliera ogni volta che un giustificativo viene inserito. Di norma questo campo viene abilitato per ridurre il carico dei processi elaborativi sui server.

 Importante! L'eventuale invio schedulato delle notifiche, configurabile nella scheda Opzioni di schedulazione, è subordinato all'attivazione dei campi Abilità l'invio e-mail ai responsabili e Abilita l'invio e-mail ai dipendenti.

Successivamente è possibile personalizzare i testi delle mail di notifica accedendo alla scheda Testi delle e-mail:

Sono presenti di default le mail di notifica per i responsabili e per i dipendenti, sulle quali è possibile accedere in variazione, tramite il pulsante Modifica, per intervenire sull'oggetto e sul testo, componendo delle notifiche ad hoc, grazie all'utilizzo di parametri che permettono di esporre nella mail il contenuto e le caratteristiche del giustificativo oggetto del workflow autorizzativo.

Il pulsante <Nuovo> viene invece utilizzato per creare notifiche ex-novo oppure per creare quelle relative alle mail con invio schedulato, con testo e parametri necessariamente differenti rispetto alle notifiche standard.

Il pulsante <Elimina> permette infine di cancellare una notifica.

 Lo sapevi che ... È possibile configurare delle notifiche in lingua inglese, che verranno inviate soltanto agli utenti con profilo di login impostato appositamente con lingua inglese.

L'ultima scheda, "Opzioni di schedulazione", permette all'utente abilitato di configurare l'invio schedulato delle mail di notifica, affinché i collaboratori ed i responsabili le ricevano opzionalmente ad orari specifici (0930, 1400 e 1830). In questo modo viene ridotto il traffico di mail, raggruppando le varie richieste di autorizzazione e le relative approvazioni in mail riepilogative.

Per completare l'inserimento o la modifica sarà sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.

Nella Categorie di bacheca sono riportate di default le categorie di sistema (Avviso, Novità, Peoplelink, Sindacato), gestite in precedenza in modo fisso direttamente dalla bacheca che non possono essere modificate o eliminate.

Potete configurare nuove categorie personalizzate per gli articoli della bacheca, specificandone anche il colore.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice categorie di bacheca

Per creare un nuovo codice di categorie di bacheca procedete come da flusso di seguito riportato.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di manutenzione/allegati/scadenze

Potete categorizzare:

·         gli allegati e/o le scadenze associati a:

o   Aziende

o   Legenda Sede

o   Asset aziendali

o   Edizioni di corsi formativi

·         le manutenzioni di:

o   Asset aziendali

o   Autovetture della funzionalità Anagrafica autovetture del modulo EXPENSES

È inoltre disponibile la sezione Controlli specifici sulle manutenzioni degli asset, per impostare la periodicità delle manutenzioni della categoria.

I campi a disposizione sono:

·         Controlla le date delle manutenzioni ogni: valore numerico che può essere espresso in giorni, mesi anni. Il dato è riferito alla data di acquisto o inizio noleggio dell’asset

·         Controlla la lettura dei Km ogni: dato riferito alla lettura del chilometraggio dell’ultima manutenzione

·         Controlla la lettura delle ore ogni: dato riferito alle ore di utilizzo dall’ultima manutenzione

Per creare un nuovo codice di Categorie di manutenzione, allegati e scadenze procedete come da flusso di seguito riportato.

Utilizzare le Categorie di manutenzione/scadenze/allegati

Potete utilizzare gli elementi creati nelle funzionalità Categorie di asset aziendali, nella sezione Categorie di dettaglio per documenti, allegati e scadenze,

oppure direttamente nelle relative schede delle funzionalità:

·         Aziende

·         Legenda Sede: Documenti, scadenze e altri

·         Clienti e fornitori

·         Asset

·         Edizioni dei corsi formativi

·         Autovetture (solo manutenzioni)

Potete configurare il contenuto delle e-mail riepilogative a notifica degli eventi di cui la funzionalità Regole per invio di Riepilogo/Promemoria.

 La configurazione di questa funzionalità vale solo per le notifiche via e-mail.

Configurare i testi delle e-mail

Menu: IDENTITIES+VISTA > Identities: Configurazioni e parametri >Promemoria > Opzioni per invio Riepilogo/Promemoria

Per configurare i testi delle e-mail procedete come da flusso di seguito riportato.

 È possibile personalizzare la descrizione del titolo di una notifica selezionando il campo Usa la descrizione dei summary come intestazione dei vari promemoria:.

Quando selezionato, nel promemoria è riportata la descrizione configurata nel codice della Regola per invio Riepilogo/Promemoria.

In mancanza di configurazione dei parametri delle Opzioni per invio Riepiloghi/Promemoria, saranno utilizzati quelli di default di sistema.

Potete configurare la ricezione di eventuali notifiche o promemoria riepilogativi, al momento solo con e-mail.

 Per tutte le tipologie di notifiche/promemoria previste, è necessario avere attivo il Modulo Vista, ad eccezione delle tipologie:

·         Invio anomalie cartellino presenze

·         Workflow delle prenotazioni (solo con il modulo "Booking" attivo)

Mentre la tipologia "Autorizzazione straordinari diretta su voce (pers.)" è valida solo per l'impianto con attiva la personalizzazione relativa all'approvazione diretta dello straordinario (che non segue le normali regole del workflow autorizzativo).

Configurazione delle Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria

Menu: IDENTITIES+VISTA > Identities: Configurazioni e parametri > Promemoria > Regole per l'invio Riepilogo/Promemoria

Per creare un nuovo codice di Regole per l'invio di Riepilogo/promemoria, selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Appare la videata relativa alla creazione del codice della funzionalità Regole per l'invio di Riepilogo/Promemoria.

Di seguito i campi presenti oltre al codice, descrizione e nota:

A seconda della tipologia di regola selezionata sarà possibile inviare il promemoria a determinati utenti come:

·         gli amministratori (tutti indistintamente)

·         i responsabili delle Unita Organizzative (dirette)

·         i responsabili delle Unita Organizzative (indirette)

·         i dipendenti.

Potete salvare il codice di Regole per l'invio di Riepilogo/promemoria con il bottone <Salva>.

Esempio: configurazione Regole per l'invio di Riepilogo/promemoria

In base alla tipologia di promemoria configurata, è possibile compilare dei campi aggiuntivi relativi al promemoria da generare (es.: in caso di promemoria per Richieste/Giustificativi):

Potete configurare tutte le domande utili, che si vorranno porre a dipendenti e/o responsabili, ai vari sondaggi aziendali.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice di Domande e sondaggi

Per creare un nuovo codice di Domande e sondaggi selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Compare la videata relativa alla creazione del codice della funzionalità Domande per sondaggi.

Con i campi:

·         Codice

·         Descrizione Campo riservato alla domanda del sondaggio

·         Note

·         Disabilitata Per disabilitare la domanda in fase di creazione di nuova scheda di valutazione/sondaggi.

·         Consenti multi-risposta Per attivare la possibilità di dare più risposte alla stessa domanda

·         Risposta obbligatoria Per rendere obbligatoria una risposta alla domanda.

Nella parte inferiore della maschera, la zona riservata alla configurazione di tutte le risposte possibili alla domanda. Cliccando sul pulsante Nuovo si apre la maschera Aggiungi nuovo elemento con i campi:

·         Risposta Dove scrivere una delle possibili risposte alla domanda.

·         Mostra campo per risposta personale Quando selezionato, in fianco alla risposta sarà disponibile un campo per una nota/commento alla risposta (es.:, per le risposte "Altro")

·         Risposta personale obbligatoria Quando selezionato il campo risposta personale deve essere necessariamente compilato.

Terminata la configurazione salvate il codice di Domande e sondaggi con il bottone sul pulsante <Salva>.