Potete utilizzare i seguenti schemi di import avanzati:
· IDENTITIES: Anagrafica badge (avanzato)
· TASK: Anagrafica clienti, commesse e attività (avanzato) - versione beta pubblica
· VISTA: Anagrafica asset (avanzato)
· VISTA: Anagrafica competenze (avanzato)
· VISTA: Anagrafica posizioni lavorative (avanzato)
· VISTA: Assegnazioni ai soggetti delle competenze (avanzato)
· VISTA: Assegnazioni ai soggetti delle posizioni lavorative (avanzato)
· VISTA: Assegnazione eventi anagrafici (avanzato).
· VISTA: Gruppi di edizioni ed edizioni per corsi formativi (avanzato)
· IDENTITIES: Anagrafica badge (avanzato)
· TASK: Anagrafica clienti, commesse e attività (avanzato) - versione beta pubblica
I file da utilizzare, per i quali è possibile scaricare i relativi template Excel utilizzando il bottone <Download template per import>, avranno le seguenti caratteristiche:
· IDENTITIES: Anagrafica badge (avanzato) - Utile per l'import dei badge e la relativa assegnazione ai soggetti
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Badge - Foglio contenente la lista di badge da aggiungere in anagrafica. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Associazione a soggetti - Foglio contenente la lista di soggetti da associare ai badge. I badge ai quali vanno associati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria "Badge". Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup.
o Badge con associazione (legacy) - Foglio contenente la lista di badge da aggiungere in anagrafica e da associare ad un determinato soggetto. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
Questa categoria, derivante dal vecchio tracciato di import dei badge anagrafici, potrebbe venir rimossa in aggiornamenti futuri in quanto obsoleta.
· TASK: Anagrafica clienti, commesse e attività (avanzato) - utile per l' import generico dei clienti, referenti clienti, commesse, classificazioni di commessa e attività di commessa in TASK.
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Clienti - Foglio contenente la lista di clienti da aggiungere e/o modificare in anagrafica. Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup, Upsert.
o Referenti - Foglio contenente la lista di referenti relativi a determinati clienti da aggiungere e/o modificare. I clienti sui quali potranno venir salvati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Clienti. Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup, Upsert.
o Commesse - Foglio contenente la lista di commesse da aggiungere in anagrafica. I clienti alle quali potranno essere associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Clienti. Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup, Upsert.
o Classificazioni - Foglio contenente la lista di associazioni delle classificazioni di commessa in anagrafica. Le commesse alle quali potranno venir associati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Commesse. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Attività - Foglio contenente la lista di attività di commessa da aggiungere in anagrafica. Le commesse alle quali potranno venir associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Commesse. Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup, Upsert.
· VISTA: Anagrafica asset (avanzato) - utile per l'import generico degli asset e delle scadenze, dei documenti e/o allegati, degli storici rilevazioni, delle manutenzioni e delle commesse associate legate ad essi in VISTA.
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Asset aziendali - Foglio contenente la lista di asset aziendali da aggiungere e/o modificare in anagrafica. Per questa categoria sono previsti i seguenti algoritmi di import: Startup, Upsert.
o Scadenze - Foglio contenente la lista di scadenze da aggiungere in anagrafica. Gli asset aziendali ai quali potranno venir associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Asset aziendali. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Documenti e allegati - Foglio contenente la lista di documenti e allegati da aggiungere in anagrafica. Gli asset aziendali ai quali potranno venir associati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Asset aziendali. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Storico rilevazioni - Foglio contenente la lista di storici rilevazioni da aggiungere in anagrafica. Gli asset aziendali ai quali potranno venir associati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Asset aziendali. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Manutenzioni - Foglio contenente la lista di manutenzioni da aggiungere in anagrafica. Gli asset aziendali ai quali potranno venir associati possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Asset aziendali. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Commesse associate - Foglio contenente la lista di commesse associate da aggiungere in anagrafica. Gli asset aziendali ai quali potranno venir associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Asset aziendali. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
· VISTA: Anagrafica competenze - utile per l'import generico delle competenze e/o delle associazioni delle posizioni lavorative ad esse in VISTA.
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Competenze - Foglio contenente la lista di competenze da aggiungere in anagrafica. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
· Posizioni lavorative associate - Foglio contenente la lista di posizioni lavorative da associare alle competenze. Le competenze alle quali vanno associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Competenze. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
· VISTA: Anagrafica posizioni lavorative (avanzato) - utile per l' import generico delle posizioni lavorative e/o delle associazioni delle competenze e/o delle mappe retributive ad esse in VISTA.
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Posizioni lavorative - Foglio contenente la lista di posizioni lavorative da aggiungere in anagrafica. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Competenze associate - Foglio contenente la lista di competenze da associare alle posizioni lavorative. Le posizioni lavorative alle quali vanno associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Posizioni lavorative. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
· Mappe retributive associate - Foglio contenente la lista di mappe retributive da associare alle posizioni lavorative. Le posizioni lavorative alle quali vanno associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria Posizioni lavorative. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
· VISTA: Assegnazioni ai soggetti delle competenze (avanzato) - utile per l'assegnazione delle competenze ai soggetti
Per questo schema di import specifico, il foglio Competenze sarà strutturato in base alle informazioni obbligatorie necessarie per il salvataggio di una competenza su un soggetto in anagrafica:
o Codice fiscale (chiave)
o Cognome (solo figurativo)
o Nome (solo figurativo)
o Competenza (da valorizzare sempre con il codice della competenza)
o Data di riferimento
o Importanza
o Valutazione desiderata.
· VISTA: Assegnazioni ai soggetti delle posizioni lavorative (avanzato) - utile per l'assegnazione delle posizioni lavorative ai soggetti
Per questo schema di import specifico, il foglio Posizioni lavorative sarà strutturato in base alle informazioni obbligatorie necessarie per il salvataggio di una competenza su un soggetto in anagrafica:
o Codice fiscale (chiave)
o Cognome (solo figurativo)
o Nome (solo figurativo)
o Data inizio
o Data fine
o Posizione lavorativa (da valorizzare sempre con il codice della posizione lavorativa)
o Tipologia di assegnazione
o Quota o peso
o Azienda
o Sede
o Aggiungi competenze
o Valutazione desiderata.
· VISTA: Assegnazione eventi anagrafici (avanzato) - Utile per l'import delle categorie di eventi
Il file è composto da più fogli, tanti quanti le categorie di eventi configurate; ogni foglio ha come descrizione il codice della categoria di evento. Le colonne presenti variano di foglio in foglio in base ai campi previsti per ciascuna tipologia di categoria di evento.
· VISTA: Gruppi di edizioni ed edizioni per corsi formativi (avanzato) - Utile per l'import generico dei gruppi di edizioni dei corsi formativi, delle edizioni dei corsi formativi e/o dei calendari sessione da associare ad esse in VISTA.
Per questo schema di import specifico, ogni foglio rappresenta la categoria a cui appartiene:
o Gruppi corsi formativi - Foglio contenente la lista di gruppi di edizioni dei corsi formativi da aggiungere in anagrafica. Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Edizioni corsi formativi - Foglio contenente la lista di edizioni di corsi formativi da aggiungere in anagrafica. I gruppi di edizioni alle quali potranno venir associate possono essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria "Gruppi corsi formativi". Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
o Calendario sessioni - Foglio contenente la lista di calendari sessioni da aggiungere in anagrafica. Le edizioni di corsi formativi alle quali andranno associati potranno essere già presenti in anagrafica oppure essere presenti nel foglio con categoria "Edizioni corsi formativi". Per questa categoria è previsto l'algoritmo di import di Startup.
È possibile in fase di import poter allegare dei documenti, utilizzando un file in formato .zip contenente oltre al file di Excel anche i file relativi agli allegati, dopo aver indicato, per ciascun allegato, il nome e l'estensione nell'apposita colonna del foglio Excel.
Se la lettura del file Excel andrà in errore, verrà inviata una notifica di errore e sarà necessario rieffettuare l'import del file Excel, in quanto impossibile da leggere dal sistema per un errore di struttura o generico, che verrà specificato nel log di import.
Caricare i file da importare
All'interno della scheda Import da file, nella funzionalità Gestione documenti, potete scaricare il file contenente il template per l'importazione che si necessita, in base allo schema e formato specificati.
Per l'import manuale, potete scaricare il file template in formato Excel cliccando sul bottone <Dowload template per import>.
Una volta compilato il template in Excel, caricate il file cliccando sul bottone <Carica file> e procedete al caricamento del file utilizzando uno degli schemi sottostanti alla categoria IMPORT AVANZATI.
Cliccate sul bottone <Continua> per confermare. A caricamento completato apparirà il link Valida import.
Configurare e modificare i fogli da importare
· Cliccate sul link Valida import per visualizzare la struttura e i dati importati.
· Selezionate i fogli da importare
se un foglio non verrà selezionato prima della fase finale di import, sarà completamente ignorato. Inoltre, non sarà possibile importarne i dati in un secondo momento tramite lo stesso file caricato, in quanto una volta terminato il processo di import, tutti i fogli verranno impostati in modalità di sola-lettura, per verificare la veridicità dei dati importati rispetto a quelli presenti a interfaccia.
· Selezionate l'algoritmo da utilizzare:
o primo import (starup): viene utilizzato in fase di startup di un impianto per caricare nuovi elementi a prescindere da quelli già esistenti.
In caso di rilevazione di elementi aventi un codice univoco già esistente la procedura si blocca in fase di validazione
o import di upsert: viene utilizzato per caricare nuovi elementi o aggiornare quelli già esistenti.
se un elemento viene individuato a sistema, e nel foglio sono presenti delle colonne contenenti celle vuote per esso, i campi relativi alle colonne in questione verranno svuotati (se non obbligatori). Se si desidera evitare questo comportamento, sarà necessario caricare il foglio contenente unicamente le colonne che si desidera modificare. In alternativa, è possibile indicare le colonne da non considerare in fase di mappatura, per esempio il nome e cognome dei soggetti che in fase di import non vanno considerati perché la chiave è il codice fiscale.
· Verificate ed eventualmente modificate/correggete il contenuto della lista delle colonne, quindi cliccate su Valida e salva.
· Cliccate sul pulsante Anteprima e gestione dati per visualizzare i dati, selezionare eventuali dati da non importare e risolvere eventuali errori salvandoli.
· Una volta gestiti i dati da importare, selezionate Importa tutto per completare l'operazione.
Gestire i dati da importare
Potete visualizzare i dati letti dal sistema di import dopo aver cliccato sul pulsante Anteprima dati da importare; i campi con errori sono evidenziati e tramite un tooltip potete leggere dettagli dell'errore in questione.
Inoltre, sempre tramite un tooltip, sugli identificativi dei soggetti, se previsti, sarà possibile visualizzare nome e cognome del soggetto, se individuato in anagrafica.
Per confermare la modifica di una cella dovete cliccare all'esterno di essa.
Potete decidere di non importare singole righe spuntando la checkbox presente nella prima colonna Non Importare.
Cliccate sul pulsante Valida e salva per confermare eventuali modifiche effettuate.
Importare i dati salvati
Se la validazione è andata a buon fine, potete effettuare l'import dei dati cliccando sul pulsante <Importa tutto> confermando l'esecuzione.
A import completato potete cliccare sul link Dati, nella colonna Stato dell'import, per visualizzare in sola lettura i fogli importati con i relativi dati importati.
Il numero verde all'interno della colonna corrisponde al numero di fogli importati, non ai singoli elementi importati.
