La funzionalità Inserimento Richieste Massivo da responsabile permette di inserire una richiesta/giustificativo per più collaboratori contemporaneamente. La schermata principale consente di selezionare i dipendenti, tra quelli che appartengono all'unità organizzativa di cui si è responsabile, su cui inserire il giustificativo o la richiesta.

Dopo aver selezionato i dipendenti si può procedere all’inserimento vero e proprio della richiesta facendo click sul pulsante Esegui, posto in testata. L’inserimento di una richieste richiede la compilazione di vari campi e per una gestione più semplificata è stata prevista una gestione a step. Nel primo step si seleziona la richiesta da inserire; sul lato destro è possibile visualizzare l’elenco dei dipendenti selezionati nel filtro precedentemente.

Per proseguire al secondo step è necessario cliccare sul pulsante posto in basso a destra della maschera, a forma di freccetta verso destra; qui sarà possibile selezionare uno o più giorni (singoli o su un periodo) su cui inserire la richiesta.

Il terzo step permette di selezionare la modalità di caricamento (durata, dalle-alle, giornata intera, prima frazione, seconda frazione) ed alcuni parametri avanzati necessari a modificare i comportamenti standard della richiesta.

L’ultima maschera riepiloga tutte le informazioni compilate negli step precedenti (la richiesta selezionata, i giorni indicati e i dipendenti filtrati); è possibile inoltre inserire una nota che può essere anche resa obbligatoria in fase di configurazione della richiesta.

Per completare l’inserimento e salvare la richiesta cliccare sul pulsante di salvataggio, con l’icona a forma di dischetto.

La funzionalità Forza Lavoro permette di visualizzare la forza lavoro dei dipendenti appartenenti ad una determinata unità organizzativa, tra quelle di cui si è responsabili, in relazione al periodo selezionato; è utile per monitorare e pianificare le risorse di cui si è responsabili ed evitare così sovrapposizioni di assenze sulla stessa giornata.

Dopo aver selezionato la data di inizio e la data di fine del periodo che si vuole visualizzare è necessario fare click sul pulsante Continua. A seguire verranno mostrate, sempre sul lato sinistro della maschera, tutte le unità organizzative dell'azienda, con la possibilità di selezionare e verificare la forza lavoro solo delle unità di cui si è responsabili. Al centro della schermata vengono visualizzati i dipendenti che fanno parte dell'unità organizzativa selezionata ed i dati della forza lavoro per il periodo impostato in precedenza. Ogni singolo giorno ha dei colori che identificano la tipologia di voci e/o richieste presenti su quella stessa giornata; il significato dei colori è indicato nella legenda situata in alto a destra nella schermata.

Spostandosi con il cursore su una singola giornata, e senza fare click, è possibile visualizzare le voci presenti su quel giorno, la loro durata in ore,minuti e la relativa percentuale.

Facendo doppio click sulla cella che identifica un determinato giorno è possibile inserire un nuovo giustificativo utilizzando la maschera di inserimento richieste. Infine, utilizzando la combinazione "Ctrl + Click" su una giornata è possibile visualizzare il cartellino riepilogativo della settimana:

La funzionalità Richieste Pendenti permette di visualizzare le richieste in attesa di approvazione, che devono essere ancora approvate e/o rifiutate da parte del Responsabile, con una modalità raggruppata per Richieste e non per dipendente, come avviene nella funzionalità Le richieste dei miei collaboratori.

Visualizzazione di Richieste Pendenti

Da menù "My Peoplelink" cliccare su Richieste pendenti Appare la maschera:

Sulla sinistra è presente l’elenco delle richieste ancora da approvare e/o rifiutare, nonché il numero dei soggetti che hanno effettuato quel tipo di richiesta, ed il quantitativo.

Per poter visualizzare a quali dipendenti si riferiscono le richieste pendenti, è sufficiente selezionare la richiesta dalla lista.

Nella parte destra della pagina verrà mostrato il nominativo del o dei dipendenti che hanno effettuato quel tipo di richiesta. Tra parentesi viene indicata la quantità di richieste riferite a quel tipo

Cliccando sul pulsante Espandi, in fianco al nominativo del dipendente, appare il dettaglio della/e richiesta/e

Il pulsante in testata Filtro su Richieste permette di selezionare il periodo sul quale si vogliono visualizzare le richieste, per tutte o per la singola unità organizzativa.

Cliccare, poi, sul pulsante Applica Filtro per visualizzare la pagina con le richieste relative alle date e all'unità organizzativa precedentemente selezionate.

Il pulsante Applica Filtro color arancione indica che è stato impostato un filtro per la visualizzazione delle richieste.

Per tornare alla situazione di partenza e vedere le richieste ancora da approvare o rifiutare, è sufficiente cliccare sul pulsante Azzera della maschera Filtro su Richieste. Il pulsante Seleziona tutte permette la selezione massiva delle richieste pendenti

Selezionando le richieste si attivano i pulsanti Approva selezionate e Rifiuta selezionate per agire massivamente sulle richieste. ll pulsante Deseleziona tutte elimina la selezione delle richieste precedentemente selezionate. E’ inoltre possibile visualizzare per ogni singola richiesta:

·         La giornata sulla quale viene caricata (con un click appare anche il calendario completo)

• La durata
• Il pulsante Cartellino consente di visualizzare il cartellino del dipendente relativo alla giornata della richiesta e alle giornate precedente e successiva.

• Il pulsante Approva consente di approvare la richiesta
• Il pulsante Rifiuta per rifiutare le richieste effettuate ed inserire eventuali note relative al rifiuto, quando previsto.

Per confermare il rifiuto cliccare sul pulsante, diventato verde, Rifiuta

Le richieste approvate o rifiutate appaiono con il simbolo in attesa di workflow

Ricaricando la pagina delle Richieste pendenti, tutte le richieste approvate o rifiutate non verranno più visualizzate.

POST ID: 2734 - https://wiki.peoplelink.it/pl-kb/richieste-dei-miei-collaboratori/

La funzionalità Le Richieste dei miei collaboratori permette di visualizzare, approvare o rifiutare le richieste effettuate dei propri collaboratori.

Da menù "My PeopleLink" cliccare su Le Richieste dei miei collaboratori. La maschera della funzionalità si presenta con:

·         Il campo relativo alla selezione dell’Unità Organizzativa di appartenenza. Quando l’Unità Organizzativa non è selezionata appare l’elenco di tutte le Unità Organizzative presenti con i relativi dipendenti/collaboratori;

·         Il campo relativo alla ricerca di un Collaboratore

·         L'elenco dei nominativi dei collaboratori suddivisi per unità organizzativa.

Per poter visualizzare le richieste di un collaboratore è sufficiente selezionare il nominativo dalla lista. La pagina Le Richieste dei miei collaboratori si aggiorna e si può visualizzare immediatamente la lista delle richieste del mese corrente relativo al collaboratore selezionato.

Cliccando poi su simbolo Espandi è possibile visualizzare, nel caso siano presenti, anche le richieste passate o future in caso queste siano ancora in attesa di approvazione.. Il pulsante in testata Filtro su Richieste permette di selezionare il periodo per la visualizzazione delle richieste.

Cliccare sul pulsante Applica Filtro per visualizzare la pagina con le richieste relative al periodo selezionato.

Il pulsante Applica Filtro color arancione indica che è stato impostato un filtro per la visualizzazione delle richieste. Per tornare alla situazione di partenza e vedere le richieste ancora da approvare o rifiutare, è sufficiente cliccare sul pulsante Azzera della maschera Filtro su Richieste. Il pulsante Seleziona tutte permette la selezione massiva delle richieste in attesa di approvazione.

Selezionando le richieste si attivano i pulsanti Approva selezionate e Rifiuta selezionate per agire massivamente sulle richieste. Il pulsante Deseleziona tutte deseleziona le richieste precedentemente selezionate. E’ inoltre possibile visualizzare per ogni singola richiesta:

·         Il periodo

·         La durata (o la Timbratura in caso di richieste di Timbrature)

·         Il pulsante Cartellino , che consente di visualizzare il cartellino del dipendente per le giornata della richiesta e la giornata precedente e successiva.

·         Il pulsante Approva per approvare la richiesta.

·         Il pulsante Rifiuta per rifiutare le richieste effettuate ed inserire eventuali note relative al rifiuto. Confermare il rifiuto cliccando sul pulsante, diventato verde, Rifiuta.

Le richieste appena approvate o rifiutate appariranno con il simbolo In attesa di workflow.

Al termine del workflow, ricaricando la pagina delle Richieste dei miei collaboratori tutte le richieste rifiutate o approvate non verranno più visualizzate.

La funzionalità Generazione file per import permette ai Responsabile di generare un file in formato excel per l’assegnazione dei Turni in modalità settimanale o mensile ai dipendenti appartenenti ad una propria Unità organizzativa.

Come utilizzare la funzionalità Generazione file per import

All'apertura della funzionalità Generazione file per import appare la maschera:

Con le sezioni relative a:

·         Unità Organizzativa Qui è necessario selezionare una singola unità organizzativa di cui si è responsabili. Nel file excel di export saranno presenti tutti i collaboratori appartenenti a quell'unità.

·         File da esportare Qui è necessario selezionare lo schema di file da esportare in formato excel relativo a Turni settimanali o Turni mensili

In base al tipo di Schema di import selezionato verrà attiva la sezione aggiuntiva Opzioni di export Compilare il campo Data di inizio del periodo di import ed il campo Ultimo giorno della settimana.

Cliccare sul pulsante Genera ed inizio il Download Nella sezione Download file, in alto a destra, appare il file appena generato e pronto per essere scaricato ed utilizzato. Cliccando sul nome del file, viene effettuato il download dello stesso, generalmente sotto la directory Download.

Come compilare il file generato per import turni

Aprire il file scaricato

Per ciascun dipendente in corrispondenza dei campi dei giorni della settimana, si può selezionare, dal menu a tendina di ciascuna cella, il relativo turno. I turni del menu a tendina si riferiscono a quelli configurati nel modulo Badge&Co. dal menu Conversioni per import della sezione Acquisizione.

Una volta compilato il file, con i relativi turni, è possibile procedere all’import del file dal modulo People@Docks, dal menu Gestione documenti, selezionando Import da file. Lo stesso iter vale anche per la compilazione del file Import Turni Mensile.

La funzionalità Presenti Assenti permette di consultare a video il riepilogo dei collaboratori, appartenenti alle Unità Organizzative del responsabile, che risultano presenti o assenti in una specifica giornata ad un data ora. I parametri che devono essere compilati dall'utente abilitato all'utilizzo di questa funzione sono i seguenti:

·         Data Consente di definire la data a cui si riferisce l'estrazione della lista dei presenti e degli assenti. Ore Consente di definire l'ora a cui si riferisce l'estrazione della lista dei presenti e degli assenti.

·         Modalità Opzione che consente di stabilire se effettuare il controllo basandosi esclusivamente sulle timbrature (Solo Timbrature) oppure se includere nel controllo anche la modalità di timbratura associata ai collaboratori in anagrafica (Completa).

Dopo aver compilato i campi descritti precedentemente, cliccando sul pulsante Cerca verrà visualizzato il riepilogo dei presenti e degli assenti. E' disponibile anche il pulsante Presenti e Assenti adesso, che permette all'utente di non dover indicare la data e l'ora di riferimento del controllo dei presenti e/o assenti, in quanto l'estrazione si basa sulla data e sull'ora di esecuzione. Ecco di seguito un esempio di estrazione della funzionalità  Presenti Assenti: Con modalità Solo timbrature:

Con questa opzione vengono controllate timbrature e verso delle timbrature, a prescindere dalla modalità di timbratura prevista in anagrafica per i vari collaboratori. Con modalità Completa:

Con questa opzione vengono controllate timbrature e verso delle timbrature ma, a differenza del precedente metodo, viene controllata anche la modalità di timbratura prevista in anagrafica per i vari collaboratori; ad esempio LA GUERCIA SAMANTHA viene considerata presente anche senza timbrature, in quanto in anagrafica la sua modalità di timbratura è GOLD (ovvero sempre presente).

La funzionalità Storico richieste dei miei collaboratori permette di consultare a video il riepilogo delle richieste dei propri collaboratori, con la possibilità di consultare tutte le richieste oppure soltanto quelle su cui il responsabile ha operato. I parametri che devono essere compilati dall'utente abilitato all'utilizzo di questa funzione sono:

·         Data inizio Consente di definire la data di inizio del periodo di estrazione delle richieste.

·         Data fine Consente di definire la data di fine del periodo di estrazione delle richieste.

·         ModalitàOpzione che consente di stabilire se estrarre tutte le richieste (Tutte le richieste del collaboratore) oppure solamente quelle su cui il responsabile è intervenuto (Le richieste su cui ho operato).

Dopo aver compilato i campi descritti precedentemente, cliccando sul pulsante Applica filtro verrà visualizzato l'organigramma dove verranno evidenziate le Unità Organizzative sulle quali opera il responsabile, con i vari collaboratori. E' disponibile anche il campo Cerca un collaboratore, che permette all'utente di individuare facilmente uno specifico collaboratore. Cliccando su un nominativo, sarà possibile visualizzare l'elenco delle richieste ed il loro stato approvativo. Inoltre sarà possibile utilizzare i filtri Stato della richiesta e Richiesta per ottimizzare la consultazione dei dati. Ecco di seguito un esempio di estrazione della funzionalità  Storico richieste dei miei collaboratori: Con modalità Tutte le richieste del collaboratore:

Con questa opzione vengono visualizzate tutte le richieste relative al periodo selezionato, a prescindere dallo stato approvativo. Nel caso in cui il periodo di estrazione selezionato includa richieste di un collaboratore che in precedenza apparteneva ad un'altra Unità Organizzativa, con questa modalità vengono mostrate anche quelle richieste. Con modalità Le richieste su cui ho operato.

Con questa opzione vengono visualizzati soltanto i collaboratori e le richieste sulle quali è intervenuto il responsabile. Se viene utilizzata questa modalità, è possibile anche creare un report in Excel attraverso l'apposito pulsante Report.

La funzionalità Export pianificazione voci e richieste permette di generare un file, in formato Excel, con un riepilogo dei collaboratori che hanno usufruito e/o usufruiranno di uno o più giustificativi in un intervallo di tempo specifico. La funzionalità prevede la selezione di un periodo per l’estrazione dei dati relativi ai propri collaboratori.

Sono previsti inoltre dei Tags, creati dall'amministratore di sistema, necessari alla corretta esportazione dei dati, che fanno riferimento alle Voci e/o alle Richieste coinvolte nella statistica:

Tags Voci Questo campo consente di elencare i tags relativi alle voci che devono essere considerate nella statistica. Tags Richieste Questo campo consente di elencare i tags relativi alle richieste che devono essere considerate nella statistica. La compilazione del campo Tags Voci è fondamentale se la statistica che si intende estrarre fa riferimento ad un periodo pregresso, dove sono presenti risultati sul cartellino. La compilazione del campo Tags Richieste invece si rende necessaria se l'estrazione riguarda un periodo futuro, dove non sono presenti risultati sul cartellino. La compilazione di entrambi i campi permette di indicare come periodo di estrazione un intervallo di tempo che comprende dati consolidati e dati futuri come, ad esempio, l'anno solare. Ecco di seguito un esempio di estrazione dell'Export pianificazione voci e richieste:

Il file Excel che viene generato è composto da un primo foglio di lavoro che contiene il riepilogo del numero di ore di Voci e/o Richieste fruite e che sono state programmate nel periodo selezionato:

I fogli di lavoro successivi invece si riferiscono ad ogni singolo mese incluso nel periodo selezionato e mostrano la distribuzione giornaliera del fruito e del programmato. Ciò permette, ad esempio, una consultazione semplice ed immediata di eventuali sovrapposizioni di assenze che potrebbero impattare sull'operatività aziendale: