La funzionalità Conversione voci payroll permette di collegare le Voci di People@Time alle Voci payroll (precedentemente configurati nella funzionalità Voci payroll).

 Il presente documento è rilasciato solo per le parametrizzazioni standard, ove è necessario compilare solo la prima scheda denominata “Paghe voci” – la compilazione delle altre schede è necessaria solo per alcune procedure paghe che necessitano di informazioni aggiuntive per funzionare correttamente.

Creazione di una nuova Conversione voci payroll

Per creare una nuova Conversione voci payroll, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Crea codice. Nella dialog che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.

La maschera è composta dai campi standard Codice, Descrizione e Nota e dai campi specifici:

• Procedura  payroll Indica a quale procedura paghe associare la conversione (Zucchetti, ADP, Inaz, TeamSystem, etc., ricordiamo che People@Time può interfacciarsi con qualunque sistema paghe italiano ed estero).

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare la Conversione voci payroll cliccando sul pulsante Crea.

Modifica di una Conversione voci payroll

Per modificare una Conversione voci payroll, già presente nel sistema, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare Modifica codice. La dialog che si aprirà è identica a quella mostrata in fase di creazione di una nuova Conversione Voci Payroll.

Creazione di uno storico

Per creare un nuovo storico è necessario cliccare sul pulsante Gestisci e selezionare la voce Storici – Crea. Lo storico di una Conversione voci payroll è necessario per gestire caratteristiche aggiuntive che potrebbero avere un limitazione nel tempo.

La maschera è composta da:

Paghe voci

Nella sezione Paghe voci è possibile configurare i parametri

• Esporta voci di riposo a zero ore
• Esporta voci di assenza a zero ore
• Esporta voci di presenza a zero ore

Inoltre, in questa scheda si creato tutte le associazioni tra le Voci di People@Time e le Voci payroll. Per creare una nuova associazione è necessario cliccare sul pulsante Nuovo. Nella dialog che si aprirà sarà possibile indicare tutti i parametri necessari a creare una nuova associazione tra le voci.

I campi a disposizione sono:

• Voce payroll Indica la Voce payroll che deve essere generata dall'elaborazione payroll. E’ anche possibile creare una nuova voce payroll direttamente da questa funzionalità cliccando sul pulsante Nuovo posto sulla destra. La nuova voce andrà ad implementare l’elenco delle Voci payroll già esistenti.

• Tipo parametro Può assumere i valori Standard, Giorni retribuiti, Settimana INPS, Giorni INPS, Giorni lavorativi, Mensa, Ore lavorate, Ore retribuite, Ore teoriche, Conteggio mensa + Importo complessivo. (Tendenzialmente il campo Tipo parametro va configurato come Standard. Le altre configurazioni servono per effettuare calcoli particolari e sono richiesti da determinate procedure paghe).
• Voci Indica le Voci di People@Time (una o più di una) da sommare per ottenere il valore della Voce payroll.
• Calcolo giornaliero Indica che il tracciato paghe prevede un dato giornaliero.
• Calcolo se inizio periodo voce
• Calcolo mensile Indica che il tracciato paghe prevede un dato mensile.
• Tipo di calcolo Indica il formato del valore della conversione. Può assumere i valori di:
• Ore
• Giorni
• Forfait
• Dalle/Alle con valore sommato
• Dalle/Alle con valore giornaliero
• Quota
• Arrotondamento giornaliero Indica l'arrotondamento in minuti da applicare alla conversione giornaliera
• Tipo di arrotondamento giornaliero Indica se l'arrotondamento giornaliero deve essere applicato per Eccesso o per Difetto.
• Arrotondamento mensile Indica l'arrotondamento in minuti da applicare alla conversione mensile
• Tipo di arrotondamento Indica se l'arrotondamento mensiledeve essere applicato per Eccesso o per Difetto.
• Mese di calcolo Indica il mese di riferimento, rispetto alla data di esecuzione della procedura di elaborazione payroll, da cui prelevare i dati per l'elaborazione. Può assumere i valori:
• Mese di elaborazione
• Mese successivo
• Mese precedente
• File Payroll Indica in quale file (relativamente alla procedura paghe) deve essere esportata la conversione.

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare la Conversione cliccando sul pulsante Aggiungi. Procedere allo stesso modo per tutte le Voci payroll che devono essere convertite e, successivamente, elaborate ed esportate per essere trasmesse allo studio o al consulente paghe. Una volta create tutte le conversioni, è possibile salvare l'intero storico cliccando sul pulsante Salva.

Cliccando sul pulsante Stand-by, il codice verrà pubblicato in produzione e sarà possibile collegarlo alla funzionalità di Profilo Contrattuale che, associata ad ogni singolo dipendente, identifica le parametrizzazioni elaborative.

La funzionalità Voci Payroll permette di configurare quali codici (relativi alle presenze, assenze, straordinari, ecc.) devono essere utilizzati durante l'elaborazione paghe.

Questi verranno poi collegati alle voci di People@Time tramite la funzionalità Conversione voci payroll.

Creazione di una nuova Voce payroll

Per creare una nuova Voce payroll, è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Crea. A seguire sarà possibile indicare tutti i parametri necessari al completamento dell’operazione.

La maschera è composta dai campi:

• Procedura paghe Indica a quale procedura paghe associare la voce payroll (Zucchetti, ADP, Inaz, TeamSystem, etc., ricordiamo che People@Time può interfacciarsi con qualunque sistema paghe italiano ed estero).
• Codice
• Codice export Opzionale. Se compilato corrisponde al codice che viene generato nel file di export.
• Descrizione
• Note

Quando tutti i parametri saranno compilati secondo le proprie esigenze, è possibile salvare il codice Voci Payroll cliccando sul pulsante Salva.

Modifica di una Voce payroll

Per modificare una Voce payroll già presente nel sistema è necessario cliccare sul pulsante Gestisci, posto nella testata della maschera, e selezionare la voce di Modifica. La maschera che si aprirà è identica a quella mostrata in fase di creazione di una nuova Voce payroll, con l’eccezione che alcuni parametri non saranno modificabili in quanto un’operazione di questo tipo potrebbe comprometterne l’utilizzo.

La funzionalità Files permette di intervenire in modifica su alcuni parametri della procedura paghe utilizzata in People@Time. Attraverso un'opportuna configurazione di questa tabella è quindi possibile variare il contenuto ed il nome del file paghe generato dalla funzionalità Export Files. Per procedere con la modifica dei parametri standard, è sufficiente accedere alla funzionalità Files e selezionare il nome del file su cui si intende intervenire:

Successivamente, cliccando su Gestisci e poi su Modifica, è possibile variare i seguenti parametri:

• Descrizione: consente di modificare la descrizione del tipo di file
• Note: permette di aggiungere delle informazioni al tipo di file
• Nome file: permette di modificare il nome del file che verrà generato al termine della procedura di Export Files

Utilizzando i seguenti tag opzionali è possibile personalizzare il nome del file dinamicamente:

• {CodicePaghe}: permette di includere il codice paghe dell'azienda
• {CodiceAzienda}: permette di includere il codice People@Time dell'azienda
• {CodiceFilPaghe}: permette di includere il codice della filiale dell'azienda
• {Anno}: permette di includere l'anno di generazione del file
• {Mese}: permette di includere il mese di generazione del file
• {AnnoCompetenza}: permette di includere l'anno di competenza, ovvero dell'anno di elaborazione del file
• {MeseCompetenza}: permette di includere il mese di competenza, ovvero del mese di elaborazione del file
• {DataOra}: permette di includere la data e l'ora di generazione del file

Ad esempio, mensilmente è possibile includere nel nome del file il mese e l'anno di competenza: File_{MeseCompetenza}_{AnnoCompetenza}.txt

• Formato Voce: consente di indicare il formato di esportazione delle voci contenute nel file paghe, ovvero in centesimi oppure in sessantesimi
• Tipo fine record: permette di stabilire se al termine di ogni record il programma deve scrivere il record successivo andando a capo (CR+LF) oppure continuare a scriverlo sulla stessa riga (NO CR+LF)
• Procedura paghe: campo con valore non modificabile, che viene popolato automaticamente da People@Time in funzione della procedura paghe a cui è collegato il file
• Mese del report: permette di indicare quale deve essere la mensilità che deve essere indicata nei record presenti nel file paghe; può corrispondere al mese di elaborazione oppure a quello successivo

Al termine delle modifiche, per completare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante Salva:

La funzionalità Procedure permette di intervenire in modifica su alcuni parametri della procedura paghe che si intende utilizzare in People@Time. Attraverso un'opportuna configurazione di questa tabella è quindi possibile variare la modalità di compilazione della procedura Files e della procedura Conversione voci payroll, determinando di fatto alcuni contenuti del file paghe che verrà generato attraverso la funzionalità Export Files. Per procedere con la modifica dei parametri standard, è sufficiente accedere alla funzionalità Procedure e selezionare il nome del tipo di procedura paghe su cui si intende intervenire:

Successivamente, cliccando su Gestisci e poi su Modifica, è possibile variare i seguenti parametri:

• Descrizione: consente di modificare la descrizione del tipo di procedura paghe
• Note: permette di aggiungere delle informazioni al tipo di procedura paghe
• Parametri validi: permette di modificare l'elenco dei parametri selezionabili per la procedura paghe durante la configurazione della Conversione voci payroll
• Lunghezza massima voce payroll: permette di modificare la lunghezza massima dei codici paghe utilizzati dalla procedura paghe
• Tipo matricola export: permette di modificare il tipo di matricola che verrà utilizzato durante l'Export files; la matricola Presenze corrisponde alla matricola indicata nel rapporto di lavoro del dipendente, la matricola Paghe invece corrisponde a quella indicata nella scheda Paghe dell'anagrafica del dipendente
• Valuta: permette di definire la valuta di riferimento delle voci relative agli importi
• Chiavi di export: permette di indicare eventuali codifiche personalizzate che determinano il formato ed il contenuto di alcuni campi del tracciato record del file paghe generato dalla procedura Export files

 Alcuni campi della funzionalità Procedure possono essere inseriti o modificati esclusivamente da utenti Evangelist di Peoplelink, in quanto si tratta di parametri che impattano sul metodo di calcolo dell'Elaborazione voci payroll:

• Plugin payroll: indica il tipo di plugin utilizzato per generare un determinato tipo di tracciato record del file paghe
• Conversioni valide: permette di stabilire quale tipologia di conteggio può essere utilizzata durante l'Elaborazione voci payroll; la conversione di tipo Giornaliero effettua il calcolo su base giornaliera mentre quella Mensile totalizza il dato giornaliero su base mensile
• Tipi di calcolo validi: permette di stabilire le unità di misura o le tipologie di calcolo applicabili per il conteggio delle voci paghe, che saranno selezionabili nella Conversione voci payroll; di norma sono Ore o Giorni ma possono anche includere metodi di calcolo particolari (Dalle Alle, Forfeit, Importo fisso, Quota per importo) o semplici conteggi per quantità (Quota)
• Periodizzazione: permette di definire il periodo di calcolo dell'Elaborazione voci payroll; di norma è Mensile ma può prevedere anche conteggi particolari che prevedono calcoli basati su periodi con date specifiche (Giornaliero) o settimane (Settimanale)
• Stato: permette di definire se la procedura è collegata all'Elaborazione voci payroll di tipo Produzione, di tipo Test oppure se deve essere Disabilitata

Al termine delle modifiche, per completare il salvataggio dei dati è sufficiente cliccare sul pulsante Salva: