La gestione degli stati consente di descrivere le fasi in cui si articola il work flow che deve essere applicato per la gestione delle segnalazioni.

La finestra proposta presenta questa struttura.

La gestione è articolata in due tab:

·         Gestione stati (1), illustrata in questa scheda

·         Gestione task (2), illustrata nella scheda che segue.

Nell'area (4) sono elencati gli stati esistenti.

Essi sono raggruppati per contesto, per cui nell'area (4a) vi sono gli stati che descrivono il work flow del contesto 1, mentre nell'area (4b) abbiamo il work fllow previsti per il contesto 2.

Il campo "Filtra contesto" (5) consente di limitare gli stati elencati ad uno specifico contesto.

Creare un nuovo stato

Per creare un nuovo stato potete operare partendo dall'area (3).

In questa gestione indicate:

·         il nome dello stato

·         la durata, espressa in giorni

·         il contesto cui fa riferimento.

Premendo <Crea> lo stato viene memorizzato, a questo punto è necessario intervenire in modifica su di esso per integrare ulteriori informazioni. (Vedere paragrafo successivo)

Modificare uno stato

Per modificare una stato esistente operate partendo dalla riga in cui è elencato, usando il bottone <Varia> .

Viene aperta la finestra che segue, per la quale valgono queste indicazioni.

·         Durata (in giorni): allo scadere dei giorni indicati, viene inviata una notifica al gestore per evidenziare che non sono state apportate variazioni di stato.

·         Attesa Anonimizzazione  (in mesi): Indica il valore (in mesi) dopo i quali una segnalazione, in questo specifico stato, deve essere anonimizzata, vale a dire resa non visibile ai gestori.

·         Attesa Cancellazione (in mesi): indica il tempo di attesa di cancellazione dopo la scadenza del tempo di anonimizzazione.

·         Lo stato è predefinito?: indica se è lo stato iniziale previsto nel workflow. Le nuove segnalazioni assumo questo stato. Un workflow  deve avere uno e un solo stato iniziale.

·         Abilità richiesta di accesso all’identità: indica se il gestore cui è assegnata questa attività può richiedere l’accesso all’identità del segnalante.
Se è prevista la figura del custode dell'identità significa che potrà generare una richiesta al custode. Se invece è previsto l'accesso tramite OTP potrà generare la richiesta previa autenticazione con Google Authenticator.

·         Abilita la notifica di anonimizzazione al segnalante: nel caso la segnalazione venga assoggettata alla procedura di anonimizzazione (parametro Attesa Anonimizzazione)
indica se deve essere inserita una nota al segnalante all'interno della segnalazione.
 Anche se la segnalazione non è in forma anonima ed è presente l'indirizzo e-mail dl segnalante viene generata di una nota nella segnalazione che il segnalante visualizzerà solo accedendo alla segnalazione con il KEY CODE ad essa assegnata. Il segnalante non riceve mail o sms.

·         Contesto: definisce  per quale Contesto lo stato è attivato

·         Destinazioni: Indica quali è lo stato successivo della segnalazione  se  viene eseguita l'azione "Cambia stato".

·         Task: Indica se allo stato è associata l’apertura di un task e quale form deve essere utilizzato.

·         Percentuale di validazione del task: esprime in % il livello di avanzamento necessario per procedere con la validazione del task.

Creare un workflow per un contesto

Ogni workflow deve contenere almeno due stati:

·         uno iniziale qualificato dall'opzione <Lo stato è predefinito> (A), è lo stato che viene assegnato automaticamente alle nuove segnalazioni.

·         uno stato finale in cui l'opzione <Destinazione> (B) è vuota, perché non sono previste azioni successive.

Gli stati diversi da quelli che definiscono la fine del processo devono prevedere al punto <Destinazione> (B) l'elenco degli stati che il gestore potrà assegnare alla segnalazione che si trova in quello stato e vuole eseguire l'azione "varia stato" per farla avanzare in una successiva fase del workflow.