L'inserimento delle note spese può essere effettuato cliccando sul pulsante contrassegnato con il simbolo "€" nella testata de' Il Cartellino dei miei collaboratori.

Inserimento spese da "Il Cartellino dei miei collaboratori"

All'apertura della funzionalità Il Cartellino dei miei collaboratori cartellino cliccare sul pulsante contrassegnato dal simbolo dell'Euro "€" e poi sul pulsante Aggiungi spesa

Cliccare nell'area Crea nuova Nota Spese

 Note Spese associate a Richieste - È' inoltre possibile compilare una Nota Spese a seguito dell'inserimento di una Richiesta (es. Sevizio Esterno e/o Trasferta), se previsto nella configurazione della stessa, indipendentemente dalla periodizzazione prevista nel Modello di nota spese assegnato In questo caso la finestra per l'aggiunta di spese si presenta come segue

È sufficiente selezionare l'area della Nota spese generatasiÈ con l'inserimento della richiesta.[/ht_message] Nella maschera per la rendicontazione della spesa vengono proposti i campi:

·         Giorno Selezionare il giorno in cui è stata effettuata la spesa

·         Dipendente Indica il nominativo del dipendente a cui viene assegnata la spesa

·         Categoria di spesa Viene proposto l'elenco delle spese configurate nella funzionalità Categorie di spesa. In base alla categoria di spesa selezionata verranno attivati eventuali campi in più come previsto nelle configurazione dei codici delle varie Categoria di Spesa.

·         Descrizione spesa Riservato a una breve descrizione della spesa effettuata

·         Tipo pagamento Selezionare la tipologia di pagamento utilizzata al momento della spesa

·         Tipo fattura Selezionare il tipo di documento contabile previsto dalla lista

·         Numero della ricevuta Scrivere eventuale numero fattura e/o ricevuta, ecc.

·         Da rimborsare al dipendente Selezionare il campo quando la spesa deve essere rimborsata. Deselezionarlo quando la spesa è puramente figurativa e non deve essere rimborsata.

·         Costo Indicare il costo delle spesa sostenuta

·         Allegato È inoltre possibile poter allegare un file in formato jpg, png o gif, per giustificare la spesa

Cliccare sul pulsante Salva per aggiungere la spesa alla Nota spese

 Ricordarsi che per proseguire con l'inserimento di nuove spese su di una Nota spese già creata, è sufficiente selezionare l'opportuno riquadro della Nota spese di destinazione, dopo aver cliccato su Aggiungi Spesa.

Inserimento Note spese e Spese da transazioni esterne

Quando previsto dai Parametri generali e dalle Categorie di spesa, è possibile caricare le spese tramite transazioni esterne. La maschera di Spese e rendicontazione si presenta con i pulsanti:

·         Continua da zero Per poter inserire la spesa da zero (metodo tradizionale)

·         Recupera i dati da transazioni esterne Per caricare automaticamente la spesa direttamente dal file delle transazioni esterne

Selezionando il la modalità "Recupera i dati da una transazione esterna", appare l'elenco delle transazioni disponibili in base al periodo selezionato

Cliccando sulla transazione da rendicontare, si apre la maschera per la compilazione della spesa con:

·         precompilato il campo Giorno

·         il campo Categoria di spesa limitato alla sola visualizzazione di quelle categorie configurate per la rendicontazione tramite transazioni esterne.

Alla selezione della categoria vengono popolati i campi:

·         Descrizione spesa

·         Tipo di Pagamento

·         Costo

Cambio stato della Nota spese

La spesa inserita dal responsabile del Cartellino dei miei collaboratori, una volta salvata, risulterà direttamente nello stato In attesa di approvazione. Per approvare le Note spese In attesa di approvazione, è necessario selezionare la testata della Nota spese in corrispondenza della data In questo modo verrà evidenziata la rendicontazione della singola Nota spese. Cliccando sul pulsante Approva spesa, in basso a sinistra, la stessa verrà approvata.  

Approvazione spese massiva

Le Note spese dei propri collaboratori possono essere approvate o rifiutate anche in modo massivo, utilizzando la funzionalità Approvazione spese.

Visualizzazione Spese e Rendicontazione

Dalla funzionalità Il cartellino dei miei collaboratori è possibile visualizzare l'elenco delle note spese associate ad un determinato collaboratore. Ogni stato approvativo viene identificato da un diverso colore, ovvero:

• "In attesa di approvazione" (grigio)
• "Approvate/Rimborsabili" (blu)
• "Rifiutate/Annullate" (rosso)
• "Da rimborsare al dipendente" (verde)

Selezionando una singola spesa dall'elenco è inoltre possibile visualizzare tutti i suoi dettagli e risalire all'utente che ha effettuato la richiesta.

 Informazioni utili - L'utente, inoltre, ha la possibilità di generare un report in formato excel contenente le note spese approvate e messe in pagamento, il tutto cliccando sul pulsante Esporta spese.

Gestione Anticipi e rimborsi

Quando gestito, nella maschera di Spese e rendicontazione è possibile visualizzare il saldo degli anticipi erogati dall'azienda.

Spese da addebitare a Commessa di People@Task

È inoltre possible, quando previsto nella Categoria di spesa, collegare la Spesa alla Commessa di People@Task ed eventualmente addebitarla al Cliente.