Per inserire un segnalazione, una volta premuto il tasto "Invia una Segnalazione, il segnalante deve prendere visione del messaggio informativo relativo al trattamento dei dati inseriti e premere il tasto "Prosegui alla segnalazione".
Nel caso in cui sia previsto, nella videata viene richiesto il contesto sui cui aprire la segnalazione.
Premendo <Prosegui alla segnalazione> viene presentato un questionario il cui contenuto può variare un base alle scelte di configurazione operato dal gestore del sistema.
Nel seguito viene esposto un questionario di base, che copre le esigenze essenziali di un processo di segnalazione whistleblowing, ma può anche essere visto come esemplificazione di questionari più complessi creati operando sulla configurazione.
I campi obbligatori sono indicati con una dicitura in rosso che ne indica la compilazione necessaria.
La procedura prevede 5 passaggi per l'inserimento e l'invio di una segnalazione.
I passaggi sono i seguenti:
Quando viene ultimata la compilazione della sezione è possibile passare alla successiva o alla precedente con le funzioni "Indietro" o "Prossima" presenti in fondo alla videata. Ila passaggio ad una diversa sezione può avvenire solo se i dati obbligatori sono stati inseriti.
1 - Il tuo lavoro
Nella prima sezione 1, il Segnalante può inserire i principali dati relativi alla propria occupazione e del datore di lavoro.
2 - Segnalazione
Nella sezione 2, il Segnalante specifica la tipologia di condotta illecita evidenziata e la completa con tutte le informazioni relative ed utili a comprendere quando è avvenuta e se ancora in corso, quali sono i soggetti terzi coinvolti e quali vantaggi, anche economici, ne hanno tratto, presso quale strutturano lavorano questi soggetti, il loro ruolo e i riferimenti per un contatto (e-mail, telefono). Il Segnalante ha anche a disposizione un campo note dove poter aggiungere altre informazioni.
3 - Allegati
In questa sezione il Segnalante si possono inserire dei documenti o dei file multimediali senza limitazioni di formato.
Per ogni allegato è possibile inserire una descrizione inerente il contenuto dello stesso.
Una volta inserito è possibile eliminare un file attraverso il pop up File Caricati che si genera sul lato destro della schermata, utilizzano poi la "X" in corrispondenza del documento.
I file allegati vengono sottoposti ad una procedura di anonimizzatine in modo che non sia possibile risalire all'autore mediante i loro parametri tecnici.
4 - Identità
In questa sezione il Segnalante inserisce i suoi dati identificativi.
Può scegliere, tramite una check box, se inserirli (scelta di default) oppure se effettuare la segnalazione in modo anonimo potendo inserire successivamente i propri dati identificativi.
Attivando l'opzione "Anonimo" non vengono richiesti ulteriori dati ed è possibile passare alla compilazione di un'altra sezione.
L'opzione "Anonimo" non è attiva quando l'utente che sta caricando la segnalazione è loggato come utente della piattaforma.
Attivando l'opzione "Sottoscritto" è necessario compilare i campi di seguito riportati:
Il Facilitatore è una figura che, se prevista dalla configurazione, può supportare il Segnalante nella compilazione della segnalazione.
La sezione "Altri soggetti coinvolti nell'accaduto" può essere compilata più volte nel caso in cui siano stati coinvolti più soggetti.
In tal caso compilare la prima sezione e poi utilizzare la sezione "+Aggiungi sezione" (per rimuovere una sezione utilizzare la funzione "-Rimuovi sezione".
5 - Invia
In questa sezione il Segnalante ricevere informazioni sul servizio e sull'utilizzo del KEY CODE, utile per accedere in un secondo momento alla propria segnalazione.
Confermata la lettura dell'informativa la può inviare.
Come chiarito nell'immagine il sono modo per accedere ad una segnalazione è prendere nota del KEY CODE esposto nella finestra come quella riportata immagine.
Senza il KEY CODE non sarà possibile accedere alla segnalazione ed in caso di integrazioni sarà necessario inserire una nuova segnalazione.
