Potete configurare la struttura aziendale e il suo organigramma.

Inoltre, per configurare, è anche necessario l'albero autorizzativo delle richieste e delle Note spese.

Creazione di una nuova Unità Organizzativa

La funzionalità è composta da tre tab:

·         Unità organizzativa

·         Aree

·         Posizioni lavorative.

Unità organizzativa

Per creare una nuova Unità Organizzativa selezionate l'unità di partenza dall'elenco posto sulla sinistra e cliccate <Crea unità organizzativa figlio>.

La videata è composta da:

·         Codice

·         Descrizione

·         Nota (facoltativo)

·         Ordine: se presenti due o più unità organizzative sullo stesso livello gerarchico, questo campo può essere utilizzato per definire un ordinamento.

·         Colore: identifica il colore dell'unità organizzativa.

·         Profilo Richieste: indica a quale profilo richieste di tipo master deve essere collegata l'unità organizzativa. Il profilo identifica la lista delle richieste che il dipendente può visualizzare.

·         N° di Responsabili: indica il numero massimo di responsabili da collegare all'unità organizzativa.

Quando tutti i parametri saranno compilati, salvate il nuovo codice con <Salva>. Potete definire per ogni responsabile/struttura, il ruolo ed il livello di approvazione.

 Potete definire un livello di approvazione diverso da una richiesta all'altra.

Esempio: lo stesso responsabile, per la medesima unità organizzativa, ha il ruolo di 2° livello appr. per tutte le richieste in generale. Questo significa che, anche se approva una richiesta, è comunque necessario l'approvazione di un altro responsabile con il ruolo di approvatore definitivo affinché la richiesta venga considerata approvata in modo definitivo.

Potete associare a diversi responsabili gli stessi livelli di approvazione; in questo modo, una richiesta può diventare definitiva anche con la sola approvazione di uno dei due responsabili che abbiano per la stessa unità il livello approvatore definitivo.

Assegnazione dei dipendenti alle unità organizzative

Una volta compilata la configurazione delle unità organizzative, è possibile gestire in modo dettagliato la struttura organizzativa con la funzionalità Anagrafica. In particolare definite quali sono:

·         i responsabili di ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Responsabile"

·         i dipendenti collegati ad ogni unità organizzativa dal tab "Ruolo Collaboratore.

Assegnazione massiva

L'associazione tra un dipendente e la sua unità organizzativa può essere effettuata anche in modo massivo da "Legende Soggetto". È sufficiente selezionare il campo "Unità autorizzativa" e procedere con l'assegnazione collettiva ai dipendenti selezionati.

Visualizzazione e modifica delle Unità Organizzative

Completate le associazioni da "Unità organizzative". Per visualizzare tutti i dettagli (o modificare) selezionate una Unità organizzativa.

Oltre ai dati configurativi dell'unità organizzativa, sarà ora possibile visualizzare anche:

·         i dipendenti appartenenti a questa Unità organizzativa

·         I responsabili e i relativi ruoli.

Potete accedere alle operazioni di modifica e gestione disponibili con Il bottone <Gestisci>, situato nella parte superiore della videata:

·         Modifica: per effettuare rettifiche all'unità organizzativa selezionata.

·         Elimina: per eliminare l'unità organizzativa selezionata. L'eliminazione è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa.

·         Sposta: per spostare l'unità organizzativa selezionata in una diversa posizione dell'organigramma. Lo spostamento è possibile solo se non sono presenti responsabili, dipendenti e richieste in attesa di approvazione associate a tale unità organizzativa.

·         Aumenta Num. Responsabili: per aumentare il numero di responsabili massimi da collegare all'unità organizzativa selezionata, rispetto a quanto inizialmente configurato.

·         Visualizza l'elenco dei dipendenti associati: per visualizzare l'elenco dei dipendenti collegati all'unità organizzativa selezionata.

Con il bottone <Organigramma> visualizzate graficamente l'albero gerarchico dell'intera struttura aziendale o della singola unità organizzativa selezionata.

Con il bottone <Esporta Organigramma> esportate in Excel l'intero albero gerarchico o della singola unità organizzativa selezionata.

Aree per Unità Organizzative

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Configurazione e parametri > VISTA: Gestione HR > Aree per Unità Organizzative

Questo sviluppo nasce per offrire una gestione più avanzata rispetto a quella attualmente utilizzata nel workflow di TIME.

Abbiamo implementato la funzionalità Aree per unità organizzative per configurare il codice e la descrizione dell'area che associate ad una singola Unità Organizzativa o a tutta la gerarchia di una specifica Unità Organizzativa.

Al momento l'indicazione delle aree è solo figurativa nella funzionalità delle Unità organizzative; con i prossimi rilasci, le aree potranno essere utilizzate in export o in altre funzionalità.

Gestione delle Posizioni Lavorative e dei Ruoli Aziendali nelle Unità Organizzative

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Unità Organizzativa

È stata introdotta la possibilità di associare e gestire posizioni lavorative e ruoli aziendali all'interno delle unità organizzative.

All'interno della configurazione di una Unità Organizzativa, è stato aggiunto il tab Posizioni lavorative e ruoli aziendali, dove potete:

·         definire le posizioni attese per ciascuna unità organizzativa

·         evidenziare le posizioni mancanti

·         assegnare un budget allocato per ciascuna posizione

·         analizzare eventuali problematiche.

Il tutto come già previsto nella funzionalità Azienda e Legenda sede con i campi:

·         Stato, contraddistinto da diverse icone che indicano se:

o   il numero di posizioni è minore di quello previsto

o   il numero di posizioni è maggiore di quello previsto

o   il numero di posizioni è coerente con quanto previsto

o   nessun soggetto ha quella posizione assegnata

o   lo storico della posizione non è valido ad oggi, non ci sarà nessuna icona

·         Validità (inizio-fine)

·         Numero minimo e massimo di posizioni richieste

·         Budget per singola posizione o complessivo, dove indicare l'eventuale importo stanziato per singola posizione o complessivo per le posizioni lavorative richieste.

·         Tipologia di costo (RAL, RAG, CLA).

Inoltre in testata è possibile visualizzare la media delle posizioni richieste ed eventuali posizioni vacanti, delle posizioni obbligatorie mancanti, nonché il totale del budget allocato per valuta, quando configurato.

È anche a disposizione un riepilogo dettagliato in base alle posizioni lavorative configurate per quell'azienda/sede cliccando sul link Approfondisci.

 A differenza delle funzionalità Azienda e Legenda Sede, l'anagrafica delle posizioni lavorative non prevede l'obbligatorietà per unità organizzativa. Inoltre, non è prevista l'associazione diretta tra posizione e unità organizzativa al momento dell'assegnazione a un soggetto. Questo perché l'associazione specifica a Sede e Azienda è finalizzata alla gestione della sicurezza, mentre per le unità organizzative tutte le posizioni lavorative (generiche, aziendali, di sede) possono essere associate liberamente.