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Integrazione PEOPLELINK con JOB
Manuale utente - Integrazione PEOPLELINK con JOB - © SISTEMI S.p.A.
Integrazione PEOPLELINK con JOB
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Inquadramento
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Introduzione all'integrazione PEOPLELINK con JOB
Manuale utente - Integrazione PEOPLELINK con JOB - © SISTEMI S.p.A.
La procedura PEOPLELINK, soluzione Sistemi per gestire la rilevazione/gestione presenze e i processi HR, è integrata con la procedura JOB.
L'integrazione permette uno scambio di dati fra le due procedure, sia in avviamento sia per gli allineamenti successivi.
I flussi di integrazione fra le due procedure sono:
· Il trasferimento dei dati riferiti a ditte, lavoratori, rapporti di lavoro da JOB a PEOPLELINK, attività utile sia in fase di avviamento sia a regime per allineare costantemente i dati.
I dati comuni fra le due procedure sono quindi inseriti in JOB e trasferiti automaticamente in PEOPLELINK.
Prima di avviare l'integrazione è necessario impostare il codice rilevazione presenze sui Rapporto di lavoro imputando un codice numerico univoco per dipendente/ditta
· L'invio da PEOPLELINK a JOB dei calendari presenze per consentire l'acquisizione delle presenze, utili all'elaborazione automatica cedolini.
Schede pratiche
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Configurare l'integrazione
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Per realizzare il collegamento fra PEOPLELINK e JOB definite:
· in PEOPLELINK:
o il collegamento attraverso la funzione Configurazione integrazione con Sistemi, che invia automaticamente una mail con i dati di registrazione dell'installazione
o i parametri di configurazione
· in JOB, il collegamento con l'installazione PEOPLELINK.
Collegamento con JOB
Le informazioni da PEOPLELINK a JOB sono contenute in file .CSV e il loro trasferimento avviene tramite servizi REST, procedete come da flusso di seguito riportato.
1. Avviate la funzione "Configurazione integrazione con Sistemi" Dal menu People@Identities avviate la funzione "Configurazione integrazione con Sistemi". 2. Selezionate il codice JOB Ricercate nel campo "Elemento" e selezionate il codice JOB.
3. Eseguite la modifica Dal bottone <Gestisci> eseguite la funzione "Modifica".
4. Inviate il codice di collegamento all'installazione JOB Indicate l'indirizzo e-mail, selezionate il bottone <Invia la mail> e inserite il codice di conferma richiesto.
Al destinatario viene inviata una e-mail simile ala seguente:
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Parametri di integrazione
Sono proposti dei parametri standard che si possono personalizzare:
· categorie dipendenti da importare
· esclusione dipendenti cessati
· esclusione dipendenti con codice rilevazione presenze non valorizzato.
Collegamento con PEOPLELINK
Menu: Integrazioni gestionali > Integrazione con HR e Presenze > Integrazione con PEOPLELINK
Il destinatario della e-mail di registrazione deve inserire il codice collegamento ricevuto, in modo da realizzare il collegamento con PEOPLELINK, come da flusso di seguito riportato.
Dovete effettuare l'attivazione dell'Accreditamento dell'installazione. Consultate la scheda Accreditamento installazione per tutti i dettagli.
1. Avviate l'integrazione dati Avviate la funzione Integrazione con PEOPLELINK.
2. Create il primo collegamento Selezionate il comando <Nuovo> per creare il primo collegamento.
3. Inserite descrizione e codice collegamento Compilate i campi: · Descrizione: nome del collegamento che state instaurando, ad esempio "PEOPLELINK" · Codice collegamento: fate copia e incolla del codice collegamento ricevuto via e-mail Confermate con <OK (Invio)>.
4. Definite le ditte integrate con PEOPLELINK Posizionatevi nel tab "Ditte", selezionate il bottone <Varia> e inserite, con il bottone <Nuovo>, le ditte da trasferire a PEOPLELINK.
5. Definite i parametri Definite i parametri dell'integrazione dati con il bottone <Opzioni invio dati>: · selezionate l'opzione Rapporti di lavoro in modo da inviare a PEOPLELINK i rapporti di lavoro delle ditte integrate · impostate: o Attivi dal: il primo giorno del mese a partire dal quale le presenze delle ditte integrate saranno gestite in PEOPLELINK. o Attivi al: il 31/12/2099. In questo modo trasferite a PEOPLELINK i soli rapporti di lavoro attivi.
6. Schedulate l'invio dei dati a PEOPLELINK Potete eseguire l'invio dei dati a PEOPLELINK manualmente, quando lo ritenete necessario. In alternativa potete schedulare l'invio dei dati a PEOPLELINK dal tab Schedulazione, in modo da automatizzare questa attività: · selezionate l'opzione Abilita schedulazione · impostate, come stazione di esecuzione della schedulazione: o la ZZ, se sull'installazione JOB è attivo il SISCHED. o una stazione a vostra scelta deputata all'avvio della schedulazione. o Tutte le stazioni: in questo modo l'invio dei dati viene avviato indipendentemente dall'operatore che accede alla procedura JOB
· indicate nel campo "Procedura" la sigla della procedura del Sismenu al cui accesso verrà avviata la schedulazione · impostate le frequenza con cui volete inviare i dati a PEOPLELINK: o Ogni giorno: indicate l'ora a cui avviare la schedulazione. o Una volta alla settimana: giorno della settimana e ora in cui avviare la schedulazione. o Una volta al mese: giorno del mese e ora in cui avviare la schedulazione. · salvate le impostazioni e il collegamento con <Salva (End)>; le impostazioni saranno attive a partire dal successivo accesso alla procedura JOB. |
Aggiungere nuove ditte all'integrazione
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Menu: Integrazioni gestionali > Integrazione con HR e Presenze > Integrazione con PEOPLELINK
Per aggiungere delle ditte in un collegamento già instaurato con PEOPLELINK procedete come da flusso di seguito riportato.
1. Avviate l'integrazione dati Avviate la funzione Integrazione con PEOPLELINK.
2. Richiamate il collegamento Posizionatevi sul collegamento da modificare e selezionate il comando <Dettaglio>.
3. Inserite le ditte Posizionatevi nel tab "Ditte" e selezionate il comando <Varia>.
Selezionate il comando <Nuovo> per aggiungere nell'integrazione dati le nuove ditte da trasferire.
Se dovete aggiungere più ditte, ripetete le operazioni sopra illustrate per ciascuna ditta da aggiungere.
Confermate con <Salva (End)>.
Al primo invio dati, sono inviati a PEOPLELINK anche i dati delle nuove ditte inserite, considerando: · i dati validi alla data di invio · le storicizzazioni, sulla base dei parametri impostati nel bottone <Opzioni invio dati>.
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Inviare e acquisire i dati da JOB in PEOPLELINK
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L'acquisizione dei dati inviati da JOB in PEOPLELINK si compone delle seguenti fasi:
1. invio dei dati: operazione da eseguire sull'installazione JOB solo se non avete schedulato l'invio dei dati, o se volete inviare i dati manualmente tra un invio schedulato e l'altro
2. acquisizione dei dati: operazione eseguita automaticamente in PEOPLELINK e controllo esito importazione.
Per tutti i dettagli consultate la sezione "Configurare in PEOPLELINK i parametri oggetto di integrazione dati" della scheda Configurare l'integrazione.
Inviare i dati da JOB
Menu JOB: Integrazione con HR e Presenze > Integrazione con PEOPLELINK
I dati da inviare a PEOPLELINK sono:
· l'anagrafica della ditta
· l'anagrafica dei lavoratori e i dati dei rapporti di lavoro ("Soggetti e Dipendenti" in PEOPLELINK)
· i contratti dei lavoratori somministrati e distaccati.
L'invio può essere:
· schedulato, per maggiori dettagli consultate la scheda Configurare l'integrazione
· manuale, come di seguito descritto.
1. Avviate l'integrazione dati Avviate la funzione "Integrazione HR e Presenze > Integrazione con PEOPLELINK".
2. Selezionate il collegamento Dall'elenco dei collegamenti selezionate quello per cui effettuare l'invio dei dati a PEOPLELINK (nel nostro esempio AZIENDA 1) ed entrate nel dettaglio con il bottone <Dettaglio>.
3. Inviate i dati Posizionatevi nel tab Scambio dati e selezionate sul bottone <Invia dati>. Il valore Eseguito, presente nella colonna Stato indica che l'invio è stato completato.
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A fronte di eventuali problemi sui servizi REST viene visualizzate lo stato "Fallito": aspettate qualche minuto e provate ad effettuare nuovamente l'invio con il bottone <Invia dati>.
Acquisire i dati in PEOPLELINK
L'acquisizione dei dati predisposti da JOB avviene in modo automatico in PEOPLELINK e, al termine dell'acquisizione, visualizzate l'esito dell'importazione attraverso la funzione di menu: Badge & Co.>Log servizi.
Selezionate la funzione "ImportAnagraficaJOB", impostate i filtri desiderati e avviate la ricerca.
Con il doppio clic su una riga, viene aperto il dettaglio del LOG:
In alternativa potete consultare i LOG seguendo il seguente flusso:
I LOG saranno visualizzati nel seguente elenco:
Configurare ed effettuare l'invio calendari a JOB
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Configurare l'invio calendari
Per eseguire la configurazione necessaria all'invio delle presenze a JOB, procedete come da flusso di seguito riportato.
1. Avviate la funzione Procedure Avviate la funzione "People@Time > Procedure".
2. Configurate le opzioni di generazione del file Selezionate l'elemento JOB e configurate le opzioni di generazioni del file.
3. Avviate la funzione Conversione Voci Payroll Avviate la funzione "People@Time > Conversione Voci Payroll".
4. Configurate le regole di conversione delle voci presenze Selezionate il comando "Gestisci > Crea" per creare una nuova regola ed eseguite la configurazione delle regole di conversioni delle voci di presenza in voci Paghe.
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Preparare i dati per export e generazione file da inviare a JOB
Per eseguire la preparazione dei dati all'esportazione, procedete come da flusso di seguito riportato.
1. Avviate la funzione Elaborazione Voci Payroll Avviate la funzione "People@Time > Elaborazione Voci Payroll".
2. Preparate i dati da esportare Preparate i dati da esportare come segue: · selezionate il periodo dei dipendenti da elaborare con il bottone Filtro dipendenti · impostate le opzioni nella sezione Opzioni di elaborazione · avviate la procedura di preparazione dati all'esportazione con il bottone Esegui; nella sezione "Notifiche" viene creato un nuovo elemento per monitorare lo stato di esecuzione dell'operazione. Al termine della preparazione dati, l'elemento viene aggiornato con una riga colorata che ne evidenzia l'esito.
3. Avviate la funzione "Export files Avviate la funzione "People@Time > Export files".
4. Generate il file da esportare Generate il file da esportare come segue:; · selezionate il periodo da esportare e confermate con il bottone Esegui; nella sezione "Notifiche" viene creato un nuovo elemento per monitorare lo stato di esecuzione dell'operazione · confermate il messaggio a video e attendete la generazione del file.
5. Inviate il file Al termine dell'esportazione, l'elemento viene aggiornato con una riga colorata che ne evidenzia l'esito: · selezionate "Mostra i log e i file" · controllate eventuali messaggi · procedete al download del file generato · inviate manualmente il file a JOB.
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Configurare l'elaborazione automatica cedolini in JOB
Per configurare l'acquisizione dei file predisposti da PEOPLELINK ed eseguire l'elaborazione automatica cedolini, consultate la scheda Definire i parametri per l'elaborazione automatica cedolini.
Configurare i parametri relativi al tracciato presenze come segue:
Approfondimenti
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Dati oggetto dell'integrazione: precisazioni
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I dati oggetto dell'integrazione tra JOB a PEOPLELINK sono elencati nella seguente tabella:
DATI | DETTAGLIO |
Ditte | · Dati anagrafici · Indirizzi e recapiti · Sedi di lavoro · Centri di costo · Classificazioni gestionali |
Anagrafica lavoratore | · Dati anagrafici e titolo di studio · Indirizzi e recapiti · Cittadinanza · Altri dati |
Rapporti di lavoro | · Dati del rapporto di lavoro · Carichi familiari · Inquadramento · Sede e recapiti · Centro di costo · Classificazioni gestionali |
Tabelle JOB | Contratti: codice e descrizione del contratto e del livello |
I dati sono esportati con logiche diverse a seconda che si tratti del primo invio o di un invio successivo:
· se si tratta del primo invio dei dati, i dati comprendono tutto lo storico, in base alle opzioni di invio dati indicate in configurazione
· se sono invii periodici successivi al primo, i dati sono quelli validi alla data di sistema riferite ai rapporti di lavoro attivi o cessati da meno di 6 mesi.
È necessario impostare il codice rilevazione presenze sui Rapporto di lavoro prima di avviare l'integrazione impostando un codice numerico univoco per Dipendente/Ditta.
In casi particolari, se dovete rinviare tutto lo storico dei dati presenti in JOB (come avviene con il primo invio), utilizzare l'opzione Rinvia ditta.
Se i dati inviati da JOB sono diversi da quelli presenti in PEOPLELINK, l'acquisizione viene effettuata con le seguenti modalità:
· in PEOPLELINK non è presente la data di storicizzazione del dato inviata da JOB: viene creata in PEOPLELINK la nuova data di storicizzazione
· in PEOPLELINK è presente la stessa di storicizzazione del dato inviata da JOB: il contenuto della storicizzazione presente in PEOPLELINK viene sovrascritta con i dati inviati da JOB.
Eliminazione collegamenti
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Se dovete eliminare un collegamento attivato tra PEOPLELINK e JOB, seguite il flusso di seguito illustrato.
1. Avviate la funzione Configurazione Integrazione con Sistemi Avviate la funzione "PEOPLE@Identities > Configurazione Integrazione con Sistemi".
2. Eliminate il collegamento Eliminate il collegamento come segue: · selezionate l'elemento JOB · selezionate il comando Gestisci > Modifica · selezionate il comando Disassocia.
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