La funzionalità Profilo autorizzazione extraorario permette di creare un set di regole, associabile successivamente in anagrafica, che determinerà la modalità di gestione dell'autorizzazione di straordinari e/o banca ore. Il Profilo autorizzazione extraorario prevede alcune configurazioni di sistema predefinite e non modificabili o eliminabili, ovvero:

• Sempre autorizzato: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario sempre pre-autorizzate e quindi non necessita di workflow autorizzativo
• Mai autorizzato: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario come non autorizzate; anche in questo caso non necessita di workflow autorizzativo
• Sempre Autorizzato Banca Ore: con questa configurazione il motore di calcolo considera le eventuali ore di extra-orario sempre pre-autorizzate come Banca ore e quindi non necessita di workflow autorizzativo

 Prima di procedere con la creazione di un nuovo Profilo Autorizzazione Extraorario, è consigliabile aver definito le richieste di tipo extra-orario che verranno associate al profilo e che dovranno essere utilizzate dai dipendenti per richiedere l'approvazione dei propri extra-orari; il sistema prevede l'esistenza di 3 tipologie di richieste extra-orario di default:

·         EXTRAPR - EXTRA-ORARIO (Preventivo):  con questo giustificativo è necessario richiedere l'autorizzazione preventivamente, ovvero prima di svolgere l'attività lavorativa che potrebbe generare l'extra-orario

·         EXTRA - EXTRA-ORARIO (Consuntivo): questo giustificativo permette di richiedere l'autorizzazione a consuntivo, ovvero dopo che il motore di calcolo ha generato l'eventuale extra-orario

·         EXTRAFZ - EXTRA-ORARIO (Forzato): questo giustificativo permette di richiedere l'autorizzazione di un extra-orario a prescindere dal risultato presente sul cartellino; di norma viene utilizzato nel caso in cui lo straordinario sia un evento non previsto dalla configurazione del turno giornaliero o che debba essere riconosciuto in via eccezionale

Per creare un nuovo Profilo Autorizzazione Extraorario è necessario cliccare sul pulsante Gestisci e poi su Crea codice; nella finestra andranno compilati i campi Codice, Descrizione ed opzionalmente il campo Nota:

Dopo aver cliccato sul pulsante Crea, il codice sarà in standby ed incompleto; per procedere con la creazione dello storico, contenente i parametri, sarà necessario cliccare di nuovo sul pulsante Gestisci e poi sul pulsante Crea nella sezione storici:

Comparirà la classica videata di creazione dello storico, dove sarà possibile indicare la data di inizio e fine validità e si potranno eventualmente copiare i dati dello storico da altri codici esistenti:

Se invece si intende creare un codice ex-novo, sarà sufficiente selezionare il pulsante Continua; comparirà la scheda da compilare:

Vediamo ora il significato dei singoli campi:

• Tipo di autorizzazione: campo che permette di definire la tipologia di extraorario di cui potrà essere richiesta l'autorizzazione. Ecco le possibili scelte:
• Solo extraorario: la richiesta di autorizzazione si riferisce soltanto allo straordinario
• Solo banca ore: la richiesta di autorizzazione si riferisce soltanto alla banca ore
• Extraorario e/o banca ore a scelta dell'utente: la richiesta di autorizzazione può riferirsi a straordinario, banca ore o entrambe le opzioni
• Percentuali di accantonamento: la richiesta di autorizzazione prevede la suddivisione tra straordinario e banca ore in funzione della percentuale di accantonamento indicata nel campo successivo
• Percent. di accantonam. senza aut.: la richiesta di autorizzazione prevede che la parte relativa all'accantonamento non necessiti di autorizzazione
• Percentuale di accantonamento: campo che consente di indicare la percentuale di extraorario che verrà accantonato in banca ore
• Taglio massimo giornaliero: campo che consente di specificare il taglio massimo giornaliero dello straordinario richiedibile
• Richieste di autorizzazione: campo che consente di definire l'elenco delle richieste di autorizzazione extraorario che potranno essere utilizzate dai dipendenti con questo profilo di autorizzazione extraorari
• Voci autorizzabili: campo di sistema, predefinito e non modificabile

Infine, per concludere la configurazione è necessario cliccare sul pulsante Salva. Una volta effettuato il salvataggio, il Profilo Autorizzazione Extraorario dovrà poi essere messo in produzione, cliccando sul pulsante Stand-by. In questo modo sarà poi assegnabile nell'anagrafica dei dipendenti.