La funzionalità Categorie di competenze permette di creare dei raggruppamenti per catalogare le competenze.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista

Creazione di un codice di Categorie di competenze

Per creare un nuovo codice di Categorie di competenze, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Categorie di competenze.

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Categorie di competenze.

La funzionalità "Classi di competenze" permette di creare dei raggruppamenti ad alto livello per catalogare le competenze.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista.

Creazione di un codice di Classi di competenze

Per creare un nuovo codice di Classi di competenze, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità "Classi di competenze".

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Classi di competenze.

La funzionalità "Competenze" permette di anagrafare le competenze e le skill da associare successivamente ai dipendenti/collaboratori.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Competenze

Per creare un nuovo codice di Competenze, è necessario cliccare sul pulsante<Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea". Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità "Competenze".

Con i campi compilabili:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Disattiva: per disattivare l'assegnazione della competenza al soggetto, che in caso di precedente assegnazione resta comunque valida.

·         Categoria: per selezionare dalla lista la categoria di appartenenza, precedentemente configurata nella funzionalità Categorie di competenze.

·         Classe: per selezionare dalla lista la classe di appartenenza, precedentemente configurata nella funzionalità Classi di competenze.

·         Scala di valutazione: dove è possibile selezionare il tipo di scala di valutazione, da adottare, per la competenza che si sta configurando; le tipologie disponibili sono:

o   Numerico (0 - 5)

o   Numerico (0 - 10)

o   Alfabetico (F - A)

o   Livello (Insufficiente - Ottimo)

o   Superato/Non superato.

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Competenze.

A salvataggio effettuato, si attiva una scheda per l'eventuale associazione della Competenza appena creata a più Ruoli/Mansioni della legenda anagrafica, dove è possibile anche indicare l'importanza e la valutazione desiderata.

Una volta associati i Ruoli/Mansioni alla competenza cliccare sul pulsante <Salva>, per salvare il codice Competenza aggiornato con i Ruoli/Mansioni associati.

La funzionalità "Schemi per sondaggi e valutazioni" permette di creare dei modelli di Schede per sondaggi e/o valutazione, da poter utilizzare in fase di creazione/assegnazione delle vere e proprie schede di valutazione e/o sondaggi.

 Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Creazione di un codice di Schemi per sondaggi e valutazioni

Per creare un nuovo codice di Schemi per sondaggi e valutazioni, è necessario cliccare sul pulsante <Gestisci>, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di menu "Crea".

Appare la maschera relativa alla creazione del codice della funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

Con in testata campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Tipologia: dove è necessario indicare la tipologia dello schema che si sta creando. Le tipologie previste sono:

o   Competenze: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede di valutazione e autovalutazione relative alle competenze dei dipendenti

o   Sondaggi: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre a Amministratori/Responsabili e Dipendenti

o   Sondaggio anonimo: per consentire la creazione di uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre ai Dipendenti (solo per auto-valutazione). Le risposte di questi sondaggi risulteranno sempre anonime

o   Misto: per consentire la creazione di uno schema misto comprendente sia le valutazioni delle competenze dei dipendenti sia le domande relative ai sondaggi.

Nella parte sottostante sono presenti le schede:

·         Schema: dove è possibile creare il modello della schema selezionando una o più opzioni disponibili: Le opzioni a disposizione sono:

o   Competenza: da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell'elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione

o   Categorie di competenza: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria

o   Classe di competenze: da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe

o   Domanda: da utilizzare per aggiungere le domande relative ai sondaggi, precedentemente configurate nella funzionalità "Domande per sondaggi"

o   Separatore: da utilizzare per aggiungere un'intestazione testuale

o   Testo libero: da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile poter selezionare se il dettaglio stesso possa essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

·         Avanzate: in questa scheda sono presenti i seguenti campi selezionabili

o   Disattivo: impedisce l'utilizzo dello schema.

o   Titolo della scheda di valutazione: per poter scrivere il titolo della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema.

 Questo campo è obbligatorio in fase di creazione di schemi di tipo Sondaggi o Misto

o   Descrizione della scheda di valutazione: per poter scrivere una breve descrizione della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema

o   Impedisci la modifica in fase di creazione di una nuova scheda di valutazione: per selezionare quando si vuole impedire la modifica dello schema della scheda in fase di creazione/assegnazione schede di valutazione

 Questo campo è obbligatorio per gli schemi di schede di tipo Sondaggi o Misto

o   Pre-seleziona l'abilitazione all'auto-valutazione: quando selezionato abilità il dipendente a compilare la propria scheda di auto-valutazione

o   Pre-seleziona la visualizzazione al dipendente della valutazione del responsabile: quando selezionato abilità il dipendente alla visualizzazione della propria scheda di valutazione, con le valutazioni e le note compilate dal responsabile/amministratore

o   Pre-seleziona l'abilitazione e la visualizzazione ai responsabili: quando selezionato il responsabile potrà compilare la scheda di valutazione; il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione del dipendente (se presente).

Cliccare sul pulsante <Salva> per salvare i dati del nuovo codice di Schemi per sondaggi e valutazioni.

Esempio di schema di tipo misto:

La funzionalità "Valutazioni e sondaggi" permette di creare, assegnare, visualizzare e compilare, quando previsto, le schede di valutazione e sondaggi dei dipendenti.  Questa funzionalità è parte del modulo "Vista".

Gestione della funzionalità "Valutazioni e sondaggi"

All'apertura della pagina Valutazioni e sondaggi, è possibile poter selezionare i seguenti campi:

·         Periodo Dove è possibile selezionare uno tra i seguenti filtri per la visualizzazione/gestione delle schede di Valutazioni e sondaggi:

o   Tutto il periodo (default che va dal 01/01/1980 al 31/12/2100)

o   Oggi

o   Anno precedente

o   Quest'anno

o   Date personalizzate.

·         Tipologia Per poter filtrare le schede in base alle tipologie previste:

o   Competenze

o   Sondaggi

o   Misto.

Una volta applicato il filtro del periodo è possibile procedere alla selezione dei dipendenti per la creazione/assegnazione, compilazione o eliminazione di una Scheda di valutazione e sondaggi.

Creazione ed assegnazione di una Scheda di valutazione/sondaggi

È possibile procedere all'assegnazione massiva di una scheda di valutazione/sondaggi utilizzando uno dei seguenti pulsanti a disposizione:

• Con filtro dipendenti L'assegnazione della scheda per sondaggi/valutazioni che si andrà a creare contemplerà solo i nominativi selezionati utilizzando il filtro dipendenti (a prescindere da quelli già eventualmente selezionati nella funzionalità)

• Sui soggetti selezionati L'assegnazione considererà solo i soggetti selezionati

Una volta selezionati i dipendenti è possibile procedere alla creazione di una scheda di valutazione / sondaggi, da assegnare ai dipendenti, nei seguenti modi:

·         Creando una scheda da zero (opzione valida solo per le schede di valutazione di tipo "competenze"): in questo caso è possibile creare un modello di scheda di valutazione da zero. Si aprirà la maschera per la creazione del nuovo modello di scheda di valutazione. e si potrà procedere nel modo già indicato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

·         Partendo da uno schema (opzione obbligatoria per le schede di tipo "sondaggi" o "misto"): in questo caso è possibile utilizzare un modello di scheda di valutazione e sondaggi già configurato nella funzionalità Schemi per sondaggi e valutazioni.

Creazione di scheda di valutazione da zero

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze" partendo da zero, si apre la maschera Creazione di nuova scheda di valutazione con, in testata, i campi:

·         Tipologia Dove è possibile visualizzare la tipologia della scheda

·         Inizio Dove indicare la data di inizio validità della scheda

·         Fine prevista Per poter inserire una data di fine validità della scheda (facoltativa)

·         Abilita auto-valutazione Per poter abilitare o meno l'autovalutazione della scheda di valutazione al dipendente

·         Mostra al dipendente la valutazione del responsabile Per far visualizzare o meno, al dipendente, i dati della valutazione effettuata dal responsabile / amministratore

·         Abilita e mostra al responsabile Per abilitare o meno il responsabile alla eventuale compilazione e visualizzazione della scheda di valutazione; il responsabile / amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione, se presente.

·         Titolo Campo riservato al titolo della scheda

·         Descrizione Campo riservato alla descrizione della scheda.

Nella parte sottostante, nella sezione Schede per sondaggi e valutazioni, sono presenti le seguenti opzioni per la creazione del nuovo modello:

·         Competenza Da utilizzare per aggiungere una specifica competenza; sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, al momento della creazione della scheda di valutazione vera e propria, verranno trasformate nell’elenco completo delle singole competenze assegnate al soggetto proprietario della scheda di valutazione.

·         Categorie di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria.

·         Classe di competenze Da utilizzare per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe.

·         Separatore Da utilizzare per aggiungere un’intestazione testuale.

·         Testo libero Da utilizzare per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza ad ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, è possibile poter selezionare se il dettaglio stesso possa essere visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

Creazione di scheda sondaggi e valutazioni partendo da uno schema

Creando una scheda di valutazione di tipo "competenze", "misto" o "sondaggi" selezionando un modello di schema nel campo Schema per sondaggi e valutazioni. La maschera Creazione di nuova scheda di valutazione si apre con i campi preconfigurati come da modello.

Per gli schemi preconfigurati di tipo sondaggi o misto, non è possibile modificare la configurazione dello schema ad eccezione dei campi "Inizio" e "Fine periodo".

Una volta compilati i campi ed impostato il modello della scheda di valutazione, è possibile procedere all'assegnazione della scheda cliccando sul pulsante <Salva>.

La scheda risulterà assegnata a tutti i dipendenti precedentemente selezionati

In evidenza, per ciascuna scheda i campi:

·         Periodo Dove appare il periodo di riferimento della Scheda di valutazione

·         Responsabile Dove appare il nominativo dell'Amministratore o Responsabile che ha presa in carico la scheda di valutazione

·         Stato di valutazione Dove vengono indicati gli stati possibili della scheda di valutazione

o    Da iniziare Quando la scheda di valutazione non è ancora stata presa in carico

o    Iniziata La scheda di valutazione è stata presa in carico e viene mostrata la percentuale di compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando la scheda di valutazione è stata chiusa da un Amministratore o da un Responsabile che l'aveva presa in carico, nonché la data e l'ora UTC.

·         Stato di auto-valutazione Sono gli stati riservati al dipendente per l'auto-valutazione:

o    Da iniziare Quando non ancora presa in carico

o    Iniziata Quando presa in carico; verranno mostrate le percentuali relative alla compilazione della scheda, nonché la data e l'ora UTC

o    Conclusa Quando il dipendente la chiude, anche in questo caso verranno mostrate data e ora UTC.

Le prime due icone all'inizio di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         aprire / compilare la scheda di valutazione La scheda di valutazione può essere aperta in visualizzazione da chiunque (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) e compilata solo se è stata presa in carico, dall'amministratore o responsabile stesso che l'ha presa in carico

·         prendere in carico la scheda di valutazione Solo chi prende in carico la scheda di valutazione (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) ha la possibilità di compilarla.

Eliminazione di una Scheda di valutazione

Le ultime due icone alla fine di ciascun record di scheda di valutazione, permettono rispettivamente di:

·         Eliminare la singola scheda di valutazione

·         Eliminare l'intero gruppo di schede di valutazione, assegnate in precedenza massivamente Quando questa icona non è attiva, vuol dire che la scheda è stata assegnata singolarmente.

Compilazione di una Scheda di valutazione

Una volta presa in carico la Scheda di valutazione, è possibile procedere alla sua compilazione.

L'icona verde spuntata indica che la scheda di valutazione è stata presa in carico e lo stato di valutazione della scheda è cambiato da "Da iniziare" a "Iniziata"

Cliccando sulla prima icona a sinistra "Apri / Compila la scheda", si apre la scheda per la compilazione.

Sulla testata della scheda appaiono i riferimenti a:

·         nome e cognome

·         periodo della valutazione

·         il nominativo di chi l'ha presa in carico

·         l'elenco delle competenze (come da schema di scheda di valutazione precedentemente configurati).

In corrispondenza di ciascuna competenza e possibile visualizzare:

·         una stella blu, che indica la valutazione desiderata per quella competenza, nonché l'importanza attribuita alla stessa

·         i valori, da selezionare, relativi alla scala di valutazione associata

·         un campo dove poter scrivere eventuali note aggiuntive.

Per i sondaggi è possibile compilare la scheda di valutazione anche solo in parte.

Al salvataggio verrà indicata, in corrispondenza dello stato, la percentuale compilata

.

Chiusura di una scheda di valutazione / sondaggi

L'amministratore (sempre) o il responsabile che ha preso in carico la Scheda di valutazione / sondaggi, ha la facoltà di poterla dichiarare "Conclusa" cliccando sulla seconda icona a sinistra del record relativo alla scheda di valutazione.

 Una scheda di valutazione può assumere lo stato di "Conclusa" anche se non compilata in parte o in toto.

 Lo stato "Conclusa" di una scheda di valutazione non pregiudica l'auto-valutazione del diretto interessato, che può essere effettuata in qualsiasi momento.

Visualizzazione di una scheda di valutazione / sondaggi

È possibile visualizzare le valutazioni e sondaggi delle singole schede cliccando sull'apposita icona "Apri / compila la scheda" posta a sinistra della scheda.

Oltre alle valutazioni evidenziate dall'amministratore o dal responsabile, è possibile, quando previsto, poter visualizzare anche le autovalutazioni (contrassegnate da un puntino rosso), nonché le eventuali note associate, effettuate dal dipendente oggetto della valutazione.