La funzionalità Gestione Aziende permette di definire l'elenco delle ragioni sociali gestite in un impianto. Lo scopo è quello di indicare le informazioni principali relative alle varie aziende, compresi i dati che riguardano l'eventuale trasmissione dei dati di presenza al consulente paghe di competenza. L'elenco delle aziende include 3 aziende di "sistema" che devono essere sempre presenti in ogni impianto e che non possono essere cancellate.
L'azienda GENERAL serve per la corretta configurazione dei vari codici elaborativi dell'impianto. Le altre 2 aziende (CONTRIB e ADVISORS) servono invece per gestire i soggetti/dipendenti che non sono assunti nelle aziende principali, ad esempio collaboratori oppure consulenti esterni.
Creazione di un codice Azienda
Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES: Gestione > Aziende
Cliccate sul bottone <Gestisci> e selezionare la voce di menu Crea.
Appare la videata relativa alla creazione del codice con i seguenti tab:
· Anagrafica azienda
· Altri dati
· Scadenze
· Documenti e allegati
· Posizioni lavorative e ruoli aziendali
· Conservazione sostitutiva.
Anagrafica azienda
Per aggiungere una nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Gestisci> e poi selezionare "Crea". Comparirà la videata contenente tutti i campi che potranno essere compilati dall'utente per l'inserimento della nuova ragione sociale. Alcuni dei campi sono obbligatori (Codice e Ragione Sociale), altri invece risultano facoltativi e riguardano principalmente i dati fiscali dell'azienda e l'indirizzo.
I dati dell'indirizzo possono essere generati automaticamente utilizzando il pulsante <Cerca>, attivo solo con il modulo GEOPATH abilitato. In ogni caso si consiglia di inserire la sigla relativa alla Nazione con i codici a tre lettere ISO 3.
I campi:
· Data chiusura definitiva: potete proteggere da eventuali ripristini o interventi involontari i dati del cartellino presenze relativi a periodi che precedono la data qui indicata.
· Logo: potete caricare il logo personalizzato della vostra azienda in testata (in altro a sinistra, in sostituzione a quello Peoplelink).
L'ultima sezione viene utilizzata per indicare le informazioni che identificano in maniera univoca l'azienda nel programma paghe. Questi campi divengono quindi obbligatori nel caso in cui sia prevista l'esportazione dei dati presenze al consulente payroll.
Con il campo Codice per procedura contabilità potete fare una personalizzazione specifica di un cliente, che serve per distinguere l'azienda all'interno della procedura di contabilità aziendale. In futuro potrà essere utilizzato per eventuali export.
Altri dati
Potete ora configurare fino a 3 codici ATECO 2025 e 3 codici NACE per ciascuna azienda registrata sul portale, tramite il file fornito dall'Unione europea rev. 2, utilizzando i seguenti campi:
· ATECO 2025 (principale)
· ATECO 2025 (secondario 1)
· ATECO 2025 (secondario 2)
· NACE 2.1 (principale)
· NACE 2.1 (secondario 1)
· NACE 2.1 (secondario 2).
Potete recuperare il codice NACE anche partendo dal codice ATECO 2025, selezionando il bottone <Converti da ATECO>.
Nel tab sono presenti anche dei campi personalizzati (1,2,3) e il campo Codice interno applicazione non modificabile. Questi vi possono essere utili in caso di integrazioni con applicativi esterni, servono per gestire specifiche personalizzazioni e il loro significato cambia in base all'utilizzo che si decide di farne.
Scadenze
Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'azienda.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Categoria | Selezionare la categoria della scadenza dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di manutenzioni, allegati, scadenze |
Scadenza | Inserire la data di scadenza |
Nota | Scrivere una note libera |
Allegato | Caricare un file |
Documenti e allegati
Potete gestire e visualizzare le scadenze riferite all'azienda.
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Categoria | Selezionare la categoria della scadenza dall'elenco collegato alla funzionalità Categorie di manutenzioni, allegati, scadenze |
Nome | Scrivere il nome del documento |
Nota | Scrivere una nota libera |
Mostra ai dipendenti inforza sull'azienda | Quando selezionato, i documenti allegati sono disponibili ai dipendenti nella funzionalità i Miei documenti di DOCKS (campo predisposto per sviluppi futuri) |
Allegato | Caricare un file |
Posizioni lavorative e ruoli aziendali
Potete gestire e visualizzare le posizioni lavorative e ruoli aziendali configurando i seguenti campi a disposizione:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Stato | Contraddistinto da diverse icone che indicano se: · Il numero di posizioni è minore di quello previsto · Il numero di posizioni è maggiore di quello previsto · Il numero di posizioni è coerente con quanto previsto · Nessun soggetto ha quella posizione assegnata · Lo storico della posizione non è valido ad oggi, non ci sarà nessuna icona |
Posizione lavorativa o ruolo aziendale | Dove selezionare la posizione lavorative richiesta per quella sede |
Validità (inizio-fine) | Potete indicare anche il periodo di validità |
Numero minimo e massimo di posizioni richieste | Dove potete selezionare il numero di dipendenti che devono ricoprire la posizione lavorativa |
Budget per singola posizione e complessivo | Dove indicherete l'eventuale importo stanziato per singola posizione o complessivo per le posizioni lavorative richieste. |
Valuta | Indicate la valuta relativa a eventuali importi configurati |
Tipologia di costo | Relativi a RAL, RAG, CLA |
Nota | Testo libero |
Conservazione sostitutiva
Potete procedere alla configurazione di questo tab, per consentire l'invio dei documenti relativi alle note spese nella gestione documentale della piattaforma IX/CE (ARXivar). Questo vi permette di archiviare digitalmente i documenti associati alle note spese in conservazione sostitutiva, sostituendo la conservazione cartacea tradizionale e garantendo il mantenimento delle stesse caratteristiche di autenticità.
La Conservazione sostitutiva è visibile a tutti gli utenti che accedono alla funzionalità, ma l'intero contenuto sarà visibile solamente ai profili di login che hanno attivo il flag Utente con privilegi speciali nella configurazione della Login della funzionalità Anagrafica.
Gli altri utenti possono vedere solamente quale Provider per la Conservazione sostitutiva è stato abilitato.
Attualmente l'integrazione è predisposta solo con il provider «IX-CE»
I campi a disposizione sono:
CAMPO | DESCRIZIONE |
Provider per la conservazione sostitutiva | IX-CE |
Abilita la modifica della chiave di autenticazione | Da selezionare per attivare la modifica della chiave di autenticazione del provider della conservazione sostitutiva |
Chiave di autenticazione | È la chiave segreta e univoca fornita dal provider |
Abilita la conservazione sostitutiva per le Note spese | Quando selezionato, i documenti allegati sono disponibili ai dipendenti nella funzionalità i Miei documenti di DOCKS (campo predispoto per sviluppi futuri) |
Allegato | Caricare un file |
Metadati: valore per DATA_EMISSIONE | Informazioni aggiuntive da indicare in merito alla data di emissione della nota spese, con la possibilità di selezionare una delle seguenti opzioni: · Data di inizio della nota spese · Data odierna · Data di messa in attesa di approvazione della nota spese · Data di messa in pagamento della nota spese |
Metadati: valore per ANNO_IVA | Informazioni aggiuntive da indicare in merito all'anno IVA di riferimento della nota spese, con la possibilità di selezionare una delle seguenti opzioni: · Data di inizio della nota spese · Data odierna · Data di messa in attesa di approvazione della nota spese · Data di messa in pagamento della nota spese |
Metadati: valore per ANNO_FISCALE_DAL e ANNO_FISCALE_AL | Informazioni aggiuntive da indicare in merito all'anno fiscale di riferimento della nota spese, con la possibilità di selezionare una delle seguenti opzioni: · Data di inizio della nota spese · Data odierna · Data di messa in attesa di approvazione della nota spese · Data di messa in pagamento della nota spese |
La compilazione della partita IVA e del codice fiscale nel tab Anagrafica azienda sono obbligatori e devono coincidere con quelli anagrafati nel software di Conservazione sostitutiva.
La conservazione sostitutiva nello Storico spese
Potete procedere all'invio di una nota spese alla Conservazione sostitutiva tramite la funzionalità Sorico spese del modulo EXPENSES utilizzando il bottone <Invia in conservazione sostitutiva>, previa attivazione del flag previsto, posto alla sinistra del bottone <Genera pdf> e solo per le note spese con stato Messa in pagamento.
Al termine dell'operazione non sarà più possibile effettuare qualsiasi modifica della nota spese, potrà essere solo stampata o visualizzata.
Alla fine del processo apparirà lo stato attuale del documento in fase di conservazione sostitutiva.
Gli stati previsti sono:
· Con conservazione sostitutiva completata
· Con conservazione sostitutiva in corso
· Con conservazione sostitutiva in errore
Per completare l'inserimento della nuova azienda è sufficiente cliccare sul pulsante <Salva>.
La modifica o l'integrazione dei dati (tranne il campo Codice) è sempre a disposizione dell'utente, tramite il menu Gestisci, selezionando il pulsante <Modifica>.
Nel menu Gestisci è presente la voce Configura impostazioni inserimento anagrafica, che consente di predefinire alcune regole relative all'inserimento di nuove anagrafiche.
È possibile indicare la lunghezza della matricola ed eventuali caratteri o cifre utilizzabili come prefisso o suffisso della matricola inserita.
La conservazione sostitutiva nella Gestione documenti di DOCKS
I file inviati a IX-CE vengono archiviati in formato pdf come backup sul portale Peoplelink sotto la tipologia di documenti Conservazione sostitutiva della categoria Aziendali privati.
Il modulo DOCKS PLUS deve essere abilitato.
