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Eventi anagrafici

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Inquadramento

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Introduzione agli Eventi anagrafici

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Gli eventi anagrafici di PEOPLELINK sono un'entità fondamentale per il funzionamento dei moduli di Vista.

 

L'evento anagrafico rappresenta qualsiasi dato anagrafico, evento o attività che deve essere riferito ad uno specifico momento o periodo nella storia del dipendente.

 

Gli eventi anagrafici consentono di estendere l'anagrafica di base di PEOPLELINK in modo da aumentarne la flessibilità e le funzionalità e renderla più strutturata e completa.

 

L'evento anagrafico viene declinato e configurato a seconda dell'ambito di applicazione (es.: Titoli di studio, RAL, Destinazione TFR, Premi di produzione, Addebiti/Accrediti, Fringe benefit, Certificati di idoneità, Accordi, Colloqui, …).

 

Ogni categoria di evento anagrafico può avere una struttura libera o essere configurata per riferirsi a tipologie predefinite (RAL, Indirizzo, Conto bancario, ecc.) o integrate con gli altri moduli di Vista (Formazione, Asset, DPI, ecc.)

 

È inoltre possibile configurare e personalizzare nuove categorie di eventi anagrafici sulla base delle esigenze dell'azienda.

Per ogni categoria anagrafica è possibile indicare se prevedere o meno la gestione di un file allegato facoltativo, obbligatorio o necessario (caricabile anche in un secondo momento).

Schede pratiche

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Configurare le categorie di eventi

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di eventi

Potete configurare un elenco di eventi (indirizzo, documenti personali, titoli di studio, asset in dotazione, corsi, ecc.) che andranno a popolare il fascicolo del dipendente.

Potete assegnare alle risorse le categorie di evento con diverse funzionalità amministrative:

·         Eventi anagrafici

·         Eventi anagrafici dei miei collaboratori

·         Eventi anagrafici per il dipendente dalla funzionalità Il Mio Profilo

·         Eventi anagrafici dalla funzionalità amministrativa Anagrafica.

Creare un codice di Categorie di eventi

Cliccate su <Gestisci>, selezionate Crea e compilate i campi di interesse.

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Nota pubblica/Istruzioni per compilazione

Potete scrivere una nota, es.:

 

L'utente legge la nota in fase di compilazione dell'evento:

Raggruppamento in

Per collegare la categoria di evento ad un codice di Gruppo di categoria di eventi precedentemente configurato nell'apposita funzionalità

Tipologia avanzata

In base alla tipologia selezionata si attivano, alla creazione di un evento, dei campi aggiuntivi.

I campi saranno fissi e non potranno essere personalizzabili dall'utente se non previo sviluppo ad hoc.

Non è possibile modificare la tipologia avanzata di una categoria di evento già salvato.

A destra del campo è disponibile un link (Anteprima) che descrive in modo dettagliato l'utilizzo di tutte le tipologie avanzate previste.

Le Tipologie avanzate attualmente previste, con i rispettivi campi aggiuntivi, sono:

·         Asset generico in dotazione (dotazione, quantità, taglia)

·         Asset specifici in dotazione (dotazione)

·         Attestato/Certificazione (edizione del corso, titolo certificazione, organizzazione emittente, ID/numero attestato, voto)

·         Corso di formazione (esito) - (piano formativo, edizione del corso, durata (ordinarie), durata (ore straordinarie), durata (ore straordinarie non autorizzate, durata (assenza), partecipazione, esito, punteggio).

I campi durata non sono obbligatori, servono agli amministratori per fare statistiche sulla partecipazione ai corsi utilizzando i dati che vengono generati e mostrati nel file di Excel degli eventi anagrafici.

·         I campi data inizio, data fine e esito, concorrono ad effettuare controlli di congruità per definire se il corso sostenuto sia ancora valido (per tutti i corsi che hanno una determinata validità e per i quali periodicamente è previsto un aggiornamento, come il corso sulla sicurezza e altri).

·         Corso di formazione (tracking sessione) - (piano formativo, edizione del corso, durata (ordinarie), durata (ore straordinarie), durata (ore straordinarie non autorizzate, durata (assenza), partecipazione, esito, punteggio).

Vale solo per indicare che in determinate date si è tenuto il corso; questa tipologia non concorre alla verifica dei controlli di congruità per la validità del corso.

·         Costo orario (importo)

·         Curriculum (nessun dato aggiuntivo)

·         Dati bancari (tipologia di conto corrente, intestatario conto corrente, nome banca, indirizzo banca, IBAN, SWIFT)

Il campo tipologia di conto corrente restituisce la lista degli elementi personalizzati configurati (non è un campo obbligatorio quindi la funzionalità collegata potrebbe restare inutilizzata se non necessaria)

·         Destinazione del TFR. con importi (fondo di intestazione del TFR, data di adesione, data di consegna del modulo TFR, quota del TFR destinato al fondo, quota aggiuntiva a carico del dipendente, quota aggiuntiva a carico dell'azienda)

·         Il campo fondo di intestazione del TFR restituisce la lista degli elementi configurati.

·         Destinazione TFR. con percentuali (fondo di intestazione del TFR, data di adesione, data di consegna del modulo TFR, percentuale del TFR destinato al fondo, percentuale aggiuntiva a carico del dipendente, percentuale aggiuntiva a carico dell'azienda).

Il campo fondo di intestazione del TFR è collegato all'omonima funzionalità e restituisce la lista degli elementi ivi configurati.

·         Documento personale (numero / codice, categoria, Rilasciata da / presso)

·         Familiare (tipologia familiare, nominativo, codice fiscale, Via, civico, provincia (sigla), CAP, Nazione)

·         File semplificato (nessun dato aggiuntivo)

·         Idoneità (con gestione rischi) (idoneità, autocertificazione, soglia massima di rischio, tipologia di rischio di non idoneità, prescrizioni)
 L'utilizzo di questa tipologia prevede l'abilitazione del modulo VISTA: sicurezza sul lavoro

·         Importo con data di addebito (importo, data di addebito o accredito)

·         Importo con quantità (importo, quantità)

·         Importo con quantità e voce presenze (importo, quantità, voce presenze)

·         Importo ripetitivo (solo campo importo, periodo di riferimento la data di inizio e fine evento)

·         Importo semplice (solo campo importo, data di riferimento la data di inizio evento)

·         Indirizzo (Via-civico, Comune, Provincia, CAP, Nazione)

·         Netto mensile (importo, mensilità)

·         Premio di produzione (importo iniziale/concordato, importo)

·         RAL (importo)

·         Titolo di studio (titolo di studio, categoria, presso, conseguito il, voto).

I campi Titolo di studio e categoria titolo di studio sono collegati alle rispettive funzionalità e restituiscono la lista degli elementi ivi configurati.

·         Visita medica (nominativo medico, esito (idoneo, con limitazioni, con prescrizioni, con limitazioni e prescrizioni, non idoneo), esito permanente, presso).

Tipologia di periodizzazione

·         Data inizio (o comunque una data unica in cui si è verificato l'evento)

·         Data e ore di inizio

·         Data di inizio e di fine

·         Data e ora di inizio e di fine.

Modalità singolo giorno

Se selezionato, potete vedere l'evento negli Eventi anagrafici solo se rientra nel periodo indicato, altrimenti si vede sempre (valido per gli eventi con periodizzazione data inizio).

Calcola automaticamente la data fine

Se selezionato, genera automaticamente la data di fine (valido per gli eventi con periodizzazione data di inizio e di fine).

Creato per eventi di tipo corso o asset che possono avere scadenze fisse a partire dalla data di inizio indicata.

La data verrà caricata automaticamente dopo aver selezionato il tipo di asset o corso.

Icona

Potete selezionare un'icona dall'elenco precaricato

Colore

Potete assegnare un colore alla categoria di evento

Nascondi e non gestire il testo dell'evento

Se selezionato nasconde l'area riservata al testo

Testo dell'evento obbligatorio

Se selezionato impedisce il salvataggio dell'evento anagrafico se l'area riservata al testo non è stata compilata

Permetti al dipendente di richiedere una modifica

Se selezionato il dipendente può richiedere la modifica di un evento (da Il mio profilo)

Permetti al dipendente di creare un nuovo evento anagrafico

Se selezionato il dipendente può creare l'evento in autonomia (da Il mio profilo)

Preseleziona la visibilità per il responsabile

Se selezionato, il campo visibile al responsabile (quando crea un nuovo evento) appare selezionato

Preseleziona la visibilità per il dipendente

Se selezionato, il campo visibile al responsabile (quando crea un nuovo evento) appare selezionato

Mostra nella timeline anagrafica

Se selezionato potete visualizzare l'evento nelle funzionalità con Timeline

Mostra nell'anagrafica del cartellino amministratore

L'utente amministratore può vedere l'elenco degli eventi anagrafici dal Dettaglio anagrafico del dipendente

Mostra sul documento della scheda anagrafica

Se selezionato potete vedere l'evento nel riepilogo stampabile del documento nella funzionalità Anagrafica.

Nascondi e non gestire l'upload allegato

Se selezionato il campo dell'allegato viene nascosto

Upload allegato

È possibile rendere un allegato:

·         Facoltativo

·         Necessario (caricabile in un secondo momento)

·         Obbligatorio (impedisce il salvataggio)

Allegato di default per le regole di profilazione eventi

Dove selezionare il file che popolerà tutti gli eventi anagrafici dalla funzionalità Profilazione eventi.

Conferma di lettura

Da selezionare quando è necessario il controllo della presa visione dell'evento anagrafico da parte dell'interessato; le opzioni previste per la presa visione di un evento sono:

·         Semplice, dove è sufficiente confermare l'avviso di presa visione

·         Con codice di conferma, in questo caso per confermare la lettura è necessario compilare il codice che appare nell'avviso di presa visione.

Operazioni da eseguire quando un dipendente viene dimesso

Potete scegliere le azioni da intraprendere in caso di cessazione di un dipendente, in merito all'evento assegnato; le azioni previste sono:

·         Archivia

·         Imposta data fine come data di dimissioni

·         Rimuovi scadenza e promemoria.

Nascondi e non gestire la data di scadenza

Se selezionato la data di scadenza viene nascosta

Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza o vicino al promemoria

Se non compilato prevale quanto configurato nelle Opzioni di VISTA

Numeri di giorni dopo cui un evento non risulta più scaduto o vicino al promemoria

Se non compilato prevale quanto configurato nelle Opzioni di VISTA

Imposta la scadenza automatica dopo "n° Giorni/Mesi/Anni" rispetto alla Data inizio/Data fine

Per impostare la data di scadenza automatica dell'evento

Permetti la modifica della scadenza automatica

Se selezionato potete modificare la scadenza automatica dell'evento

Voce paga per Time

Se selezionata la voce payroll consentite il passaggio (se previsto) a paghe di valori su eventi di determinate tipologie.

File paghe per Time

Se selezionato il file di export paghe, permettete il passaggio (se previsto) a paghe di valori su eventi di determinate tipologie.

 

Cliccate sul bottone <Salva> per salvare il codice di Categoria di eventi.

 

Configurare le Opzioni Vista

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Opzioni di Vista

Potete configurare alcuni comportamenti del modulo Vista, adattandolo alle esigenze dell'organizzazione.

Le configurazioni includono:

·         Organigramma e unità organizzative

·         Eventi anagrafici

·         Eventi anagrafici: scadenze e notifiche

·         Scadenze e notifiche

·         Asset aziendali

·         Rischi

·         Competenze

·         Posizioni lavorative e ruoli aziendali.

 

Per parametrizzare le Opzioni Vista cliccate su <Modifica>.

Analizziamo i campi previsti per le varie sezioni.

Organigramma e unità organizzative

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Nascondi l'Albero organizzativo di default ne' "Il mio profilo"

Se abilitato, l'utente non vedrà l'organigramma dell'unità autorizzativa di appartenenza, in Il mio profilo.

Alberi organizzativi aggiuntivi da mostrare in "Il mio profilo"

Se abilitato, l'utente non vedrà eventuali unità organizzative aggiuntive di appartenenza, in Il mio profilo.

 La selezione di questa opzione, preclude anche l'abilitazione della precedente.

Eventi anagrafici

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Nell'export degli eventi anagrafici, usa la data di inizio dei singoli eventi come riferimento per recuperare i valori delle legende anagrafiche

Potete esportare i relativi valori prendendo come riferimento la data di inizio dei singoli eventi anagrafici, oppure la data odierna (lasciando il campo deselezionato).

Eventi anagrafici: scadenze e notifiche

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Numero di giorni antecedenti che identificano un evento in scadenza o vicino al promemoria

Indica che l'evento è in scadenza e deve essere evidenziato

Numero di giorni dopo in cui l'evento non risulta più scaduto o vicino al promemoria

Indica dopo quanti giorni l'evento scaduto non deve apparire evidenziato perché scaduto da tempo

 

 Gli eventi evidenziati appariranno nella scheda Eventi della funzionalità Anagrafica e nelle funzionalità Eventi anagrafici previste per gli amministratori ed i responsabili (il tutto solo quando attivo il Modulo Vista).

Scadenze e notifiche

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Numero di giorni antecedenti che identificano una scadenza di un asset aziendale in scadenza

Per indicare la durata in giorni per cui le scadenze collegate alle funzionalità Asset aziendali, Aziende e Sedi aziendali devono apparire evidenziate, perché prossime alla scadenza.

Asset aziendali

 

La parametrizzazione dei campi serve per stabilire con quanto anticipo devono essere inviate le notifiche per le manutenzioni degli asset aziendali prossimi alla scadenza.

Dettaglio campi disponibili sono:

·         Numero di giorni antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

·         Numero di km antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

·         Numero di ore antecedenti che identificano un asset come manutenzione in scadenza

 

I dati configurati sono visibili anche nella scheda Dati avanzati della funzionalità Asset aziendali nella sezione dedicata ai controlli delle manutenzioni.

Rischi

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Scala per il calcolo della matrice dell'indice di rischio

Indica la scala che si decide utilizzare (4 o 5) per determinare la probabilità di infortuni e l'entità del danno per la valutazione dei rischi, nella funzionalità Matrici di rischio.

Scala per il calcolo della matrice dell'indice di rischio

Indica la scala che si decide utilizzare (4 o 5) per determinare la probabilità di infortuni e l'entità del danno per la valutazione dei rischi, nella funzionalità Matrici di rischio.

Competenze

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Abilita la visualizzazione dei livelli di alert sulle competenze

Se selezionato, abilita la visualizzazione della colonna Alert nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica e Anagrafica dei miei collaboratori

Abilita la visualizzazione dei rischi sulle competenze

Se selezionato, abilita la visualizzazione della colonna Rischi nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica ed Anagrafica dei miei collaboratori

In anagrafica, abilita la visualizzazione delle ultime 3 auto-valutazioni sulle competenze

Se selezionato, abilita la visualizzazione delle colonne relative alle ultime tre autovalutazioni - Auto-valutazione (-1), Auto-valutazione (-2), Auto-valutazione (-3) - nella scheda Competenze delle funzionalità Anagrafica

Abilita la visualizzazione delle competenze sulla Timeline

Se selezionato, le competenze collegate ad un soggetto, vengono visualizzate nella Timeline dell'Anagrafica.

Posizioni lavorative e ruoli aziendali

 

Di seguito i campi presenti:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Preferisci l'utilizzo delle Posizioni lavorative e ruoli aziendali piuttosto che della mansione

Se selezionato consente di visualizzare la posizione lavorativa, nelle funzionalità ove previsto (es.: Ricerca competenze su soggetti, Ricerche posizioni lavorative su soggetti, ecc.)

Ricerca competenze su soggetti

Tipologie di assegnazioni da mostrare a corredo del nominativo dei soggetti

Le posizioni lavorative di cui al campo precedente saranno visibili solo per gli stati selezionati nel campo (Effettiva, Temporanea, Proposta di cambio, Prospettiva di cambio, In prova, Archiviata).

 Se nessun valore è indicato, i dipendenti e tutti gli utenti che accedono a funzionalità in cui la posizione lavorativa è strettamente legata al nominativo con scopo di dettaglio (es.: il mio profilo, pianificazione ferie, ricerca competenze, ecc.), vedranno sempre e solo le posizioni lavorative con tipologia di assegnazione "Effettiva", "Temporanea" o "In prova". Nelle funzionalità "Anagrafica" e "Anagrafica dei miei collaboratori" saranno sempre visibili tutte le posizioni lavorative, a prescindere dalla tipologia di assegnazione.

 

Cliccare sul bottone <Salva>.

 

Gestire gli Eventi anagrafici

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: IDENTITIES+VISTA > VISTA: Gestione > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici

Potete organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

Gestire i miei eventi anagrafici

Per gestire gli eventi anagrafici selezionate il Periodo, In riferimento a (data evento/scadenza), la categoria dell'evento, i dipendenti usando i filtri in testata e confermate con <Continua>.

Dopo la conferma appaiono i dipendenti con gli eventi a loro associati.

 

Gli eventi possono essere contrassegnati da uno o più icone.

 

SIGNIFICATO

ICONA

Nuovo evento inserito oggi

ev1

Evento futuro

ev2

Presa visione

ev3

Allegato non presente, evento anagrafico incompleto o altra informazione che merita attenzione

ev4

 

È disponibile anche un filtro avanzato che si applica a tutti i campi delle categorie di evento. Comprende vari filtri trasversali applicabili agli eventi, indipendentemente dalla loro categoria.

·         Filtri trasversali:

o   Stato

o   Priorità

o   Scadenza

o   Allegato

o   Presa visione.

·         Le operazioni di confronto applicabili alla tipologia del campo, sono:

o   Uguale a

o   Diverso da

o   Minore di

o   Maggiore di

o   Compreso tra

o   Inizia con

o   Non inizia con

o   Finisce con

o   Non finisce con

o   Contiene testo

o   Non contiene testo

o   Contiene intera parola

o   Non contiene intera parola.

Creare un evento anagrafico

Cliccando su <Crea un nuovo evento>, appare la videata Aggiungi/Modifica evento con i seguenti campi:

CAMPO

DESCRIZIONE

Categoria

Per selezionare una delle Categorie eventi

Evento

Per scrivere una descrizione

Priorità

Per indicare il grado di priorità dell'evento:

·         Molto bassa

·         Bassa

·         Normale

·         Alta

·         Molto alta.

Stato

Per indicare uno dei tre stati previsti:

·         Unitario

·         Programmato

·         Concluso.

Visibile al dipendente

Se selezionato l'evento è visibile al dipendente

Visibile al responsabile

Se selezionato l'evento è visibile al responsabile

 

Nella sezione Allegato della videata potete selezionare un allegato relativo all'evento.

CAMPO

DESCRIZIONE

Allegato

Dove selezionare un file

 

Nella sezione Scadenze promemoria trovate i campi:

CAMPO

DESCRIZIONE

Data di scadenza/promemoria

Dove indicare la data e l'orario di scadenza o di promemoria dell'evento

Come da data di inizio evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di inizio

Come da data di fine evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di fine

 

 

 È possibile ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici

Potete modificare o eliminare l'evento con i bottoni <Modifica> o <Elimina>.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici

Potete archiviare e contemporaneamente duplicare un evento col bottone <Archivia e duplica>.

 

Potete creare un nuovo evento con la stessa categoria di quello archiviato dalla videata Aggiungi/modifica evento.

Gestire massivamente gli eventi anagrafici

È possibile agire massivamente sugli eventi anagrafici col bottone <Operazioni massive>.

 

 

La creazione del nuovo evento considera i soggetti filtrati, mentre tutte le altre operazioni terranno conto degli eventi selezionati.

A destra del bottone <Operazioni massive> trovate i pulsanti per selezionare e deselezionare gli eventi.

Degli indicatori evidenziano quanti soggetti sono filtrati e quanti selezionati.

Generare file di export in Excel degli eventi anagrafici e scaricare allegati

Dal bottone <Export> potete usare i seguenti comandi:

·         Export eventi selezionati: esporta gli eventi selezionati

·         Export soggetti a video: genera un report con i valori relativi solo alle legende del dipendente/soggetto

 Dovete abilitare nella scheda Impostazioni avanzate, funzionalità legenda soggetto/dipendente, il campo Mostra negli eventi anagrafici e nell’export delle competenze (non verranno esportati gli eventi anagrafici).

·         Scarica allegati: per scaricare tutti gli allegati degli eventi selezionati.

 

Gestire gli Eventi anagrafici per il responsabile

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: MY PEOPLELINK > IDENTITIES > Eventi anagrafici dei miei collaboratori

I responsabili delle Unità organizzative possono organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

Gestire gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Per gestire gli eventi anagrafici selezionate il Periodo, In riferimento a (data evento/scadenza), la categoria/e dell'evento, i dipendenti, dai relativi filtri posti in testata, e confermate con <Continua>.

Dopo la conferma appaiono i dipendenti selezionati con la lista degli eventi a loro associati.

 

 

Gli eventi possono essere contrassegnati da uno o più icone:

SIGNIFICATO ICONA

ICONA

Nuovo evento inserito oggi

ev1

Evento futuro

ev2

Presa visione

ev3

Allegato non presente, evento anagrafico incompleto o altra informazione che merita attenzione

ev4

 

È disponibile anche un filtro avanzato che si applica a tutti i campi delle categorie di evento. Questo filtro comprende vari filtri trasversali applicabili agli eventi, indipendentemente dalla loro categoria.

·         Filtri trasversali

o   Stato

o   Priorità

o   Scadenza

o   Allegato

o   Presa visione.

·         Le operazioni di confronto che possono essere applicate, in base alla tipologia del campo, sono:

o   Uguale a

o   Diverso da

o   Minore di

o   Maggiore di

o   Compreso tra

o   Inizia con

o   Non inizia con

o   Finisce con

o   Non finisce con

o   Contiene testo

o   Non contiene testo

o   Contiene intera parola

o   Non contiene intera parola.

Creare un evento anagrafico dei miei collaboratori

Selezionate il nominativo del dipendente e cliccate su <Crea un nuovo evento>.

Appare la videata Aggiungi/Modifica evento, con i seguenti campi da valorizzare:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Categoria

Per selezionare una delle Categorie eventi

Evento

Per scrivere una descrizione

Priorità

Per indicare il grado di priorità dell'evento:

·         Molto bassa

·         Bassa

·         Normale

·         Alta

·         Molto alta.

Stato

Dove indicare uno dei tre stati previsti:

·         Unitario

·         Programmato

·         Concluso.

Visibile al dipendente

Se selezionato l'evento è visibile al dipendente

Visibile al responsabile

Se selezionato l'evento è visibile al responsabile

 

Nella sezione Allegato della videata potete selezionare un allegato relativo all'evento.

CAMPO

DESCRIZIONE

Allegato

Dove selezionare un file

 

Nella sezione Scadenze e promemoria trovate i campi.

CAMPO

DESCRIZIONE

Data di scadenza / promemoria

Dove indicare la data e l'orario di scadenza o di promemoria dell'evento

Come da data di inizio evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di inizio

Come da data di fine evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di fine

 

 

 È possibile ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete modificare o eliminare l'evento con i bottoni <Modifica> o <Elimina>.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete archiviare e contemporaneamente duplicare un evento col bottone <Archivia e duplica>.

 

Potete creare un nuovo evento con la stessa categoria di quello archiviato dalla videata Aggiungi/modifica evento.

Gestire massivamente gli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Potete agire massivamente sugli eventi anagrafici col bottone <Operazioni massive>.

 

La creazione del nuovo evento considera i soggetti filtrati, mentre tutte le altre operazioni terranno conto degli eventi selezionati.

A destra del bottone <Operazioni massive> trovate i pulsanti per selezionare e deselezionare gli eventi.

Degli indicatori evidenziano quanti soggetti ed eventi sono selezionati.

Generare file di export in Excel e scaricare allegati degli eventi anagrafici dei miei collaboratori

Dal bottone <Export> potete usare i seguenti comandi:

·         Export eventi selezionati: esporta gli eventi selezionati

·         Export soggetti a video: genera un report con i valori relativi solo alle legende del dipendente/soggetto

 Dovete abilitare nella scheda Impostazioni avanzate, funzionalità legenda soggetto/dipendente, il campo Mostra negli eventi anagrafici e nell’export delle competenze (non verranno esportati gli eventi anagrafici).

·         Scarica allegati: per scaricare tutti gli allegati degli eventi selezionati.

 

 

Gestire gli Eventi anagrafici in Anagrafica

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: IDENTITIES+VISTA > IDENTITIES > Gestione > Anagrafica > Eventi

Potete organizzare e monitorare vari aspetti della vita lavorativa del dipendente in modo strutturato e dettagliato.

 Riservato agli amministratori abilitati.

Gestire gli Eventi dalla funzionalità Anagrafica

Nella pagina Anagrafica selezionate il dipendente e cliccate su Eventi.

Dal bottone <Aggiungi un nuovo evento> potete creare e gestire nuovi eventi con <Archivia e duplica>, <Modifica> e <Elimina>.

 

 

Col bottone <Filtro> modificate la visualizzazione degli eventi esistenti per:

·         Priorità (molto bassa, bassa, normale, alta, molto alta)

·         Stato (tutti tranne gli archiviati, unitario, programmato, archiviato, incompleto)

·         Scadenza (valido, in scadenza, scaduto, senza scadenza, scaduto o senza scadenza)

·         Allegato (allegato obbligatorio mancante, con allegato, senza allegato).

Creare un Evento

Potete creare un nuovo evento anagrafico con <Aggiungi nuovo evento>.

Nella videata Aggiungi/modifica evento, trovate i seguenti campi:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Categoria

Dove selezionare una delle categorie configurate nella funzionalità Categorie eventi

Evento

Dove scrivere una descrizione

Priorità

Dove indicare il grado di priorità dell'evento:

·         Molto bassa

·         Bassa

·         Normale

·         Alta

·         Molto alta.

Stato

Dove indicare uno dei tre stati previsti:

·         Unitario

·         Programmato

·         Concluso.

Visibile al dipendente

Se selezionato l'evento è visibile al dipendente

Visibile al responsabile

Se selezionato l'evento è visibile al responsabile

 

Nella sezione Allegato potete selezionare un allegato relativo all'evento dall'apposito campo.

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Allegato

Dove selezionare un file

 

Nella sezione Scadenze e promemoria trovate i campi:

 

CAMPO

DESCRIZIONE

Data di scadenza/promemoria

Dove indicare la data e l'orario di scadenza o di promemoria dell'evento

Come da data di inizio evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di inizio

Come da data di fine evento

Quando selezionato la data della scadenza/promemoria corrisponde alla data e ora di fine

 

 

Cliccate su <Salva> per confermare.

 Potete ricevere notifiche relative agli eventi configurando la funzionalità Regole per invio Riepilogo/Promemoria.

Modificare ed eliminare gli eventi anagrafici

Potete modificare o eliminare l'evento mediante gli appositi pulsanti Modifica o Elimina posti a destra dell'evento stesso.

Archiviare e duplicare gli eventi anagrafici

Potete contemporaneamente archiviare e duplicare un evento con il bottone <Archivia e duplica>.

Dalla videata Aggiungi/modifica evento potete creare un nuovo evento della stessa categoria di quello archiviato.

 

 Potete gestire gli eventi anagrafici anche dalle funzionalità:

·         Eventi anagrafici  del Modulo IDENTITIES+VISTA è stata creata per gli amministratori che possono gestire gli eventi di tutti i soggetti, ma non sono autorizzati ad accedere alla funzionalità Anagrafica

·         Eventi anagrafici dei miei collaboratori del modulo MY PEOPLELINK nella sezione IDENTITIES (funzionalità riservata ai responsabili delle unità organizzative).

 

Configurare i Gruppi di categorie di eventi

Manuale utente - Risorse umane - © SISTEMI S.p.A.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Gruppi di categorie di eventi

Potete configurare elementi per raggruppare le Categorie di eventi.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice Gruppi di categorie di eventi

Per creare un codice Gruppi di categorie eventi procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>.

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Ordine: ordinamento del gruppo negli Eventi anagrafici.

·         Colore: da assegnare al codice.

4.      Salvate con il bottone <Salva>.

 L'associazione di un codice di Gruppi di categoria di eventi avverrà solo da Categorie di eventi.

Esempi di configurazione e utilizzo

La gestione delle dotazioni è configurabile da diverse funzioni.

 

Gruppo di categorie di eventi

 

Categorie di eventi

 

Anagrafica - Eventi

Configurare le Regole di profilazione eventi

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Regole di profilazione eventi

Potete assegnare a più persone una o più categorie di eventi seguendo regole definite.

Le regole sono valide solo per i dipendenti e vengono associate all'azienda e alle legende soggetto o dipendente.

Creare un codice di Regole di profilazione eventi

Per creare un nuovo codice di regole di profilazione procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>.

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi:

4.      Salvate con il bottone <Salva>.

 

Per le categorie di eventi avanzati come corsi e beni (DPI e generici) potete selezionare valori specifici nel campo Dettaglio.

Oltre all'elenco delle edizioni dei corsi e dei beni sono presenti anche le voci:

·         Da posizioni lavorative assegnate al soggetto

·         Da competenze assegnate al soggetto.

La selezione di una delle due voci aggiungerà tutti i corsi e/o beni collegati alle posizioni lavorative, ruoli aziendali e competenze di ogni risorsa.

 

I campi seguenti sono relativi ai filtri delle aziende e alle legende da applicare che determinano la regola:

·         Aziende: per selezionare una o più aziende per la profilazione (solo per i dipendenti assunti)

·         Altri campi relativi alle legende soggetto/dipendente previste.

 Per abilitare le legende alla regola, selezionate Mostra nel Filtro delle regole di profilazione eventi, tab Impostazioni avanzate, Legende Soggetto e Dipendente.

Eseguire un regola di profilazione eventi

Selezionate il bottone <Gestisci>, Applica la regola ai soggetti interessati.

 

Gli eventi anagrafici verranno assegnati al dipendente come incompleti.

Configurare i Titoli di studio

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Titoli

Potete creare e codificare una lista di titoli di studio che verranno associati alle Categorie titoli di studio negli Eventi anagrafici che hanno come categoria di evento la tipologia avanzata Titoli di studio.

Creare un codice di Titoli di studio

Per creare un codice di Titoli di studio procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi di interesse:

4.      Salvate con il bottone <Salva>.

Gestire i Titoli di studio negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento di tipologia avanzata Titoli di studio si attiveranno i seguenti campi:

 

Compilate e salvate.

 

Configurare le Categorie di Titoli di studio

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di titoli di studio

Potete codificare gli eventi dei titoli di studio (Diploma, laurea, ecc.) che andranno a popolare le Categorie di eventi con tipologia avanzata titoli di studio.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice di Categorie titoli di studio

Per creare un codice di Categorie titoli di Studio procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi di interesse:

4.      Salvate con il bottone <Salva>.

Gestire le Categorie di Titoli di studio negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento con tipologia avanzata titoli di studio si attiveranno i seguenti campi:

Compilate e salvate.

Configurare le Tipologie di conto corrente

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Tipologie di conto corrente

Potete codificare l'assegnazione di pagamenti non destinati allo stesso conto corrente (es.: pagamento cedolino, rimborsi spesa, ecc.).

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creare un codice Tipologie di conto corrente

Per creare un nuovo codice Tipologie di conto corrente, procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>.

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi:

4.      Salvate con il bottone <Salva>.

Gestire le Tipologie di conto corrente negli eventi anagrafici

Usando una categoria di evento di tipo avanzato dati bancari si attiveranno i seguenti campi:

Compilate e salvate.

Configurare prescrizioni e limitazioni

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Prescrizioni e limitazioni sono termini utilizzati nel contesto delle visite mediche aziendali per descrivere le condizioni in cui un lavoratore può svolgere le proprie mansioni.

Le prescrizioni sono raccomandazioni specifiche fornite dal medico competente per adattare le condizioni di lavoro alle esigenze di salute del lavoratore.

Le limitazioni sono restrizioni specifiche imposte a un lavoratore in base alla sua idoneità fisica o mentale. Possono essere temporanee o permanenti e sono determinate dal medico competente.

 

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista: Sicurezza.

Creare un codice di prescrizioni e limitazioni

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Sicurezza sul lavoro > Prescrizioni e limitazioni

Per creare un nuovo codice di Prescrizioni e limitazioni, procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>.

2.      Selezionate Crea; e vedete la videata per la creazione del codice.

3.      Compilate, oltre ai campi Codice, Descrizione e Note i campi:

a.      Tipologia: Prescrizione / Limitazione

b.      Disabilitato: da selezionare in caso di non utilizzo

c.       DPI obbligatori associati alla prescrizione: dove potete selezionare un DPI dall'elenco proposto tra quelli configurati negli Asset aziendali. Campo attivo solo per le prescrizioni.

4.      Selezionate <Salva> per salvare i dati inseriti.

Esempi di configurazione

 

Gestire le prescrizioni e limitazioni negli eventi anagrafici

·         Per gli eventi di tipo Visita medica potete selezionare le prescrizioni e le limitazioni solo se l'esito è Con prescrizioni o Con prescrizioni e limitazioni.

 

·         Per gli eventi di tipo Idoneità potete selezionare la prescrizione solo se il campo Idoneità è impostato su Idoneo o Con limitazioni
 Per questo tipo di eventi non potete selezionare le limitazioni perché gestite con i rischi.

 

Gestire gli Eventi anagrafici con richieste di modifica

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Eventi anagrafici: richieste di modifica

Gli utenti amministratori possono interagire su tutti gli eventi inseriti e quelli per cui è stata richiesta una modifica da parte delle risorse interessate.

 

1. Selezionate periodo, stato e nominativo e aprite il dettaglio

Selezionate il periodo (1) sul quale si intende operare, lo stato (2) di approvazione della modifica dell'evento, il nominativo (3) per vedere la lista degli eventi e lo stato di approvazione della richiesta di modifica e aprite il dettaglio dell’evento (4) per modificarlo.

2. Modificate la richiesta

Cliccate sul comando Continua (5) per approvare o Rifiuta (5) per rifiutare la richiesta di modifica evento. In caso di conferma, l'evento con i dati superati verrà archiviato.

3. Guardate i log relativi all'azione scelta

Visualizzate i log relativi all'azione effettuata nella colonna Confermato/Rifiutato da, il (UTC).

 

Configurare i Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

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Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri > Vista: Gestione HR > Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

Potete limitare agli amministratori l'interazione con determinate Categorie di eventi creando uno o più profili di categorie valide, assegnabili ai soggetti amministratori.

Creare un codice Profili amministrativi per eventi anagrafici

Per creare un codice profili amministrativi procedete come da flusso di seguito riportato.

 

Flusso operativo

1.      Selezionate il bottone <Gestisci>.

2.      Selezionate Crea.

3.      Compilate i campi di interesse:

4.      Selezionate il bottone <Salva>.

 

 Oltre a nascondere gli eventi in tutte le funzionalità su cui si applicano i Profili amministrativi per gli eventi anagrafici, gli asset appartenenti a quelle categorie e/o ambiti e le edizioni dei corsi appartenenti a quei corsi e/o scuole, gli eventi non vengono mostrati anche durante l'assegnazione di un nuovo evento anagrafico a un soggetto.

Assegnare i Profili amministrativi per gli eventi anagrafici

I Profili amministrativi per gli eventi anagrafici devono essere assegnati ai soggetti con la legenda soggetto.

 

 

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