Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri >VISTA: Gestione HR > Competenze

Per configurare le competenze da associare alle risorse selezionate la voce Crea dal menu Gestisci.

Si apre una videata con quattro tab.

Competenza

Oltre ai campi codice, descrizione e note avete a disposizione i seguenti campi:

Spiegazione estesa

Potete di descrivere in modo dettagliato tutti i compiti e le attività previste per la posizione/ruolo che state configurando.

Posizioni lavorative e ruoli aziendali

 Si attiva per le modifiche solo dopo il primo salvataggio della competenza configurata.

Potete configurare le posizioni lavorative o ruoli aziendali collegate alla competenza.

Potete assegnare competenze ad ogni risorsa anche selezionando la posizione lavorativa.

 Il tab Mansioni è deprecato ma è ancora visibile perché serve per i vecchi impianti, dove le competenze venivano associate automaticamente in base alle mansioni assegnate alle risorse.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Categorie di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete creare dei raggruppamenti per catalogare le competenze.

Per creare un nuovo codice di categoria di competenza, posizione lavorativa e ruolo aziendale, seguite il flusso operativo di seguito riportato.

Gli elementi creati possono essere associati a Competenze, Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazione e Parametri > Vista: Gestione HR > Classi di competenze, posizioni lavorative e ruoli aziendali

Potete creare dei raggruppamenti per classificare le competenze.

Per creare un nuovo codice seguite il flusso di seguito riportato:

Gli elementi creati, possono essere associati a Competenze, Posizioni lavorative o ruoli aziendali.

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione > Vista: Gestione HR > Ricerca competenze su soggetti

Potete:

·         cercare le competenze assegnate alle risorse

·         vedere le valutazioni desiderate e l'importanza della competenza

·         vedere i risultati delle ultime tre valutazioni e autovalutazioni

·         confrontare i risultati tra valutazioni e autovalutazioni

·         vedere le competenze extra-mansione o extra posizione lavorativa

·         vedere l'elenco dei rischi associati alla competenza ed eventuali avvisi.

Impostate i filtri di ricerca usando i campi:

·         Competenza ed anche Competenza (la ricerca effettuata utilizzando il secondo campo è in AND)

·         Unità organizzativa

·         Posizioni lavorative e ruoli aziendali (il filtro è sostituito da quello Mansione se il campo Preferisci l'utilizzo delle Posizioni lavorative o ruoli aziendali piuttosto che della Mansione della funzionalità Opzioni di VISTA non è selezionato).

·         Valore da mostrare.

Potete generare un report cliccando sul bottone <Excel> in alto a destra dei filtri Competenza.

Con le domande per sondaggi e quiz potete configurare tutte le domande per:

·         capire come i dipendenti percepiscono gli aspetti dell'azienda (es.: comunicazione, organizzazione, rapporti interpersonali, opportunità di crescita, rapporto tra lavoro e vita privata, ecc.)

·         valutare le conoscenze dei dipendenti su vari argomenti (es.: formazione, cultura aziendale, conoscenza dei prodotti, ecc.).

 Questa funzionalità è parte del modulo VISTA: Sondaggi.

Creare un codice di domande per sondaggi e quiz

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri >VISTA: Valutazioni, sondaggi e quiz > Domande per sondaggi e quiz

Per creare un nuovo codice di Domande per sondaggi e quiz selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Compilate i seguenti campi:

·         Codice

·         Descrizione Campo riservato alla domanda del sondaggio

·         Note

·         Disabilitata Per disabilitare la domanda in fase di creazione di nuova scheda di valutazione/sondaggi.

·         Domanda per la modalità Quiz Per attivare l'inserimento delle risposte destinate ai quiz e selezionare quale sia la riposta corretta

·         Consenti multi-risposta Per attivare la possibilità di dare più risposte alla stessa domanda

·         Risposta obbligatoria Per rendere obbligatoria una risposta alla domanda.

Nella parte inferiore della videata vedete la zona riservata alla configurazione di tutte le risposte possibili alla domanda.

Cliccando sul pulsante <Nuovo> aprite la maschera Aggiungi nuovo elemento.

I campi a disposizione per configurare una domanda per sondaggi sono:

·         Risposta: dove scrivere una delle possibili risposte alla domanda.

·         Mostra campo per risposta personale: se selezionato, accanto alla risposta vedete un campo per una nota/commento alla risposta (es.: per le risposte "Altro").

·         Risposta personale obbligatoria: se selezionato rende obbligatorio il campo

·         Valutazione eNPS (Employee Net Promoter Score): Scala di valutazione della fedeltà di chi risponde al sondaggio (es.: verso l'azienda, la sua visione e gli obiettivi.)
Le scale eNPS sono standard.

o   Per domande con 10 risposte, la scala dei valori è la seguente:

§  Per le risposte dalla n° 0 a 6 => Detractors

§  Per le risposte dalla n° 7 a 8 => Passives

§  Per le risposte dalla n° 9 a 10 => Promoters

o   Per domande con 5 risposte, la scala dei valori è la seguente :

§  Per le risposte dalla n° 0 a 3 => Detractors

§  Per le risposte dalla n° 4 a 4 => Passives

§  Per le risposte dalla n° 5 a 5 => Promoters.

 : Quando viene utilizzata la valutazione eNPS non devono essere configurate le Risposte multiple e le Risposte personali. Inoltre, tutte le risposte devono avere una valutazione eNPS impostata.

I campi a disposizione per configurare una domanda per quiz sono:

·         Risposta: dove scrivere una delle possibili risposte alla domanda.

·         Risposta corretta per quiz: indica che la risposta è quella corretta ai fini del controllo per l'esito dei quiz.

 I campi Risposta personale e Valutazione eNPS non sono disponibili in modalità Quiz.

Terminata la configurazione salvate il codice di Domande per sondaggi e quiz con il bottone sul pulsante <Salva>.

Potete utilizzare i codici di Domande per sondaggi e quiz creati nella funzionalità Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni.

Esempi di configurazione di domande per sondaggi e quiz

Quiz

Sondaggi

Sondaggi (eNPS)

Utilizzare le domande per sondaggi e quiz

Le domande per i sondaggi e quiz create vi servono per configurare dei modelli di sondaggi e quiz nella funzionalità Schemi per Sondaggi, quiz e valutazioni.

I modelli creati verranno assegnati agli utenti tramite la funzionalità Valutazioni, sondaggi e quiz  (amministratore/responsabile) per essere  visualizzati e aperti dai dipendenti per la compilazione secondo le configurazioni previste. Qui di seguito alcuni esempi:

Sondaggi

Schema per sondaggi:

Sondaggio:

Quiz

Schema per quiz:

Quiz:

Potete creare modelli di Schede per sondaggi e/o valutazione, da usare in fase di creazione/assegnazione delle vere e proprie schede di valutazione e/o sondaggi.

 Questa funzionalità è parte dei moduli VISTA: Valutazioni e VISTA: Sondaggi

Creare codice di schemi per sondaggi, quiz e valutazioni

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Configurazioni e parametri >VISTA: Valutazioni, sondaggi e quiz > Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni

Per creare un nuovo codice di Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni, selezionate il bottone <Gestisci> e la voce di menu Crea.

Appare la videata di creazione del codice Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni con nella parte superiore i campi:

·         Codice

·         Descrizione

·         Note

·         Tipologia: dove indicare la tipologia dello schema che si sta creando:

o   Competenze: per creare uno schema da associare a schede di valutazione e autovalutazione relative alle competenze dei dipendenti

o   Sondaggi: per creare uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre a Amministratori/Responsabili e Dipendenti

o   Sondaggio anonimo: per creare uno schema da associare a schede per sondaggi relativi a determinate domande da porre ai Dipendenti (solo per auto-valutazione). Le risposte di questi sondaggi risulteranno sempre anonime

o   Misto: per consentire la creazione di uno schema misto comprendente sia le valutazioni delle competenze dei dipendenti sia le domande relative ai sondaggi.

o   Quiz: per consentire la creazione di uno schema per quiz da associare ai dipendenti per i corsi di formazione frequentati o altro

Nella parte inferiore le schede:

·         Schema: dove è possibile creare il modello della schema selezionando una o più opzioni disponibili in base alla tipologia precedentemente selezionata.

o   Schema di tipo competenze

§  Competenza: aggiunge una specifica competenza. Sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, in creazione della scheda di valutazione vera e propria, saranno le singole competenze assegnate al soggetto.

§  Categorie di competenza: per aggiungere tutte le competenze di una certa Categoria

§  Classe di competenze: per aggiungere tutte le competenze di una certa Classe

§  Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale

§  Testo libero: per inserire una domanda con risposta aperta.

o   Schema di tipo sondaggi e sondaggio anonimo

§  Domanda: per aggiungere le domande relative ai sondaggi già configurate nelle Domande per sondaggi e quiz

§  Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale

§  Testo libero: per inserire una domanda con risposta aperta.

o   Schema di tipo misto (competenze+sondaggio)

§  Competenza: per aggiungere una specifica competenza. Sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, in creazione della scheda di valutazione vera e propria, sarannole singole competenze assegnate al soggetto.

§  Categorie di competenza: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Categoria

§  Classe di competenze: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa Classe

§  Domanda: per aggiungere le domande relative ai sondaggi, precedentemente configurate nella funzionalità Domande per sondaggi e quiz

§  Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale

§  Testo libero: per inserire una domanda con risposta aperta.

o   Schema di tipo quiz

§  Domanda per quiz: per aggiungere le domande precedentemente configurate nella funzionalità Domande per sondaggi e quiz

§  Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale

 In corrispondenza del dettaglio Separatore o Testo libero, potete selezionare il campo Autovalutazione per la visibilità al dipendente. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione del campo Autovalutazione è sempre attiva e bloccata

·         Avanzate: in questa scheda sono presenti i seguenti campi:

o   Disattivo: impedisce l'utilizzo dello schema.

o   Titolo della scheda: per scrivere il titolo della scheda che si sta creando con lo schema

o   Descrizione della scheda: per scrivere una breve descrizione della scheda di valutazione che si sta creando con lo schema

o   Impedisci la modifica in fase di creazione di una nuova scheda di valutazione: da selezionare per impedire la modifica dello schema della scheda in fase di creazione/assegnazione schede.
 Questo campo è obbligatorio per gli schemi di schede di tipo Sondaggi, Quiz o Misto. Così facendo,tutte le Schede create a partire da questo Schema saranno identiche, anche se create in momenti differenti. Inoltre, si potrà fare riferimento a questo Schema per generare statistiche e report di Domande legate a sondaggi e quiz.

o   Pre-seleziona l'abilitazione ai dipendenti: se selezionato il dipendente può compilare la propria scheda di auto-valutazione e le domande per sondaggi e quiz

o   Pre-seleziona la visualizzazione al dipendente della valutazione/risposte del responsabile: se selezionato il dipendente può visualizzare la propria scheda di valutazione, con le valutazioni e le note compilate dal responsabile/amministratore.

o   Pre-seleziona l'abilitazione e la visualizzazione ai responsabili: se selezionato il responsabile può compilare la scheda di valutazione. Il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione del dipendente (se presente).

o   Numero di risposte minimo corrette per considerare superato il quiz: dove indicato, per le domande con esito positivo del quiz, può essere inteso come percentuale o valore assoluto.

Selezionate il bottone <Salva> per salvare i dati del nuovo codice Schemi per sondaggi e valutazioni.

Potete utilizzare gli elementi degli Schemi di valutazione, sondaggi e quiz in:

·         Anagrafica scheda Valutazioni sondaggi e quiz

·         Valutazioni, sondaggi e quiz

·         Valutazioni sondaggi e quiz dei miei collaboratori

Esempi di configurazione

Schema di tipo misto

Composto dalle competenze e dalle domande configurate nella funzionalità Domande per sondaggi e quiz.

Schema di tipo quiz

Composto dalla selezione delle domande, per quiz, collegate alla funzionalità Domande per sondaggi e quiz.

Potete creare, assegnare, visualizzare e compilare, quando previsto, le schede di valutazione e sondaggi dei dipendenti.

 Questa funzionalità è parte del modulo Vista: Valutazioni (solo per competenze) e modulo Vista: Sondaggi (per sondaggi, sondaggio anonimo, quiz).

All'apertura della pagina Valutazioni, sondaggi e quiz appaiono i seguenti campi:

·         Periodo: dove potete selezionare:

o   Tutto il periodo (default che va dal 01/01/1980 al 31/12/2100)

o   Oggi

o   Anno precedente

o   Quest'anno

o   Date personalizzate.

·         Tipologia: per filtrare le schede in base alle tipologie previste:

o   Seleziona tutto (tutte le tipologie)

o   Competenze

o   Sondaggi

o   Sondaggio anonimo

o   Misto

o   Quiz.

Una volta applicato il filtro del periodo potete selezionare i dipendenti per creare/assegnare, compilare o eliminare una Scheda di valutazione, sondaggi e quiz.

Creare e assegnare una Scheda di valutazione, sondaggi e quiz

Potete procedere all'assegnazione massiva di una scheda di valutazione/sondaggi/quiz con uno dei seguenti pulsanti a disposizione:

·         Con filtro dipendenti: l'assegnazione della scheda per sondaggi/valutazioni/quiz contiene solo i nominativi selezionati con il filtro dipendenti (a prescindere da quelli già eventualmente selezionati nella funzionalità)

·         Sui soggetti selezionati: l'assegnazione considera solo i soggetti selezionati.

Una volta selezionati i dipendenti per creare una scheda di valutazione/sondaggi/quiz, potete:

·         Creare una scheda da zero (opzione valida solo per le schede di valutazione di tipo competenze): create una scheda nuova Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni.

·         Partire da uno schema (opzione obbligatoria per le schede di tipo "sondaggi" o "misto"): partite da un modello di scheda di valutazione/sondaggi/quiz già configurato Schemi per sondaggi, quiz e valutazioni.

Creare una scheda di valutazione da zero (valida solo per le competenze)

Create una nuova scheda di valutazione di tipo "competenze" da Creazione di nuova scheda di valutazione:

·         Tipologia: vedete la tipologia della scheda

·         Inizio: indicate l'inizio validità della scheda

·         Fine prevista: inserite la data di fine validità della scheda (facoltativa)

·         Abilita auto-valutazione: per abilitare o meno l'autovalutazione della scheda di valutazione al dipendente

·         Mostra al dipendente la valutazione del responsabile: il dipendete può vedere la valutazione effettuata dal responsabile/amministratore

·         Abilita e mostra al responsabile: se selezionato il responsabile può compilare e visualizzare la scheda di valutazione. Il responsabile/amministratore può sempre visualizzare i dati dell'auto-valutazione, se presente.

·         Titolo: campo riservato al titolo della scheda

·         Descrizione: campo riservato alla descrizione della scheda.

Nella sezione Composizione della scheda, vedete le opzioni per la creazione del nuovo modello:

·         Competenza: per aggiungere una specifica competenza. Sono presenti anche delle competenze speciali (Tutte le competenze assegnate al soggetto e Tutte le competenze assegnate al soggetto + Categorie come intestazione) che, in creazione della scheda di valutazione saranno l'elenco completo delle singole competenze del soggetto.

·         Categorie di competenze: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa categoria.

·         Classe di competenze: per aggiungere tutte le competenze appartenenti ad una certa classe.

·         Separatore: per aggiungere un'intestazione testuale.

·         Testo libero: per inserire una domanda con risposta aperta.

In corrispondenza di ogni dettaglio di tipo separatore o testo libero, potete scegliere se il dettaglio è visibile al dipendente interessato. Questa opzione non vale per le competenze, dove la selezione è sempre attiva e bloccata.

Creare una scheda di valutazione, sondaggi e quiz partendo da uno schema (valida per tutte le tipologie previste)

Potete creare una scheda di valutazione, sondaggi e quiz selezionando un elemento nel campo Schema collegato alla funzionalità Schema per valutazioni, sondaggi e quiz.

La Creazione di nuova scheda si apre con i campi pre configurati come da modello.

Per gli schemi preconfigurati di tipo sondaggi o misto, non è possibile modificare la configurazione dello schema tranne che per i campi "Inizio" e "Fine periodo".

Una volta compilati i campi, assegnate la scheda cliccando sul bottone <Salva>.

La scheda viene assegnata a tutti i dipendenti selezionati

In evidenza, per ciascuna scheda i campi:

·         Periodo : periodo di riferimento della Scheda

·         Titolo/Supervisore: nominativo dell'Amministratore o Responsabile che ha preso in carico la scheda

·         Stato di supervisore e Stato dipendente:

o    Da iniziare: non ancora presa in carico

o    Iniziata: presa in carico. Vengono mostrate le percentuali di compilazione della scheda, la data e l'ora UTC

o    Conclusa: l'amministratore, il responsabile o il dipendente la chiudono. Anche in questo caso vengono mostrate data e ora UTC.

Le prime due icone all'inizio di ciascun record di scheda, permettono di:

·         aprire/compilare la scheda: la scheda può essere aperta in visualizzazione da chiunque (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) e compilata solo se presa in carico dall'amministratore o responsabile.

·         prendere in carico/completare la scheda: solo chi prende in carico la scheda (amministratore o responsabile, quest'ultimo quando abilitato) può compilarla.

Eliminare di una scheda

Le ultime due icone alla fine di ciascun record di scheda, permettono rispettivamente di:

·         Eliminare l'intero gruppo di schede, assegnate in precedenza massivamente. Quando questa icona non è attiva, vuol dire che la scheda è stata assegnata singolarmente.

·         Eliminare la singola scheda.

Compilare una scheda

Una volta presa in carico la scheda potete compilarla.

L'icona spuntata indica che la scheda è stata presa in carico e lo stato della scheda è cambiato da Da iniziare a Iniziata

La prima icona a sinistra Apri/Compila la scheda apre la scheda da compilare.

Sulla testata della scheda vedete:

·         nome e cognome

·         periodo della valutazione

·         il nominativo di chi l'ha presa in carico

·         l'elenco delle competenze (come da schema di scheda precedentemente configurati).

Per ciascuna competenza visualizzate:

·         una stella blu. Indica la valutazione desiderata per quella competenza e l'importanza attribuita alla stessa

·         i valori, da selezionare, della scala di valutazione associata

·         un campo dove scrivere eventuali note aggiuntive.

Per i sondaggi/quiz appariranno selezionate le risposte.

Una scheda può essere compilata anche solo in parte.

Al salvataggio, in corrispondenza dello stato, appare la percentuale compilata.

Chiudere una scheda

L'amministratore (sempre) o il responsabile che ha preso in carico la Scheda, può dichiararla conclusa cliccando sull'icona Dichiara conclusa a destra di quella di compilazione.

 Una scheda di valutazione può essere Conclusa anche se non compilata in parte o in toto.

 Lo stato Conclusa non pregiudica l'auto-valutazione del diretto interessato, che può essere effettuata in qualsiasi momento.

Visualizzare una scheda

Potete visualizzare le valutazioni e sondaggi delle singole schede cliccando sull'apposita icona Apri/compila la scheda posta a sinistra della scheda.

Oltre alle valutazioni evidenziate dall'amministratore o dal responsabile, se previsto, potete visualizzare anche le autovalutazioni (contrassegnate da un puntino rosso) e le eventuali note associate effettuate dal dipendente oggetto di valutazione.

  I dipendenti possono visualizzare e compilare le proprie schede di valutazione, sondaggi e quiz dalla funzionalità Il mio Profilo  > Valutazioni, sondaggi, quiz.

Potete vedere le risposte ai sondaggi effettuati dagli Amministratori/Responsabili e dai Dipendenti.

 I Sondaggi: risultati e statistiche sono parte del modulo Vista: Sondaggi.

Gestire i Sondaggi: Risultati e Statistiche

Menu: IDENTITIES+VISTA > Vista: Gestione >VISTA: Valutazioni, sondaggi e quiz > Sondaggi: Risultati e statistiche

Nella videata potete selezionare il Sondaggio da analizzare dall'apposito campo.

Dopo aver scelto il Sondaggio, selezionate il bottone <Applica filtro> per raggruppare le risposte di Dipendenti e/o Responsabili/Amministratori secondo:

·         Non raggruppato

·         Sesso

·         Qualifica

·         Livello

·         Mansione

·         Età

·         Anzianità.

 Quando la domanda prevede una risposta personale, nell'intestazione comparirà il simbolo (...). Cliccandoci sopra visualizzate tutte le risposte personali.

Lo stesso comportamento vale per le domande a risposta aperta configurate in creazione di un Sondaggio.

Potete esportare i risultati dei sondaggi in excel selezionando il pulsante <Esporta su Excel>.